La disciplina delle visite mediche di controllo, strumento fondamentale per la verifica dello stato di salute dei lavoratori assenti per malattia in quanto misura di contrasto agli abusi nell'utilizzo dell’istituto dell’assenza per motivi sanitari, è regolata dall’art. 5 della legge n. 300/1970 (statuto dei lavoratori), che attribuisce al datore di lavoro la facoltà di richiedere accertamenti sanitari nei confronti del dipendente assente per malattia anche in costanza di certificazione medica.
Nel contesto operativo attuale, le visite mediche di controllo sono gestite dal Polo Unico Inps istituito ai sensi del decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 75, con competenza sia sui dipendenti pubblici sia sui lavoratori del settore privato.
Obiettivo principale è quello di centralizzare e uniformare le attività ispettive e di verifica, garantendo una maggiore efficienza nei controlli e una riduzione dei margini di discrezionalità nell'attivazione delle visite.
Con il messaggio n. 1505 del 15 maggio 2025, l’Inps annuncia un intervento tecnico volto a semplificare e potenziare le funzionalità del Portale per le richieste di visite mediche di controllo (VMC).per agevolare i datori di lavoro nell’invio delle richieste, rendendo più immediata l’interazione tra i sistemi di attestazione della malattia e la procedura di attivazione della visita domiciliare.
Vediamo nel dettaglio.
Invio richieste tramite file XML
Prima dell’introduzione delle nuove funzionalità automatizzate, il caricamento massivo delle richieste avveniva esclusivamente attraverso l’invio di file XML conformi agli standard tecnici Inps.
Il file doveva contenere per ciascun lavoratore tutte le informazioni obbligatorie per la richiesta:
Questo metodo, sebbene efficace per la gestione collettiva delle richieste, richiedeva una predisposizione manuale dei dati e un controllo preventivo della correttezza sintattica e semantica del file XML, pena il rigetto della richiesta da parte del sistema informatico Inps.
Selezione manuale dei dati lavoratore
Nel caso di richiesta singola, la compilazione dei campi relativi al lavoratore avveniva in modo interamente manuale, modalità soggetta a possibili errori umani, rallentamenti procedurali e mancata uniformità nei dati, specialmente in assenza di una base informativa precompilata.
Per tale motivo, l’introduzione delle “Richieste da attestati di malattia” rappresenta un miglioramento rilevante in termini di efficienza e affidabilità del sistema.
Sono state introdotte due nuove funzionalità:
Entrambe sono state integrate nel servizio telematico esistente per la gestione delle Richieste Visite Mediche di Controllo (VMC) - lavoratori privati e pubblici/Polo unico, disponibile all’interno del portale istituzionale Inps.
Queste nuove opzioni consentono di generare richieste direttamente dagli attestati di malattia presenti nel sistema, automatizzando una parte significativa del processo e riducendo il rischio di errori manuali nella compilazione delle richieste.
L’accesso alla nuova funzionalità avviene all’interno della sezione già esistente “Richiesta Visite Mediche di Controllo - lavoratori privati e pubblici/Polo Unico”, disponibile nel portale servizi dell’Inps.
Dopo l’autenticazione tramite SPID, CIE o CNS, il soggetto abilitato (datore di lavoro o intermediario delegato) può selezionare la nuova opzione “Richieste da attestati di malattia”.
Selezione del datore di lavoro e della posizione
Qualora l’utente disponga di più deleghe o rappresenti più aziende, il sistema richiede preliminarmente di selezionare il datore di lavoro e la posizione Inps corrispondente. Questa selezione è necessaria per associare correttamente la richiesta di visita medica di controllo all’ente o soggetto giuridico competente.
Invio della dichiarazione di intenti
Prima di poter procedere con la richiesta, il sistema impone la trasmissione di una “dichiarazione di intenti”: si tratta di una dichiarazione formale con cui il soggetto richiedente manifesta la volontà di attivare la procedura di VMC.
L’adempimento, previsto per motivi di trasparenza e tracciabilità amministrativa, costituisce una condizione abilitante all’utilizzo delle funzionalità successive.
Selezione e gestione degli attestati
Una volta superata la fase di dichiarazione, l’utente ha accesso a un elenco di attestati di malattia presenti nel database dell’Istituto, relativi ai dipendenti assenti. Per ogni attestato, vengono mostrati i seguenti dati:
Criteri di selezione e conferma
L’utente può selezionare uno o più attestati per i quali si intende richiedere la visita di controllo. Dopo la selezione, il sistema richiede la conferma di alcune informazioni preliminari, tra cui:
Questi passaggi sono necessari per garantire la corretta configurazione dei parametri di invio e per rispettare le regole di accesso al servizio da parte dei diversi tipi di datore di lavoro.
Dopo la conferma degli attestati, il sistema consente di inserire le informazioni specifiche relative alla visita medica da richiedere; il campo più rilevante è la data di visita, che può essere definita manualmente dall’utente.
Tuttavia, per facilitare la compilazione, il portale propone in automatico la data di fine prognosi più lontana tra quelle associate agli attestati selezionati.
Regole di validazione automatica
Nel caso in cui la data richiesta per la visita superi il periodo di prognosi di uno degli attestati, il sistema effettua una correzione automatica, sostituendo tale data con la data di fine prognosi effettiva del certificato.
Questo meccanismo di validazione automatica consente di evitare errori e riduce la possibilità di rigetto della richiesta da parte del sistema di controllo medico dell’Inps.
Campi obbligatori e personalizzabili
Oltre alla data, l’utente può inserire ulteriori parametri personalizzabili, tra cui:
Dopo la compilazione della richiesta, il sistema mostra una schermata riepilogativa da cui è possibile eseguire alcune azioni.
Visualizzazione dettagli visita
Tramite il comando “Visualizza dettaglio della visita”, è possibile controllare tutte le informazioni inserite, sia recuperate automaticamente dagli attestati sia immesse manualmente dall’utente.
Modifica dati
La funzione “Modifica dati della visita medica” consente di correggere eventuali errori o aggiornare parametri, come orari o indirizzi, prima della trasmissione definitiva della richiesta.
Eliminazione della richiesta
Nel caso in cui una richiesta venga inserita erroneamente o non sia più necessaria, è disponibile l’opzione “Eliminazione della visita dall’elenco”, che rimuove in modo definitivo la richiesta dal set di invio.
La seconda funzionalità è dedicata al monitoraggio dello stato delle richieste trasmesse: attraverso la voce di menu “Verifica richieste da attestati di malattia”, il sistema fornisce una panoramica dettagliata di tutte le operazioni effettuate.
Verifica invii effettuati
L’utente ha la possibilità di visualizzare l’elenco degli invii effettuati, comprensivo delle date di trasmissione e delle informazioni relative ai lavoratori coinvolti.
Questo strumento è utile per tenere traccia delle attività svolte, specialmente in contesti organizzativi complessi o con numerosi dipendenti assenti per malattia.
Protocollo di acquisizione
Per ciascuna richiesta trasmessa, il portale attribuisce un protocollo di acquisizione univoco.
Questo codice serve come riferimento formale in caso di necessità di verifica, contestazioni o controlli ispettivi.
Esito delle singole richieste
Infine, il sistema consente di verificare l’esito dell’acquisizione per ogni richiesta inviata.
Le novità introdotte offrono numerosi vantaggi operativi per i datori di lavoro, sia pubblici che privati, e per gli intermediari autorizzati alla gestione delle richieste.
Semplificazione della procedura di richiesta
Uno dei principali benefici derivanti dall’aggiornamento del sistema è la semplificazione del processo di richiesta delle visite mediche di controllo.
In precedenza, la procedura prevedeva l’inserimento manuale dei dati lavoratore o, in alternativa, la predisposizione di file XML complessi per l’invio massivo.
Entrambi i metodi richiedevano un significativo impegno operativo e un alto grado di attenzione nella compilazione, con conseguente aumento del rischio di errori.
La nuova funzionalità “Richieste da attestati di malattia” consente invece di generare richieste direttamente dagli attestati medici già presenti nel database Inps, evitando l’inserimento ridondante dei dati, automazione che riduce drasticamente il numero di passaggi richiesti, accelera i tempi di lavorazione e consente agli operatori aziendali di dedicare meno risorse alle attività burocratiche, concentrandosi su compiti a maggior valore aggiunto.
Riduzione degli errori nella compilazione
Un ulteriore vantaggio rilevante è rappresentato dalla diminuzione degli errori materiali e formali nella compilazione delle richieste.
Grazie al recupero automatico delle informazioni anagrafiche e cliniche direttamente dagli attestati di malattia, il sistema elimina molte delle cause tipiche di errore (ad esempio, digitazione errata del codice fiscale, incongruenze tra date di prognosi e data richiesta di visita, omissione di campi obbligatori).
Inoltre, la presenza di meccanismi di validazione automatica, come il controllo della data di visita rispetto alla fine della prognosi, consente di garantire l’integrità e la correttezza dei dati trasmessi.
Questo si traduce in minori rigetti da parte del sistema Inps e nella conseguente riduzione dei tempi necessari per la ripresentazione di richieste errate o incomplete.
La possibilità di visualizzare, modificare o eliminare le richieste prima della trasmissione definitiva aggiunge un ulteriore livello di controllo, permettendo al datore di lavoro di verificare la coerenza e completezza delle informazioni inserite prima dell’invio.
Maggiore tracciabilità delle richieste
L’implementazione della funzionalità “Verifica richieste da attestati di malattia” fornisce ai datori di lavoro uno strumento avanzato di monitoraggio e tracciabilità delle richieste VMC inviate.
Ogni operazione viene registrata e associata a un protocollo di acquisizione univoco, che consente di identificare puntualmente la richiesta e verificarne lo stato in tempo reale.
Tale livello di tracciabilità è fondamentale non solo per motivi di trasparenza amministrativa, ma anche in caso di contenzioso o verifica da parte degli organi di controllo.
I datori di lavoro possono dimostrare l’avvenuto invio della richiesta, verificarne l’esito (acquisizione, rifiuto, annullamento) e disporre di una cronologia completa delle attività svolte, migliorando la gestione documentale interna.
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