Chiarimenti sulla conservazione sostitutiva dei documenti analogici

Indicazioni in merito alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici sono fornite dall’agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 220/2009, che chiarisce che ai fini della conservazione sostitutiva di detti documenti originali unici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, i contribuenti devono continuare ad attenersi alle indicazioni già fornite con circolare 36/E del 2006.

L’istanza è presentata da un operatore che emette fatture elettroniche ed effettua la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche o analogiche, delle scritture contabili e dei documenti fiscali in genere, in full-outsourcing per conto delle società clienti.

Viene chiesto:

- se sia corretto il procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti analogici mediante scansione, con estrazione dei dati più significativi tramite sistemi di riconoscimento OCR (Optical Character Recognition), di indicizzazione (ovvero collegamento delle singole immagini ai campi di ricerca) e di chiusura del lotto con l’apposizione (cumulativamente e non su ogni singolo documento) della firma digitale e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione;

e

- se il responsabile della conservazione sostitutiva possa nominare, quale “delegato della conservazione sostitutiva”, con il consenso del cliente, un terzo fornitore (persona fisica o giuridica).

L’Agenzia risponde che è possibile delegare in subappalto il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche, fermo restando che non viene meno la responsabilità del contribuente nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della corretta tenuta dei documenti in oggetto. Inoltre, la firma elettronica qualificata e la marca temporale possono essere apposte anche sull’insieme dei documenti da conservare e non necessariamente sul singolo documento oggetto di conservazione.

Gioia Lupoi