Da Confindustria la guida operativa al whistleblowing

Nuove regole per le aziende in tema di whistleblowing tra cui l’attivazione di un proprio canale di segnalazione interna, la garanzia della privacy e dell’anonimato del soggetto segnalante e di eventuali terze persone coinvolte e la gestione e l’archiviazione dei documenti.

Il 27 ottobre 2023 Confindustria ha rilasciato la guida operativa sulla nuova disciplina di whistleblowing per le imprese e gli enti privati.

Il documento fornisce suggerimenti pratici e misure operative per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite e la denuncia delle violazioni amministrative, contabili, civili o penali, incentivando l’emersione di comportamenti pregiudizievoli di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del suo ambiente lavorativo - in danno dell’ente di appartenenza e, di conseguenza, nell’interesse pubblico collettivo.

Quali sono i soggetti obbligati alla nuova disciplina?

Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, è stata recepita nell’ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione”.

La nuova disciplina trova applicazione per le seguenti aziende private:

• hanno impiegato almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo determinato e indeterminato;
• rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle Parti I.2 e II dell’Allegato al D. Lgs 24/2023 anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati (si tratta dei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo nonché della sicurezza dei trasporti);
• società che hanno meno di 50 lavoratori, ma adottano il modello 231.

NOTA BENE: Ai fini del computo della media annua dei lavoratori impiegati nel settore privato, l’ANAC ha specificato che si debba fare riferimento all’ultimo anno solare precedente a quello in corso, salvo per le imprese di nuova costituzione per le quali si considera l’anno in corso (ovvero il 2023).

Segnalazione

Il documento illustra le diverse tipologie dei canali di segnalazione nonché le modalità e i soggetti legittimati alla presentazione.

Quanto ai canali, si distinguono tre fattispecie:

• la segnalazione attraverso un canale interno all’ente;
• la segnalazione mediante un canale esterno all’ente, istituito e gestito dall’ANAC;
• la divulgazione pubblica.

Diversamente, per quanto attiene alle tipologie e alle modalità per l’effettuazione delle segnalazioni, la disciplina differisce in base alle dimensioni e alla natura pubblica o privata del soggetto di appartenenza del segnalante.

Con riferimento a i soggetti pubblici, il regime di protezione è più ampio e le segnalazioni possono:

• avere a oggetto violazioni del diritto interno e violazioni del diritto UE, come sopra individuate;
• essere effettuate attraverso il canale interno, esterno, la divulgazione pubblica o la denuncia.

Con riferimento al settore privato, operano diversi regimi. In particolare, per gli enti privati che:

• non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori e hanno adottato il Modello Organizzativo 231, le segnalazioni possono riguardare solo condotte illecite rilevanti per la disciplina 231 o violazioni del modello 231 ed essere effettuate unicamente attraverso il canale interno;
• hanno impiegato la media di almeno 50 lavoratori e hanno adottato il Modello Organizzativo 231, le segnalazioni possono avere a oggetto condotte illecite o violazione del Modello Organizzativo 231 ed essere effettuate solo attraverso canale interno; avere a oggetto violazioni del diritto UE ed essere effettuate attraverso canale interno, esterno, divulgazione pubblica o denuncia;
• hanno impiegato la media almeno di 50 lavoratori e non hanno il Modello Organizzativo 231 oppure rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione di cui alle parti I.B e II dell’Allegato (servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, nonché sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente) anche se non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati, le segnalazioni possono riguardare violazioni del diritto UE ed essere effettuate attraverso canale interno, esterno, divulgazione pubblica o denuncia.

Gestione della segnalazione del canale interno

Gli enti pubblici e privati (ricompresi nell’ambito di applicazione) sono obbligati ad attivare un canale di segnalazione interno adeguato.

Le segnalazioni possono essere effettuate secondo diverse modalità:

• in forma scritta, analogica o con modalità informatiche;
• in forma orale, attraverso linee telefoniche dedicate o sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione, da fissare entro un tempo ragionevole.

Il canale deve assicurare la gestione efficace, indipendente e autonoma, sempre nel rispetto dell’obbligo di riservatezza previsto dalla disciplina.

Modello organizzativo 231

A seguito della nuova disciplina whistleblowing, la guida evidenza la necessità di aggiornare il “Modello Organizzativo 231” con l’indicazione dei canali di segnalazione interna adottati dall’ente e avendo cura di specificare il riferimento al divieto di commissione di qualsiasi atto di ritorsione come richiamato dalla norma e il rispetto dei doveri di riservatezza nel trattamento delle informazioni relativamente alla gestione delle segnalazioni.