Numerazione della fatture elettroniche con VIM number

Con riferimento all’obbligo di numerazione progressiva delle fatture IVA nel registro acquisti, per le fatture elettroniche memorizzate su idoneo supporto informatico, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, è sufficiente riportare sul registro degli acquisti anche il VIM (Vendor Invoice Management) number, associato virtualmente alle fatture, cui si aggiunge il progressivo e univoco numero attribuito alla fattura dal fornitore.

In questo modo si ottiene la richiesta correlazione univoca tra la fattura protocollata in ingresso e l’annotazione della stessa nel relativo registro IVA.

Sono le indicazioni fornite dall’agenzia delle Entrate, con risposta n. 34 dell’11 ottobre 2018, a seguito di una richiesta di una società che intendeva conoscere se la procedura di numerazione e registrazione delle fatture di acquisto adottata in base alle indicazioni fornite dall’Amministrazione finanziaria con precedente interpello, fosse rispettosa dei criteri presenti nell’articolo 25 del decreto IVA.

La società precisa che la nuova procedura adottata prevede l’annotazione sul registro degli acquisti del numero di fattura attribuito dal fornitore, del numero di protocollo di registrazione IVA e del VIM number.

Le Entrate ritengono che la procedura assolva al principio richiesto di associare la fattura informatica ai dati annotati nell’apposito registro IVA.  Si aggiunge che deve essere possibile effettuare la stampa riepilogativa dei cd. VIM number e dei dati ai medesimi associati, tra i quali dovrebbe risultare anche il numero fattura attribuito dal fornitore.

Per quanto riguarda la conservazione elettronica delle fatture, non vi è obbligo di una loro materializzazione su supporti fisici per considerarli giuridicamente esistenti ai fini delle disposizioni tributarie: infatti, come precisato nella circolare n. 18/E/2014, il principio è slegato dal fatto che i documenti informatici siano qualificabili come fatture elettroniche (articolo 21 del decreto IVA) oppure che siano documenti creati e/o inviati con strumenti elettronici.