Gestione dei piani di welfare aziendale e categorie di dipendenti

In un contesto economico e produttivo in continua evoluzione, i piani di welfare, così come i premi di risultato e i fringe benefit, rappresentano leve strategiche di rilevante importanza per le imprese che intendono incentivare e fidelizzare i propri dipendenti, migliorando al tempo stesso la produttività e il clima organizzativo.

La disciplina fiscale di riferimento dei beni e servizi messi a disposizione dal datore di lavoro è contenuta nei commi successivi al primo dell’art. 51, TUIR, i quali sanciscono una eccezione al principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente entro determinati parametri, servizi e limiti.

Tra le condizioni necessarie per fruire del particolare regime di esclusione del valore dei beni ceduti e dei servizi prestati, vi è la prescrizione che detti servizi vengano offerti a tutti i lavoratori dipendenti o a categorie omogenee di lavoratori.

Il welfare aziendale

Il welfare aziendale rappresenta l’insieme di benefici e prestazioni riconosciute ai lavoratori dipendenti con l’intento di integrare la componente monetaria della retribuzione, sia in funzione di sostegno al reddito, sia in funzione del miglioramento della vita privata e lavorativa.

Con l’espressione "welfare aziendale" si indentificano, dunque, somme, beni, prestazioni, opere o servizi, corrisposti ai lavoratori dipendenti in natura o sotto forma di rimborso spese, aventi finalità di rilevanza sociale o educativa ed esclusi, in tutto o in parte, dal computo del reddito di lavoro dipendente.

Ai sensi dell’art. 51, comma 2, non concorrono alla formazione del reddito imponibile, totalmente o parzialmente, i seguenti servizi o valori:

• contributi di assistenza sanitaria versati dal datore di lavoro o dal lavoratore ad enti o casse aventi esclusivamente fini assistenziali;
• buoni pasto o servizi di mensa, così come le indennità sostitutive del vitto;
• servizi di trasporto pubblico collettivo;
• rimborsi per l’acquisto di abbonamenti per il trasporto pubblico locale, regionale o interregionale del dipendente e dei familiari;
• utilizzazione di opere e servizi aventi finalità di educazione, istruzione, ricreazione, assistenza sociale o culto;
• servizi per la fruizione da parte dei familiari del dipendente dei servizi di educazione, istruzione, frequenza di centri estivi o invernali, borse di studio, ecc.;
• servizi di assistenza a familiari anziani o non autosufficienti;
• contributi e premi, anche in forma assicurativa, aventi ad oggetto il rischio di non autosufficienza nel compimento degli atti della vita quotidiana;
• le azioni.

Per espressa previsione normativa, confermata dalla prassi amministrativa (da ultimo con la risoluzione n. 55/E del 25 settembre 2020), per beneficiare del regime di esenzione previsto dal comma 2 occorre che i benefit siano messi a disposizione della generalità dei dipendenti o di categorie di dipendenti, senza che eventuali criteri selettivi possano individuare il riconoscimento ad personam ovvero costituiscano dei vantaggi solo per alcuni e ben individuati lavoratori.

Tale espressione, non deve essere intesa in stretta correlazione con le “categorie” di dipendenti individuate dall’art. 2095, Codice Civile (dirigenti, quadri, impiegati e operai), potendo essere individuati anche tutti i lavoratori di un certo tipo o di un certo livello o qualifica, o comunque appartenenti a un gruppo omogeneo di dipendenti.

Categorie di dipendenti

Il welfare aziendale è un “benefit collettivo” in quanto deve essere concesso alla generalità dei lavoratori, ovvero a gruppi omogenei di lavoratori.

Ciò sta a significare che devono intendersi esclusi dalla disciplina derogativa in argomento quelle somme, beni e servizi che siano rivolti – di fatto – ad personam a taluni specifici lavoratori.

Le categorie di beneficiari, generalmente, sono i percettori di redditi di lavoro dipendente e assimilati, potendo rientrare in tale nozione anche gli amministratori, i collaboratori, i tirocinanti, ovvero i lavoratori somministrati.

Attenzione

Non si ritiene possibile individuare una “categoria di dipendenti” sulla base di caratteristiche o condizioni personali o familiari del dipendente, dovendosi, invece, legittimamente assumere qualità o peculiarità della prestazione lavorativa in senso stretto.

Quanto ai lavoratori in somministrazione, anche a tempo determinato, il decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, prevede che gli stessi abbiano diritto, a parità di mansioni svolte, a condizioni economiche e normative complessivamente non inferiori a quelle dei dipendenti di pari livello dell’utilizzatore. Conseguentemente, così come confermato dalla risposta all’interpello dell’Agenzia delle Entrate 25 gennaio 2019, n. 10, anche tali lavoratori, in possesso dei requisiti individuati dal piano di welfare, vanno ricompresi tra i destinatari del piano.

Nota Bene

La particolarità del welfare a favore dei lavoratori in somministrazione sta nel fatto che il welfare non può essere erogato direttamente dall’azienda utilizzatrice, ma deve essere messo a disposizione dall’agenzia di somministrazione. Pertanto, l’azienda utilizzatrice deve comunicare all’agenzia di somministrazione la scelta del welfare e il periodo di riferimento.

Anche i lavoratori titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa, il cui reddito sia riconducibile all’art. 50, TUIR, possono essere individuati come una categoria di destinatari delle misure di welfare, con i relativi benefici fiscali e contributivi, in funzione della tipologia reddituale assimilata al lavoro dipendente e, come tale, anch’essa caratterizzata dal principio di onnicomprensività della determinazione del reddito. 

Attenzione

Per i collaboratori coordinati e continuativi, non è possibile fruire della c.d. welfarizzazione del premio di risultato eventualmente pattuito in sede di contrattazione di secondo livello. I parasubordinati, non essendo destinatari del premio di produttività, non possono esercitare l’opzione di tramutare l’importo variabile spettante in servizi di welfare.

In analogia con quanto evidenziato con riferimento ai collaboratori coordinati e continuativi, i servizi di welfare aziendale possono essere offerti all’organo amministrativo di società, sempreché vi sia una relazione di dipendenza altrui. In tal senso devono ritenersi esclusi dalla disciplina di miglior favore, l’amministratore unico, il presidente del CdA con pieni poteri ovvero l’amministratore e socio di maggioranza. È, in ogni caso, consigliabile che in tale fattispecie il piano di welfare riguardi non solo gli amministratori, ma tutti i dipendenti o più categorie di dipendenti. 

Categorie di dipendenti: casi particolari

Ferme le nozioni evidenziate al paragrafo precedente, diversi casi esemplificativi possono rendere più agevoli le argomentazioni prospettate.

In relazione alle specifiche caratteristiche “lavorative” che deve possedere l’individuata categoria omogenea di dipendenti (e non già alle caratteristiche personali o familiari del lavoratore), l’Agenzia delle Entrate, con l’interpello 1° marzo 2024, n. 57, ha affermato che lo status della maternità non è idoneo a individuare una categoria di dipendenti. In particolare, l’istante evidenziava la possibilità di riconoscere alle lavoratrici madri, al termine del periodo di astensione obbligatoria, una somma equivalente alla differenza tra l’indennità di congedo parentale a carico dell’INPS e il 100% della retribuzione mensile lorda per i tre mesi successivi al periodo di astensione obbligatoria.

Secondo l’Amministrazione finanziaria, le caratteristiche individuate dall’istante condurrebbero a un’erogazione sostitutiva della retribuzione fissa o variabile spettante, rispondendo a finalità retributive.

Diversamente, con l’interpello n. 273/2019, l’Agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di individuare quale categoria di soggetti beneficiari del credito welfare, l’insieme di lavoratori a maggior rischio di fragilità sociale. Il datore di lavoro proponeva, infatti, di riconoscere un budget di spesa figurativo a favore di lavoratori che, sulla base delle caratteristiche di genere, età, titolo di studio e tassi di dinamicità del mercato del lavoro locale (tasso di occupazione, incidenza di famiglie a bassa intensità di lavoro, densità imprenditoriale, etc). Sebbene, tali elementi, appaiano in contrasto con l’esito dell’interpello n. 57/2024 sopracitato, in quanto tendenzialmente basati su caratteristiche o condizioni personali o territoriali ovvero di contesto di tale categoria di lavoratori, secondo l’Agenzia delle Entrate, sono comunque caratteristiche riconducibili all’ambito della prestazione di lavoro e, come tali, configurano una categoria omogenea di dipendenti.

Vieppiù, come precisato nella circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 5/E/2018, nel particolare contesto dei premi di risultato agevolabili, può configurarsi quale “categoria di dipendenti” l’insieme di lavoratori che, avendo convertito, in tutto o in parte, il premio di risultato in welfare, ricevono una “quantità” di welfare aggiuntivo rispetto al valore del premio, in ragione del risparmio contributivo di cui, a seguito di tale scelta, beneficia il datore di lavoro.

Riassumendo le prescrizioni di legge e i molteplici interventi dell’Amministrazione finanziaria, è possibile affermare che:

• non sussistono problemi di incompatibilità qualora le eventuali esclusioni di lavoratori risultino giustificate dal carattere instabile del rapporto di lavoro;
• in presenza di motivi “oggettivi”, la norma non esclude la possibilità di prevedere piani di welfare con budget diversificati anche in relazione alla stessa categoria di appartenenza, rimanendo possibile individuare sottocategorie;
• non è riconosciuta come categoria quella serie di requisiti che, nella sostanza, individua solo alcuni e ben individuati lavoratori;
• le categorie non vanno ricondotte a quelle previste dall’art. 2095, Codice Civile;
• per categorie possono ritenersi, invece, tutti i lavoratori di “un certo tipo”, sicché a titolo esemplificativo possono costituire una categoria tutti i lavoratori appartenenti al medesimo livello, addetti al turno notturno, appartenenti a una specifica area aziendale, che abbiano una specifica anzianità minima o uno specifico orario di lavoro, etc.).

La gestione del piano di welfare: cosa fare

Tra gli ulteriori limiti di un piano di welfare, è bene tenere a mente che:

1. non è possibile monetizzare il credito welfare, sicché quest’ultimo non può essere sostituito con somme di denaro;
2. non è possibile sostituire elementi retributivi “ordinari” (superminimi, TFR, ferie, etc.) con strumenti di welfare;
3. non può essere utilizzato come forma di premio o incentivo individuale, rimanendo slegato da logiche volte alla misurazione della performance individuale specifica del lavoratore.

Quanto all’annotazione sull’impossibilità di monetizzazione del welfare residuo, unica eccezione è rappresentata dall’eventuale residuo derivante dalla quota di premio di risultato che il lavoratore ha scelto di convertire in welfare. In questo specifico caso, trattandosi, in origine, di una somma riconosciuta come premio di risultato, l’importo residuo potrà essere riconosciuto con detto titolo e potrà essere erogato in moneta applicando, però, la relativa imposizione fiscale.

Nota Bene

L’attribuzione di strumenti di welfare può, invece, essere collegata al raggiungimento di obiettivi, ma è opportuno che tali obiettivi siano “collettivi”. In tal senso, può ritenersi ammessa l’erogazione del credito welfare al raggiungimento di un risultato aziendale (es. utile/fatturato/valore EBITDA/MOL, etc.) che ne giustifica l’erogazione.

Si rammenta, infine, che il quantum attribuito a titolo di beni e servizi “detassati” deve essere ragionevole e proporzionale rispetto all’ordinaria retribuzione monetaria, non potendo l’erogazione in natura in argomento tradursi in un aggiramento degli ordinari criteri di determinazione del reddito di lavoro dipendente. Diversamente, un’evidente sproporzione si pone in contrasto con i principi di capacità contributiva e di progressività dell’imposizione fiscale.