Privacy. E-mail aziendale e collaboratore esterno

Il lavoratore deve essere sempre essere informato in maniera esaustiva sul trattamento dei suoi dati, a sua volta il datore di lavoro dovrà garantirne il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della reputazione professionale.

Con nota del 19 maggio 2022, n. 489, il Garante della Privacy ribadisce che, nella gestione della email aziendale, il collaboratore esterno gode degli stessi diritti del lavoratore dipendente.

Nel caso specifico, a seguito di un reclamo, il Garante della Privacy ha sanzionato un’azienda per una somma pari a cinquantamila euro, per aver gestito l’account di posta aziendale di una collaboratrice esterna in violazione delle norme sulla privacy.

La società – senza preavviso, né comunicazione successiva – aveva inibito l’accesso all’account aziendale della collaboratrice esterna, utilizzato per le relazioni commerciali.

Tuttavia, la lavoratrice continuava a ricevere gli avvisi e la richiesta di inserire una nuova password di accesso, in quanto l’email risultava ancora attiva.

Con apposita istanza, la collaboratrice aveva richiesto l’immediato ripristino dell’email e in mancanza di risposta si era rivolta al Garante della Privacy.

Al termine dell’accertamento ispettivo, l’Autorità ha riaffermato gli obblighi informativi nonché quelli riguardanti la corretta gestione della casella di posta aziendale a carico della Società, sottolineando che i collaboratori esterni sono titolari degli stessi diritti del lavoratore dipendente.

Tra le violazioni contestate all’azienda si rilevano:

• omesso riscontro alla richiesta di informazioni del Garante;
• inosservanza del principio di limitazione della conservazione dei dati;
• mancata documentazione del rilascio di un’idonea informativa;
• mancata risposta all’istanza dell’interessata e inibizione del suo account aziendale.

La lavoratrice potrà accedere alla propria casella di posta per recuperare la sua corrispondenza, disattivare l’account e informare i clienti e i fornitori con indirizzi alternativi.

L’azienda potrà trattare i dati estratti dalla casella di posta esclusivamente per la tutela dei diritti in sede giudiziaria e soltanto per il tempo necessario a tale scopo.

Altresì, dovrà rilasciare a tutti i suoi lavoratori un’idonea, preventiva e documentata informativa sul trattamento dei dati personali, incluso l’utilizzo di Internet e della posta elettronica aziendale.