Assemblee a distanza. Assonime su convocazione e luogo

Assonime ha messo a punto alcune Q&A (“Question and Answer”) sulle principali questioni applicative connesse alle nuove modalità di svolgimento delle assemblee societarie “a porte chiuse”.

Ci si riferisce alla possibilità, concessa alle società ai sensi dell’articolo 106 del Decreto “Cura Italia” n. 18/2020, di tenuta delle assemblee, ordinarie e straordinarie, mediante video-conferenza online e votazione a distanza.

Questo, in relazione alla crisi epidemiologica da Coronavirus e con riferimento alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero fino alla fine dello stato di emergenza.

Le domande/risposte finora elaborate da Assonime riguardano gli aspetti della convocazione e del luogo dell’assemblea.

Viene anticipato che verranno prossimamente pubblicati anche quesiti in tema di deleghe di voto nelle società quotate, rappresentante designato, voto per corrispondenza e decisione dei soci nelle Srl.

Convocazione dell’assemblea: modalità di partecipazione nell’avviso

Con riferimento alla convocazione dell’assemblea, si precisa che spetta al consiglio di amministrazione indicare, con l'avviso di convocazione, le modalità di partecipazione all'assemblea e di espressione del diritto di voto ritenute più idonee.

In considerazione della flessibilità concessa, l’Associazione ritiene raccomandabile la scelta, anche in via esclusiva, di quelle modalità di partecipazione e voto “che assicurino lo svolgimento dell'assemblea in assenza di partecipazione fisica dei soci”.

Ulteriori chiarimenti vengono resi per il caso in cui l'avviso di convocazione sia stato pubblicato prima dell'entrata in vigore del Dl: in dette ipotesi - sottolina Assonime - si potrebbe rendere necessario integrarne il contenuto per indicare le modalità di partecipazione e di voto prescelte.

In tale contesto, occorrerà valutare la congruità del termine per procedere con l’integrazione prima dell’assemblea, in relazione alla possibilità del socio di essere informato e di esprimere il proprio voto utilmente.

In caso di integrazione della documentazione pre-assembleare, si dovrà anche considerare, caso per caso, l’opportunità del rinvio dell'assemblea; il rinvio, secondo l'Associazione, non sarebbe necessario “nella misura in cui la formulazione di nuove proposte riguardi delibere conseguenti e accessorie a quelle già indicate all'ordine del giorno, purché non vengano introdotte nuove materie”.

Nell’avviso di convocazione – viene ancora precisato - dovrebbe essere chiarito se sia possibile o meno formulare nuove proposte in assemblea.

Per Assonime “le società potrebbero valutare l'opportunità di consentire la presentazione di proposte prima dell'assemblea, prevedendo modalità e tempistiche tali da assicurare l'adeguata informazione di tutti i soci”.

Luogo dell’assemblea da indicare

Nelle FAQ viene poi chiarito che, anche nel caso di svolgimento dell'assemblea da remoto, la società dovrebbe essere comunque tenuta ad indicare, nell'avviso di convocazione, il luogo fisico di svolgimento dell'assemblea.

Il luogo fisico andrà identificato secondo le prescrizioni normative o le diverse previsioni statutarie (per luogo del comune si potrà intendere qualsiasi luogo fisico collocato all'interno dell'area geografica comunale, compresi ufficio del notaio, del segretario, ecc.).

Le Q&A sulle assemblee “a porte chiuse” sono state pubblicate sul sito di Assonime il 26 marzo 2020 (link: http://www.assonime.it/attivita-editoriale/news/Pagine/News-Faq-QeA-sulle-assemblee-a-porte-chiuse.aspx).