Giustificativi delle spese dei dipendenti. Dematerializzazione e conservazione

Ulteriori precisazioni sono fornite in merito alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi dei dipendenti.

La risposta n. 403 del 9 ottobre 2019 dell’agenzia delle Entrate conferma che la distruzione dei giustificativi analogici delle note spese può avvenire solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione.

Questo si attua attraverso la generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici in base all’art. 22, comma 3, Dlgs n. 82/2005, e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

La conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale.

Le Entrate hanno, inoltre, specificato, che:

• il documento fiscale analogico, per essere dematerializzato e poi distrutto, deve avere nella sua veste digitale, le caratteristiche che ne garantiscono l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità;
• i giustificativi allegati alle note spese, per loro natura sono documenti analogici originali "non unici", in quanto hanno una corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori. Tuttavia, se emessi da soggetti economici di Paesi extra UE, non essendo possibile ricostruire il contenuto di tali note ricorrendo a documenti in possesso di terzi, andranno considerati come documenti unici;
• la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte, che permette la deducibilità per il datore di lavoro e la non imponibilità in capo al dipendente, è subordinata anch’essa alla esatta formazione della nota spese in modalità informatica, in base all’articolo 1 del D.M. 17 giugno 2014.

In ultimo, circa la modalità di conservazione di tale nota spese caricata a sistema come documento informatico, l’Agenzia specifica che, a differenza delle fatture elettroniche, non è imposta la conservazione elettronica. Dunque, è possibile conservare digitalmente la nota spese trasformata in documento informatico oppure materializzarla e conservarla su supporto cartaceo.