Sono state pubblicate da Banca d’Italia le nuove disposizioni per la conservazione dei dati a fini antiriciclaggio.
Il documento (“Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo”) è stato sottoposto a consultazione pubblica – chiusa il 1° ottobre 2018 - ed intende dare attuazione all’art. 34, comma 3, DLgs. 231/2007, modificato dal DLgs. n. 90/2017.
Dopo le ultime novità introdotte dal legislatore, tra cui l’abrogazione dell’obbligo per gli intermediari di registrare i dati relativi alle operazioni e alla clientela nell’Archivio unico informatico (AUI), Banca d’Italia individua le modalità attraverso le quali i soggetti vigilati adempiono agli obblighi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
L’adeguamento, da parte degli intermediari, agli obblighi di messa a disposizione dei dati e delle informazioni alla Banca d’Italia e alla UIF è previsto per il 31 dicembre 2020.
Tra i destinatari del documento vi sono le banche, le SIM, le SGR, le SICAV, le SICAF, gli intermediari iscritti nell’albo previsto dall’art. 106 del TUB, gli istituti di moneta elettronica, gli istituti di pagamento, le società fiduciarie iscritte nell’albo previsto dall’art. 106 del TUB, i confidi, i soggetti eroganti microcredito.
In linea generale, l’atto stabilisce per i soggetti obbligati la conservazione dell’originale ovvero della copia delle scritture e registrazioni riguardanti tutte le operazioni, a prescindere dall’importo o dal fatto che esse siano riconducibili o meno a un rapporto continuativo. La documentazione va conservata con modalità informatizzate tali da assicurare il rispetto dei requisiti previsti.
Oltre a ciò, le disposizioni, in attuazione dell’articolo 34, comma 3, del Decreto Antiriciclaggio, stabiliscono l’obbligo di rendere disponibili alle autorità i dati relativi alle sole operazioni di importo unitario pari o superiore a 5.000 euro, siano esse occasionali o a valere su un rapporto continuativo.
Una novità, dunque, riguarda le operazioni occasionali: devono essere conservate le informazioni sulla data di effettuazione, l’importo e il segno monetario, la causale e i mezzi di pagamento utilizzati anche per importi inferiori ai 15mila euro.
Con riferimento alla modalità di conservazione dei dati, vengono indicati gli standard per la conservazione in misura informatica, che deve permettere l’accessibilità completa e tempestiva, l’integrità dei documenti e dei dati acquisiti, l’adozione di protocolli per prevenire qualsiasi perdita.
La conservazione deve avvenire tempestivamente - ossia all’atto dell’acquisizione dei documenti e delle informazioni - e comunque non oltre il trentesimo giorno dall’instaurazione o chiusura del rapporto continuativo, nonché dall’esecuzione delle operazioni occasionali.
La disponibilità dei dati alle Autorità deve riguardare anche il numero del rapporto continuativo e il settore di attività economica del cliente titolare.
In caso di operazioni d’importo pari o superiore a 5mila euro occorre inserire:
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