Giustificativi delle spese dei dipendenti. Dematerializzazione e conservazione

Pubblicato il 10 ottobre 2019

Ulteriori precisazioni sono fornite in merito alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi dei dipendenti.

La risposta n. 403 del 9 ottobre 2019 dell’agenzia delle Entrate conferma che la distruzione dei giustificativi analogici delle note spese può avvenire solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione.

Questo si attua attraverso la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici in base all’art. 22, comma 3, Dlgs n. 82/2005, e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

La conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale.

Le Entrate hanno, inoltre, specificato, che:

In ultimo, circa la modalità di conservazione di tale nota spese caricata a sistema come documento informatico, l’Agenzia specifica che, a differenza delle fatture elettroniche, non è imposta la conservazione elettronica. Dunque, è possibile conservare digitalmente la nota spese trasformata in documento informatico oppure materializzarla e conservarla su supporto cartaceo.

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