ETS, registri dei volontari nelle sedi secondarie

Un Ente del Terzo Settore può avere più di un elenco dei volontari non occasionali, come descritto nell'articolo 17, comma 1, del Codice del Terzo settore, nel caso in cui abbia, oltre alla sede principale, una o più sedi operative aggiuntive, possibilmente situate in una regione differente da quella della sede centrale?

A tale quesito ha risposto il Ministero del Lavoro con nota n. 809 del 20 gennaio 2025 aggiungendo chiarimenti circa la loro vidimazione.

Il problema sollevato origina dalla normativa che richiede agli Enti del Terzo Settore di registrare i propri volontari non occasionali in un registro specifico (sia in formato cartaceo che digitale) non solo per confermare il loro status, ma anche per facilitare le procedure relative agli obblighi di assicurazione (articolo 17 del Decreto Legislativo 117/2017).

In tale ambito, il ministero del Lavoro sottolinea che, nonostante questo documento debba essere unificato per assicurare una visione complessiva dei volontari utilizzati dall'Ente, le tecniche di gestione del registro devono adeguarsi alle diverse strutture che ogni ente presenta, la cui natura unitaria non preclude l’esistenza di sedi operative secondarie, anche in regioni diverse da quella in cui si trova la sede legale.

Enti del Terzo Settore: registri nelle sedi secondarie

Il Ministero del lavoro sottolinea inoltre che, sebbene in queste situazioni sia molto probabile l'uso di sistemi digitali, ci possono essere circostanze che complicano o rendono scomodo mantenere un unico supporto cartaceo.

Questo può portare alla necessità di creare una "sezione distinta" dello stesso registro, conservata su un diverso supporto presso la sede operativa specifica e gestita da un responsabile o socio designato, che deve seguire la struttura e i requisiti dettati dal decreto ministeriale del 6 ottobre 2021.

Questo è realizzabile a condizione che:

• l'approvazione del registro dei volontari gestito presso una sede secondaria o in riferimento a essa sia effettuata dall'organo di amministrazione (responsabile globale della gestione del registro dei volontari dell'ente);
• vengano definite, formalizzate e messe in atto procedure di gestione che prevengano la registrazione multipla delle stesse persone, evitando così dati inaffidabili sui volontari conteggiati per l'ente nel suo insieme;
• sia chiaramente designata la persona incaricata della gestione (compilazione e mantenimento) del registro presso la sede, secondo le norme stabilite;
• le procedure di gestione del registro presso la sede siano comunicate in anticipo alla società assicuratrice per permettere a quest'ultima di fornire il suo servizio assicurativo a tutti i soggetti coperti;
• la corretta gestione del registro presso la sede sia soggetta a controlli periodici da parte dell'organo di amministrazione.

Inoltre:

• è consigliabile che presso la sede centrale dell'ente che ha istituito uno o più registri per i volontari delle sedi secondarie venga mantenuta, insieme al registro principale, una copia del frontespizio di ogni registro secondario. Questa dovrebbe includere le informazioni relative alla vidimazione (autorità che ha eseguito la vidimazione e la data della stessa) e la data in cui il registro secondario è stato attivato, da presentare durante i controlli periodici effettuati dalle autorità o dai soggetti autorizzati;
• è necessario che i registri presso le sedi siano regolarmente vidimati, altrimenti restano semplici annotazioni interne senza validità esterna né valore probatorio.