Trasferta e tracciabilità delle spese: novità per aziende e lavoratori

Dal 1° gennaio 2025 nuove disposizioni per la gestione delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti.

Nella necessità di contrastare forme di evasione fiscale nel comparto trasporti e ristorazione e controllare più accuratamente la gestione dei rimborsi esenti da imposizione fiscale e contributiva ai lavoratori dipendenti per le spese sostenute per conto dell’azienda o connesse all’attività lavorativa, la legge di Bilancio 2025 ha modificato l’art. 51, comma 5, TUIR, prescrivendo che le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea, non concorrono alla formazione del reddito se i pagamenti sono eseguiti con metodi tracciabili.

Le nuove disposizioni sono, altresì, applicabili alle spese per trasporto e viaggio, comprovate e documentate, per le prestazioni rese dal lavoratore all’interno del territorio comunale. Al riguardo il decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, art. 3, comma 1, ha aggiornato il testo del predetto comma 5, art. 51, TUIR, abrogando le disposizioni che prevedevano la necessità di “custodire” i documenti provenienti dal vettore. 

L’impatto della novella non ha ricadute solo lato lavoratore, in quanto la medesima legge di Bilancio 2025, inserisce ulteriori nuove disposizioni secondo cui il mancato pagamento tracciabile delle spese analitiche sostenute dai lavoratori dipendenti in trasferta è da considerarsi indeducibile ai fini Ires, Irpef e Irap.

Restano escluse dalla disciplina in argomento le spese relative ai trasporti, effettuate mediante autoservizi pubblici di linea, a cui non si applicano le nuove prescrizioni.

Il concetto di trasferta e la rilevanza ai fini fiscali e contributivi

Il concetto di trasferta non è disciplinarmente definito bensì frutto dell’evoluzione giurisprudenziale ed amministrativa intervenuta con riferimento agli spostamenti temporanei del prestatore di lavoro, in ottemperanza alle indicazioni del proprio datore di lavoro.

La trasferta è, dunque, una “eccezione” all’ordinario luogo in cui viene resa abitualmente la prestazione lavorativa, individuato nel contratto individuale tra le parti, e si realizza allorquando il datore di lavoro, nell’esercizio dei propri poteri organizzativi e direttivi, comanda al lavoratore di prestare la propria opera in un luogo diverso rispetto a quello in cui abitualmente viene eseguita la prestazione.

In linea generale possiamo affermare che la trasferta del lavoratore consiste nel suo temporaneo spostamento dalla sede abituale di lavoro verso un luogo diverso, ove la prestazione viene resa per un periodo circoscritto, non necessariamente breve.

Nota Bene

Il concetto di trasferta non deve essere confuso con l’istituto del trasferimento, del distacco o del trasfertismo. Al riguardo, il trasferimento è un mutamento definitivo della sede lavorativa, sicché se ne rileva il carattere permanente e non transitorio, applicandosi la disciplina di cui all’art. 2103, Codice Civile. Il distacco, come noto, è disciplinato dall’art. 30, decreto legislativo n. 276/2003, e ricorre allorquando il lavoratore viene inviato presso un’altra impresa per eseguire una prestazione nell’interesse del datore di lavoro distaccante. Il trasfertismo, invece, appartiene a particolari categorie di lavoratori che, per le mansioni affidate e per la tipologia di lavorazione richiesta, svolgono abitualmente la loro prestazione d’opera con continua mobilità, di talché nel loro contratto non vi è un’indicazione precisa della “sede di lavoro”. 

Chiarita, seppur brevemente, la nozione di trasferta, per quanto qui d’interesse, è opportuno rilevare le disposizioni legislative che prevedono una specifica disciplina, sul piano fiscale e previdenziale, del trattamento economico riconosciuto al lavoratore per le prestazioni rese “fuori” dall’abituale sede di lavoro, con netta distinzione tra le trasferte rese nel o al di fuori del territorio comunale ove insiste l’abituale sede di lavoro.

In termini generali, i trattamenti economici collegati alle trasferte possono “sfuggire” all’ordinaria regola di onnicomprensività del reddito al ricorrere di alcune specifiche condizioni e limiti. 

Al riguardo, l’art. 51, comma 5, TUIR, come rivisitato dall’art. 3, comma 1, lett. b), numero 3), decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, e dall’art. 1, comma 81, lett. a), legge 31 dicembre 2024, n. 207, prevede che:

• le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori dal territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente, euro 46,48 al giorno, elevate a 77,46 euro per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e trasporto. La soglia di esenzione subirà la riduzione di 1/3 (pari ad euro 30,98) laddove vi sia il rimborso analitico delle spese di alloggio ovvero di vitto o in caso di vitto o di alloggio fornito gratuitamente e di 2/3 laddove, invece, il rimborso attenga sia alle spese di alloggio che di vitto (pari ad euro 15,49);  
• il rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale non concorre a formare il reddito se i rimborsi spese sono documentati e sono relativi al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché eventuali ulteriori rimborsi spese, anche non documentabili, eventualmente sostenuti dal dipendente in occasione di dette trasferte. Quest’ultimi scontano un limite di esenzione pari a 15,49 euro giornalieri per le c.d. trasferte Italia e 25,82 euro per le trasferte estero;
• le indennità o i rimborsi riconosciuti per trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentante, concorrono a formare il reddito;
• i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, per le trasferte e le missioni, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con strumenti tracciabili.

Indennità di trasferta: sistemi e limiti di imposizione

Per le prestazioni rese in trasferta al di fuori del territorio comunale sono possibili tre distinti sistemi di trattamento:

• il regime c.d. forfettario o indennitario che prevede il ristoro della trasferta mediante l’erogazione di una somma, prevista dal CCNL ovvero concordata dalle parti del rapporto, che sconta i limiti di esenzione fiscale e contributiva di cui all’art. 51, comma 5, TUIR;
• il regime misto, che prevede il riconoscimento di un’indennità forfettaria parziale ed il rimborso analitico per alcune particolari spese come il vitto, l’alloggio e il trasporto. In tal caso l’indennità forfettaria sconterà i limiti ridotti di esenzione, a seconda che venga riconosciuto il rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio, come previsto dall’art. 51, comma 5, TUIR;
• il rimborso analitico, secondo cui possono essere rimborsate le spese sostenute mediante la produzione di un prospetto piè di lista.

Attenzione

Sebbene l’indennità forfettaria non preveda il reperimento e la conservazione di alcuna documentazione, è fortemente consigliabile conservare ogni documento utile a comprovare la prestazione resa fuori dall’abituale sede di lavoro al fine di evitare l’eventuale contestazione da parte degli enti rispetto alla corresponsione di somme erogate fittiziamente con il solo scopo di eludere l’assoggettamento ad imposizione contributiva e fiscale (es. biglietti aerei, treni ed altri mezzi di trasporto, bolle, ricevute di pasti; etc).

Nei rimborsi analitici, anche operati in regime misto, è, invece, obbligatorio produrre la c.d. nota a piè di lista. Al riguardo si evidenzia che, in linea generale:

• sono sempre esenti le spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, a prescindere dall’importo;
• le spese documentate e deducibili;
• le altre spese non documentabili nel limite di 15,49 euro giornalieri (euro 25,82 per prestazioni estero).

Le novità previste dalla legge di Bilancio 2025, di modifica strutturale al TUIR, si inseriscono esclusivamente sui c.d. rimborsi analitici, prescrivendo la rilevanza ai fini previdenziali e fiscali delle somme rimborsate ai lavoratori dipendenti nel caso in cui le spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, siano state pagate con strumenti non tracciabili.

Trasferte nel territorio comunale

Per quanto concerne la disciplina delle trasferte nel territorio comunale, invece, la precedente disciplina (ante decreto legislativo n. 192/2024) prevedeva che i rimborsi di spesa godessero di esenzione fiscale solo per le spese di viaggio e trasporto documentate dal vettore. Di converso, risultavano imponibili tutte le altre spese, ivi incluse quelle di viaggio, non documentate (es. parcheggi) e le eventuali indennità erogate dal datore di lavoro.

L’art. 3, comma 1, lett. b), decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, ha modificato la disciplina contenuta nell’art. 51, comma 5, TUIR, prevedendo che non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente i rimborsi di viaggio e trasporto sostenuti per le trasferte all’interno del territorio comunale se le stesse risultano “comprovate” e “documentate” (es. ricevute Taxi o NCC).

Nota Bene

Anche le spese per trasporto sostenute per trasferte nel territorio comunale devono essere sostenute con strumenti di pagamento tracciabili.

Si ritiene che nell’ambito delle trasferte in argomento sia comunque consentita una non imponibilità delle somme riconosciute a titolo di rimborso chilometrico, fermo restando l’obbligo di dimostrare la percorrenza sostenuta e le modalità di calcolo conformi al valore chilometrico delle tabelle ACI:

Trasferte del dipendente - Infografica