Depositario scritture contabili, cessazione rapporto

Il depositario delle scritture contabili di un operatore economico molto spesso è il commercialista dello stesso.

Il professionista può trovarsi nella circostanza, suo malgrado, di rimanere depositario delle scritture contabili nonostante il citato operatore economico non sia più cliente da tempo e, ciò, potrebbe procurargli disagi e fastidi di natura pratica, come accessi, ispezioni documentali in ambito fiscale o verifiche in materia di antiriciclaggio.

Da dove nasce il problema?

L'art. 35 Dpr 633/72 detta che un soggetto che inizia l’esercizio di un’attività di impresa, di un’arte o di una professione:

• entro 30 giorni deve darne comunicazione all’Agenzia delle Entrate, precisando una serie di dati obbligatori, tra cui il luogo o i luoghi dove sono tenute e conservate le proprie scritture contabili;
• ha l'obbligo di comunicare entro 30 giorni, agli uffici tributari, eventuali variazioni nei dati precedentemente comunicati, da cui deriva l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del depositario dei documenti contabili (con il modello AA9/12 per i lavoratori autonomi e le imprese individuali, con il modello AA7/10 per tutti gli altri soggetti).

Dunque, l’obbligo di comunicare l’eventuale variazione del luogo ove sono tenute le scritture contabili grava sempre e in ogni caso sul contribuente e non sul depositario, anche nel caso in cui sia stato quest’ultimo a decidere di rinunciare all’incarico riconsegnando le scritture contabili e cessando quindi il rapporto di deposito (Risoluzione 65/E/2011): il commercialista non potrà comunque effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del deposito dei documenti presso il proprio studio.

Il problema nasce quando il cliente non si attiva per adempiere al suo obbligo di comunicazione, con la conseguenza che il commercialista si ritrova ad essere, suo malgrado, depositario delle scritture contabili di soggetti non più clienti.

Con il documento di settembre “Modello relativo al soggetto depositario delle scritture contabili: criticità e conseguenti proposte di modifica” il Cndcec - Commissione Tecnologie Informatiche negli Studi e negli Ordini – Area Innovazione degli studi professionali, degli Ordini locali e tecnologie informatiche – si è posto l'obiettivo di evidenziare la problematica, partendo da un’analisi del contesto normativo sottostante a tale fattispecie, per giungere a proporre spunti di soluzione, in un’ottica di miglioramento dell’operatività professionale e con notevole vantaggio anche per l’Amministrazione finanziaria.

Nel documento è evidenziata anche la sussistenza di modalità operative non omogenee degli uffici territoriali nell'affrontare la questione.