Arrivano dall’Inps, con il messaggio n. 3505 del 21 novembre 2025, chiarimenti in materia di accredito della contribuzione figurativa per i lavoratori collocati in aspettativa non retribuita per lo svolgimento di funzioni pubbliche elettive o cariche sindacali.
L’intervento dell’Istituto si concentra soprattutto sull’esigenza di uniformare le modalità operative tra le diverse Gestioni previdenziali e, allo stesso tempo, di ridurre il contenzioso amministrativo generato dalle interpretazioni non omogenee delle disposizioni vigenti.
Il tema dell’accredito figurativo riveste infatti un’importanza significativa, poiché consente ai lavoratori temporaneamente sospesi dal rapporto di lavoro per lo svolgimento di incarichi pubblici o sindacali di non interrompere la propria posizione assicurativa ai fini dell’invalidità, della vecchiaia e dei superstiti (IVS).
Il documento affronta inoltre i casi in cui la documentazione originaria risulti irreperibile, indicando quali atti sostitutivi possano essere considerati idonei a dimostrare l’effettivo collocamento in aspettativa. Un ulteriore aspetto rilevante riguarda la qualificazione delle cariche sindacali riconosciute dalla legge ai fini dell’accredito figurativo: l’Istituto specifica che devono essere cariche formalmente attribuite e previste dallo statuto dell’organizzazione, non essendo sufficiente la verifica delle attività svolte in concreto.
Vediamo dunque quanto contenuto nel messaggio n. 3505 del 21 novembre 2025.
L’intero impianto del messaggio Inps è fondato su due riferimenti normativi fondamentali: l’articolo 31 della legge n. 300/1970 e l’articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996, disposizioni entro cui si colloca il diritto all’aspettativa non retribuita e all’accredito della contribuzione figurativa.
Articolo 31 della legge n. 300/1970
L’articolo 31 dello Statuto dei lavoratori tutela i lavoratori che assumono funzioni pubbliche elettive o cariche sindacali a livello provinciale o nazionale, stabilendo che tali lavoratori hanno diritto a essere collocati in aspettativa non retribuita per l’intera durata del mandato.
Questa sospensione del rapporto di lavoro non comporta però la perdita dei diritti previdenziali, ma richiede uno specifico meccanismo che garantisca la continuità assicurativa: l’accredito della contribuzione figurativa.
La norma, oltre a disciplinare il diritto all’aspettativa, definisce il perimetro soggettivo dei beneficiari, chiarendo che il rapporto di lavoro subordinato deve essere attivo al momento dell’elezione o dell’attribuzione della carica: la titolarità di un incarico non dà diritto infatti alla contribuzione figurativa se il lavoratore viene assunto successivamente all’inizio del mandato, principio ribadito nel messaggio Inps.
Articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996
Il decreto legislativo n. 564/1996 interviene sulla disciplina della contribuzione figurativa, specificando che il provvedimento di collocamento in aspettativa deve essere adottato con atto scritto, formalità che costituisce un requisito essenziale per l’efficacia dell’accredito e risponde alla necessità di garantire certezza, trasparenza e verificabilità del periodo contributivo richiesto.
Il comma 2 dell’articolo 3 individua inoltre le cariche sindacali rilevanti ai fini del beneficio: esse devono essere previste dallo statuto dell’organizzazione e attribuite formalmente mediante un atto scritto. La giurisprudenza di legittimità, richiamata nel messaggio Inps, conferma che la regolarità formale dell’investitura prevale sulla valutazione delle attività effettivamente svolte, rafforzando la centralità della forma scritta come condizione per la tutela previdenziale.
La normativa italiana disciplina in modo puntuale l’aspettativa non retribuita concessa ai lavoratori chiamati a svolgere funzioni pubbliche elettive o cariche sindacali, strumento essenziale per tutelare i lavoratori che assumono incarichi di natura istituzionale o rappresentativa, assicurando loro la continuità della propria posizione assicurativa anche in assenza della normale retribuzione.
L’ordinamento riconosce infatti che l’esercizio di funzioni pubbliche o sindacali non può comportare un pregiudizio per la posizione previdenziale del lavoratore. Per questo motivo, l’articolo 31 della legge n. 300/1970 e l’articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996 delineano un sistema che permette di sospendere il rapporto di lavoro per tutta la durata dell’incarico e, allo stesso tempo, di mantenere i diritti contributivi attraverso l’accredito della contribuzione figurativa.
Funzioni pubbliche elettive e cariche sindacali
La disciplina dell’aspettativa trova applicazione nei confronti dei lavoratori che ricoprono funzioni pubbliche elettive o cariche sindacali provinciali, nazionali o comunque previste dallo statuto dell’organizzazione sindacale. Rientrano tra le funzioni pubbliche elettive, ad esempio, gli incarichi di consigliere comunale, assessore, consigliere regionale o parlamentare. Per quanto riguarda le cariche sindacali, il decreto legislativo specifica che devono essere ruoli rappresentativi o dirigenziali formalmente attribuiti, come delegati, segretari territoriali o componenti di organi direttivi.
Il messaggio Inps chiarisce che non è necessario verificare le attività concretamente svolte dal lavoratore nell’ambito dell’incarico ricoperto. L’elemento decisivo è la formalità dell’investitura, comprovata da un atto scritto e pienamente conforme alle norme statutarie. Tale principio è ribadito anche dalla giurisprudenza della Corte di Cassazione, secondo cui la forma scritta è richiesta "ad substantiam" per garantire certezza e verificabilità del diritto all’accredito figurativo.
Diritto all’aspettativa non retribuita e contributi figurativi
Il lavoratore che assume una funzione pubblica elettiva o una carica sindacale ha diritto a essere collocato in aspettativa non retribuita per l’intera durata del mandato; durante tale periodo, il rapporto di lavoro è sospeso e non matura retribuzione. Tuttavia, la normativa prevede che i periodi di aspettativa possano essere coperti da contribuzione figurativa ai fini pensionistici, evitando così vuoti contributivi che potrebbero incidere negativamente sul diritto alla pensione o sulla misura della stessa.
Il diritto all’accredito figurativo opera solo in presenza di specifiche condizioni formali e sostanziali, chiaramente richiamate dall’Inps nel messaggio. L’obiettivo è garantire che l’aspettativa non sia frutto di un accordo informale, ma sia adeguatamente documentata e verificabile. Da ciò deriva l’importanza della documentazione obbligatoria, senza la quale l’accredito figurativo non può essere riconosciuto.
L’accredito della contribuzione figurativa non è però automatico, ma richiede la presenza di requisiti specifici che devono essere provati mediante idonea documentazione. Il messaggio n. 3505/2025 fornisce chiarimenti puntuali per uniformare l’attività amministrativa delle Strutture territoriali e ridurre i casi di rigetto o contenzioso. Gli elementi principali riguardano la formalità dell’atto di collocamento in aspettativa e la situazione lavorativa del soggetto al momento dell’attribuzione dell’incarico pubblico o sindacale.
Per il riconoscimento della contribuzione figurativa è necessario che il lavoratore presenti una documentazione completa e conforme alla normativa. L’Inps ribadisce che la documentazione deve essere specifica, verificabile e idonea a dimostrare in modo incontrovertibile il provvedimento di collocamento in aspettativa. La mancanza di tale documentazione o la presenza di atti non conformi impediscono all’Istituto di procedere all’accredito.
Atto scritto di collocamento in aspettativa
L’atto scritto è un elemento imprescindibile. Deve essere adottato dal datore di lavoro, deve contenere l’indicazione espressa del collocamento in aspettativa non retribuita e deve essere sottoscritto in forma completa. La validità dell’atto deriva proprio dalla sua formalità: solo un provvedimento scritto garantisce certezza giuridica in merito alla sospensione del rapporto di lavoro e alla motivazione dell’aspettativa.
Il messaggio precisa che in assenza dell’atto scritto non è possibile procedere all’accredito figurativo, a meno che non si rientri nelle casi eccezionali di irreperibilità del documento, ipotesi nelle quali sono ammessi atti sostitutivi, purché idonei e accompagnati da dichiarazioni formali.
Data dell’atto e validità ai fini contributivi
Un ulteriore requisito riguarda la data dell’atto: il provvedimento deve avere data antecedente all’inizio del periodo di aspettativa. Tale requisito è fondamentale per evitare che l’aspettativa sia formalizzata retroattivamente, con effetti distorsivi sulla posizione contributiva. La datazione corretta dell’atto consente all’Inps di verificare l’effettivo diritto all’accredito figurativo e la regolarità della sospensione del rapporto di lavoro.
Condizioni relative al rapporto di lavoro
L’accredito figurativo può essere riconosciuto solo se il lavoratore sia titolare di un rapporto di lavoro subordinato attivo nel momento in cui riceve la carica pubblica o sindacale.
L’Inps chiarisce infatti che la contribuzione figurativa è strettamente collegata alla sospensione di un rapporto di lavoro già attivo. In mancanza di tale condizione, non si può configurare un periodo di aspettativa e, conseguentemente, non è possibile procedere all’accredito.
Casi esclusi: assunzioni successive all’elezione o alla carica sindacale
Il messaggio Inps esclude espressamente il riconoscimento dell’accredito figurativo nei casi in cui il lavoratore venga assunto dopo l’attribuzione dell’incarico pubblico o sindacale. Ciò significa che l’attività rappresentativa non può essere utilizzata per maturare diritti contributivi se non esisteva un rapporto di lavoro precedente al mandato. Tale principio risponde alla finalità di evitare scorrettezze o utilizzi impropri degli istituti previdenziali.
Il messaggio Inps n. 3505 del 21 novembre 2025 dedica una sezione specifica ai casi in cui il provvedimento originale di collocamento in aspettativa non sia più reperibile, né da parte del datore di lavoro né da parte del lavoratore interessato.
Si tratta di una situazione non comune, ma possibile, soprattutto in contesti caratterizzati da fusioni aziendali, trasferimenti d’azienda, chiusure o riorganizzazioni di strutture amministrative che possono avere inciso sulla conservazione della documentazione. L’Inps chiarisce che, in tali circostanze eccezionali, può essere ammessa una documentazione sostitutiva idonea a provare la collocazione in aspettativa, con l’obiettivo di tutelare il lavoratore senza compromettere l’esigenza di certezza giuridica che caratterizza la disciplina della contribuzione figurativa.
NOTA BENE: l’utilizzo di documentazione alternativa è consentito solo se l’atto originale risulta realmente irreperibile e il datore di lavoro fornisce una dichiarazione formale che attesti le ragioni della mancata disponibilità del documento. Tale dichiarazione rappresenta un elemento centrale, poiché informa l’Inps del percorso amministrativo seguito e della reale impossibilità di presentare il provvedimento originario.
La documentazione sostitutiva può essere utilizzata dunque esclusivamente quando il provvedimento originario di collocamento in aspettativa è mancante, smarrito o comunque non più rintracciabile. L’Inps specifica che questa possibilità è circoscritta a casi eccezionali e deve essere adeguatamente motivata dal datore di lavoro attraverso una dichiarazione che attesti l’irreperibilità dell’atto e le relative motivazioni.
Tra le situazioni tipiche che possono determinare la necessità di ricorrere a documenti alternativi rientrano:
L’Inps precisa però che tali fattispecie devono essere distinte da quelle che comportano un nuovo rapporto di lavoro con soluzione di continuità. In tali casi, infatti, non essendovi continuità del rapporto, non può essere ammessa la documentazione sostitutiva, né l’accredito figurativo può essere riconosciuto.
L’Istituto identifica alcune categorie di documenti che possono essere ritenute idonee a comprovare la posizione del lavoratore in aspettativa. Si tratta di documenti che, pur non avendo il valore formale dell’atto scritto originario, permettono comunque di ricostruire in modo attendibile la situazione amministrativa del periodo oggetto di richiesta.
Estratti del Libro unico del lavoro
Gli estratti del Libro unico del lavoro (LUL) rappresentano una delle principali fonti documentali accettate in caso di irreperibilità del provvedimento originario. Il LUL contiene infatti le annotazioni relative al rapporto di lavoro, comprese eventuali sospensioni per aspettativa, indicando le assenze non retribuite e la motivazione della sospensione.
Queste annotazioni devono essere coerenti e cronologicamente compatibili con il periodo per cui si richiede la contribuzione figurativa; tuttavia, tali estratti devono essere accompagnati dalla dichiarazione formale del datore di lavoro sulla perdita dell’atto originario, poiché da soli non sono considerati sufficienti ai fini dell’accredito.
Prospetti paga relativi alla retribuzione figurativa
Un’ulteriore documentazione utile è costituita dai prospetti paga che riportano il valore della retribuzione figurativa di riferimento durante il periodo di aspettativa. Tali prospetti dimostrano che il datore di lavoro ha correttamente identificato il periodo di sospensione e ha calcolato la retribuzione teorica necessaria per la determinazione della contribuzione figurativa.
Anche in questo caso, l’Inps sottolinea che la loro presenza è indicativa ma non decisiva: i prospetti paga, infatti, devono essere letti come documenti integrativi e mai come sostitutivi completi dell’atto di collocamento in aspettativa.
Altri atti comprovanti l’aspettativa
Oltre agli estratti LUL e ai prospetti paga, possono essere utilizzati altri atti che risultino idonei a dimostrare il collocamento in aspettativa e che facciano riferimento in modo chiaro e puntuale al periodo interessato. Tra questi possono rientrare:
L’Inps precisa però che tali documenti non hanno valore autonomo: possono essere utilizzati solo come supporto alla ricostruzione e devono essere coerenti con la dichiarazione del datore di lavoro.
Sebbene la documentazione sostitutiva possa essere utilizzata in caso di irreperibilità del provvedimento originario, l’Inps stabilisce limiti stringenti.
Il messaggio sottolinea quindi che la documentazione sostitutiva è ammessa solo in via eccezionale e con un livello di verifica più rigoroso. L’obiettivo è assicurare che la contribuzione figurativa venga riconosciuta soltanto nei casi in cui il diritto sia effettivamente esistente e dimostrabile.
Il legislatore, con l’articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996, ha stabilito criteri precisi per l’identificazione delle cariche sindacali idonee. L’Inps, nel messaggio, evidenzia che la verifica deve basarsi esclusivamente sulla regolarità formale dell’investitura, senza alcuna valutazione sulle attività concretamente svolte dal lavoratore nell’ambito del ruolo ricoperto. Questo principio, confermato anche dalla giurisprudenza della Corte di Cassazione, garantisce uniformità interpretativa e tutela il diritto previdenziale dei lavoratori impegnati in funzioni sindacali.
Definizione di cariche sindacali secondo l’art. 3, comma 2, del D.Lgs. 564/1996
Il comma 2 dell’articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996 stabilisce che le cariche sindacali rilevanti ai fini dell’accredito figurativo sono quelle:
L’Inps ribadisce che, per essere giuridicamente rilevante, l’incarico deve essere espressamente definito dallo statuto e deve risultare conferito secondo le procedure interne dell’organizzazione sindacale. La natura dell’incarico, quindi, non deriva dalle attività svolte, ma dal rispetto delle regole statutarie.
In questa prospettiva, lo statuto rappresenta l’elemento fondamentale per verificare se il ruolo ricoperto dal lavoratore rientri tra quelli riconosciuti dalla normativa. L’investitura deve risultare da un atto scritto che conferisca formalmente la carica e che permetta all’Inps di verificare la legittimità del ruolo ai fini della contribuzione figurativa.
Funzioni rappresentative e dirigenziali rilevanti
Le funzioni sindacali che possono originare il diritto all’accredito figurativo sono quelle che comportano una rappresentanza formale dei lavoratori o la partecipazione alla gestione dell’organizzazione sindacale. Il messaggio Inps evidenzia che il concetto di funzione rappresentativa non si limita alle posizioni apicali, ma comprende anche ruoli esecutivi, operativi e collegiali previsti dallo statuto.
Rientrano tra le funzioni sindacali rilevanti:
L’Inps sottolinea che tali funzioni assumono rilievo giuridico perché finalizzate alla tutela collettiva dei lavoratori, e non per l’attività pratica svolta dal singolo dirigente o delegato. Il principio cardine è la formale attribuzione del ruolo, non la valutazione qualitativa delle funzioni esercitate.
Ruoli sindacali riconducibili all’accredito figurativo
Il messaggio elenca inoltre, in via esemplificativa, alcune cariche sindacali che, se conferite formalmente e previste dallo statuto, consentono al lavoratore di beneficiare della contribuzione figurativa durante il periodo di aspettativa non retribuita. Tra queste, l’Inps distingue tre categorie principali: delegati, segretari e membri di organi direttivi o collegiali.
Delegati
I delegati rappresentano l’organizzazione sindacale nei luoghi di lavoro o nei contesti territoriali. Il loro ruolo consiste nel garantire la rappresentanza dei lavoratori e nel mantenere un collegamento tra l’organizzazione e l’ambiente produttivo. Lo statuto può prevedere diverse tipologie di delegati (di reparto, aziendali, territoriali), ma ciò che rileva ai fini dell’accredito è esclusivamente la presenza di:
Il messaggio conferma che, quando il delegato è investito formalmente e collocato in aspettativa per esercitare il mandato, tale ruolo rientra tra quelli che legittimano la contribuzione figurativa.
Segretari
La figura del segretario rappresenta una delle posizioni dirigenziali più comuni all’interno delle organizzazioni sindacali. Il segretario può operare a livello nazionale, regionale, provinciale o di comprensorio, con responsabilità che variano in funzione del livello territoriale. Le principali funzioni includono:
Ai fini dell’accredito figurativo, è determinante il conferimento formale della carica. Non assume rilievo la maggiore o minore complessità delle attività svolte, in quanto ciò che rileva è la posizione dirigenziale prevista dallo statuto.
Gli organi direttivi e collegiali svolgono funzioni essenziali all’interno delle organizzazioni sindacali, poiché definiscono le linee programmatiche, deliberano le strategie
Il messaggio Inps n. 3505 del 21 novembre 2025 dedica una parte rilevante alla regolarità formale dell’investitura sindacale, chiarendo che tale elemento rappresenta il fulcro dell’intero processo di riconoscimento della contribuzione figurativa.
La verifica della posizione del lavoratore non si basa infatti sulle attività concretamente svolte, ma esclusivamente sulla correttezza e completezza dell’atto di conferimento della carica, in conformità allo statuto dell’organizzazione sindacale.
L’Inps sottolinea come la forma dell’investitura non sia un dettaglio procedurale, bensì il presupposto sostanziale che giustifica il riconoscimento di un’obbligazione pubblica, quale è l’accredito della contribuzione figurativa. La chiarezza, la tracciabilità e la formalizzazione della carica rappresentano dunque gli elementi che permettono all’Istituto di verificare l’effettività del diritto e la corretta applicazione della normativa.
Necessità dell’atto scritto di investitura
La normativa di riferimento - in particolare l’articolo 3 del decreto legislativo n. 564/1996 - prevede che l’investitura sindacale debba essere conferita mediante atto scritto, elemento imprescindibile per la validità del mandato. Il messaggio Inps ribadisce questo principio, specificando che la mancanza di formalizzazione scritta preclude la possibilità di riconoscere la contribuzione figurativa, poiché impedisce di accertare in modo inequivocabile:
L’atto scritto assicura la tracciabilità dell’investitura e rappresenta l’unico strumento che permette di verificare l’effettiva sussistenza della carica durante il periodo di aspettativa non retribuita.
Il messaggio chiarisce inoltre che, anche nei casi in cui l’incarico sindacale preveda una pluralità di funzioni o attività, ciò che rileva non è l’articolazione del ruolo, ma la formale attribuzione dello stesso, in conformità a quanto stabilito dallo statuto dell’organizzazione sindacale.
Documentazione necessaria e requisiti contributivi per l’accredito figurativo
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Categoria |
Elemento richiesto |
Descrizione |
|---|---|---|
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Documentazione necessaria |
Atto scritto di collocamento in aspettativa |
Provvedimento adottato dal datore di lavoro, datato e sottoscritto; deve essere antecedente all’inizio dell’aspettativa. |
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Dichiarazione del datore di lavoro (in caso di aspettativa prorogata) |
Attesta il permanere delle condizioni previste nel provvedimento originario o nella proroga. Necessaria per aspettative senza termine. |
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Documentazione sostitutiva (solo in caso di irreperibilità) |
Ammessa solo in casi eccezionali, corredata da dichiarazione formale del datore di lavoro che spiega l’irreperibilità del provvedimento originale. |
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Estratti del Libro Unico del Lavoro (LUL) |
Utili a comprovare l’esistenza del periodo di aspettativa; devono essere coerenti con le altre evidenze fornite. |
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Prospetti paga relativi alla retribuzione figurativa |
Attestano la retribuzione di riferimento per il calcolo della contribuzione figurativa. Devono essere considerati documenti integrativi. |
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Altri atti amministrativi |
Documenti del personale o del Libro matricola che dimostrano la sospensione per motivi sindacali o istituzionali. Non sufficienti se presentati isolatamente. |
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Requisiti contributivi |
Rapporto di lavoro subordinato attivo |
Il lavoratore deve essere assunto e in forza al momento dell’attribuzione della carica pubblica o sindacale. |
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Nessuna assunzione successiva al mandato |
Non è riconosciuto l’accredito figurativo se il lavoratore viene assunto dopo l’elezione o la nomina nella carica sindacale. |
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Carica pubblica o sindacale formalmente attribuita |
L’incarico deve risultare da un atto scritto conforme alle norme statutarie. Attività effettivamente svolta non rileva ai fini del diritto. |
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Aspettativa non retribuita regolarmente concessa |
L’aspettativa deve essere concessa ai sensi dell’art. 31 della L. n. 300/1970 o dell’art. 3 del D.Lgs. n. 564/1996. |
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Documentazione completa e coerente |
Tutta la documentazione prodotta deve essere verificabile, congruente e priva di contraddizioni. |
Casi esclusi e documentazione sostitutiva ammessa
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Categoria |
Elemento |
Descrizione |
|---|---|---|
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Casi esclusi dal riconoscimento della contribuzione figurativa |
Assunzione successiva alla carica |
L’accredito non può essere riconosciuto se il lavoratore è stato assunto dopo l’attribuzione della funzione pubblica o della carica sindacale. |
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Assenza di atto scritto di aspettativa |
Senza un provvedimento formale di collocamento in aspettativa, la contribuzione figurativa non è riconoscibile. |
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Documentazione sostitutiva presentata senza dichiarazione di irreperibilità |
I documenti alternativi non possono essere accettati se manca la dichiarazione formale del datore di lavoro che attesti perché l’atto originale è irreperibile. |
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Interruzione del rapporto di lavoro (assenza di continuità) |
La documentazione sostitutiva non è ammessa se vi è stata una successione di rapporti di lavoro con soluzione di continuità. |
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Ruoli sindacali non previsti dallo statuto |
Le cariche prive di riconoscimento statutario non possono generare accredito figurativo. |
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Atto privo di data o privo di firma |
Atto incompleto o privo di elementi formali essenziali non è valido ai fini contributivi. |
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Documentazione sostitutiva ammessa (solo in casi eccezionali) |
Estratti del Libro Unico del Lavoro (LUL) |
Ammessi per ricostruire il periodo di aspettativa, se coerenti e completi. Utilizzabili solo con dichiarazione di irreperibilità del provvedimento originale. |
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Prospetti paga con retribuzione figurativa |
Utili a dimostrare che il datore di lavoro aveva identificato la retribuzione figurativa per il calcolo dei contributi. Non sufficienti da soli. |
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Estratti del Libro matricola (se disponibili) |
Possono indicare la sospensione per cariche sindacali o istituzionali. Valore integrativo. |
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Comunicazioni amministrative interne |
Comunicazioni aziendali che attestano la sospensione del rapporto per aspettativa sindacale/pubblica. Utilizzabili solo come supporto. |
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Dichiarazione formale del datore di lavoro (obbligatoria) |
Documento che certifica l’irreperibilità dell’atto originale e ne motiva le ragioni. Condizione necessaria per l’utilizzo di documenti sostitutivi. |
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Atti connessi alla gestione del personale |
Documenti relativi all’assenza del lavoratore per motivi istituzionali o sindacali, purché coerenti con il periodo richiesto. |
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