Il documento entra nel bit

Il passaggio alla conservazione sostitutiva dei documenti non è così immediata, come a prima vista si potrebbe pensare: il processo richiede tempi sicuramente lunghi, in quanto è necessario mettere in atto tutta una fase di preparazione che varia a seconda dell’atto che si deve compiere e che deve passare attraverso una interpretazione logico-sistematica del quadro normativo esistente. Anche a livello pratico non è facile immaginare come tutto il mondo delle imprese e degli enti possano abbandonare dall’oggi al domani la carta per passare completamente ad un sistema di archiviazione automatizzato. La procedura di conservazione permette di generare e mantenere un archivio digitale sostitutivo di quello cartaceo, prendendo come base tutti i documenti ricevuti o prodotti in azienda, sia in forma cartacea sia in forma elettronica. La conservazione si realizza attraverso due fasi: la preparazione dei documenti e la conservazione vera e propria. Sebbene tutti dovrebbero operare allo scopo di agevolare questo passaggio, i dubbi operativi di certo sono ancora molti e tra i più frequenti, nel mondo delle imprese, vi sono soprattutto quelli connessi alla fatturazione elettronica e alla conservazione sostitutiva dei suddetti documenti.