Dal 1° gennaio 2025 sono entrate in vigore le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (L. n. 207/2024, commi 81-86), volte a rafforzare il contrasto all'evasione fiscale attraverso un sistema più stringente di tracciabilità delle spese. Queste misure segnano un importante cambiamento per imprese, lavoratori autonomi e dipendenti, interessando la deducibilità fiscale di spese legate a vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza.
L’obiettivo principale delle nuove norme è promuovere la trasparenza finanziaria e ridurre le opportunità di elusione fiscale, condizionando la deducibilità di tali costi all’utilizzo esclusivo di strumenti di pagamento tracciabili.
Queste misure si inseriscono in un quadro normativo già orientato a limitare l’uso del contante e a favorire l’emersione dell’economia sommersa, con un impatto pratico che richiede un adeguamento puntuale da parte di tutti i soggetti interessati. La piena comprensione e applicazione delle nuove regole sarà determinante per evitare contestazioni fiscali e beneficiare delle deduzioni previste.
È fondamentale, quindi, per le aziende e i professionisti adeguarsi a queste disposizioni, implementando sistemi di registrazione e conservazione delle ricevute e dei documenti giustificativi delle spese. Inoltre, è consigliabile aggiornare le policy interne relative alle trasferte, informando i dipendenti sulle nuove procedure da seguire per la rendicontazione delle spese.
Analizziamo di seguito le principali novità sull’obbligo di tracciabilità delle spese 2025 e sull’ambito di applicazione delle nuove regole, prima di vedere quali sono gli impatti per i diversi soggetti fiscali.
Con la Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 81-83), entra in vigore l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità fiscale di determinate spese sostenute da imprese, lavoratori autonomi e dipendenti. Questo vincolo si applica a partire dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024 e riguarda principalmente le seguenti categorie di spese:
Le suddette spese sono deducibili solo se il pagamento è effettuato con mezzi tracciabili, ossia strumenti che consentano di identificare chiaramente il flusso finanziario. I mezzi ammessi includono versamenti bancari, postali, carte di credito, debito e altri sistemi previsti dall’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997, come bonifici o strumenti elettronici di pagamento certificati.
Le spese di rappresentanza, regolate dall’art. 108 del TUIR, subiscono un ulteriore vincolo: oltre al rispetto delle percentuali di deducibilità già stabilite (ad esempio, in base al fatturato per eventi o omaggi), dal 2025 sarà obbligatorio documentare i pagamenti con strumenti tracciabili. Questo requisito è particolarmente rilevante per costi sostenuti per omaggi di valore superiore a 50 euro, eventi aziendali o attività simili.
Per i professionisti, invece, l’obbligo di tracciabilità non si applica universalmente. Ad esempio, le spese di rappresentanza sostenute direttamente dal professionista e non riaddebitate analiticamente al committente sembrano esonerate da questa nuova condizione, anche se la semplificazione suggerisce di preferire sempre i pagamenti tracciabili per evitare contestazioni.
La mancata tracciabilità delle spese previste dalla Legge di Bilancio 2025 comporta conseguenze significative per imprese, lavoratori autonomi e dipendenti. In caso di pagamento in contante o con strumenti non conformi ai requisiti normativi, si verificano due effetti principali:
Queste conseguenze rafforzano la necessità per tutti i soggetti coinvolti di adeguarsi alle nuove disposizioni, implementando controlli più rigorosi sulle modalità di pagamento e conservazione delle relative attestazioni. La tracciabilità diventa, dunque, un requisito imprescindibile per evitare penalizzazioni fiscali.
Le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 impongono l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per i rimborsi delle spese di trasferta dei lavoratori dipendenti. L’art. 1, comma 81, lettera a), della Legge n. 207/2024 modifica l’art. 51, comma 5, del TUIR, stabilendo che i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e noleggio con conducente (NCC), non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente solo se i pagamenti sono stati effettuati con mezzi tracciabili.
Quali le implicazioni in caso di mancata tracciabilità?
Se le spese sono state sostenute in contanti o con strumenti di pagamento non tracciabili:
Quali gli strumenti di pagamento ammessi?
I rimborsi sono esenti da tassazione per il dipendente solo se il pagamento delle spese è avvenuto tramite versamenti bancari o postali, carte di credito, debito o prepagate, assegni bancari e circolari, o altri sistemi elettronici previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997.
Questa norma mira a garantire maggiore trasparenza e tracciabilità delle spese, limitando fenomeni di evasione fiscale e facilitando i controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria. Tuttavia, comporta un onere aggiuntivo per i datori di lavoro, chiamati a verificare rigorosamente la conformità dei rimborsi e a conservare prove adeguate dei pagamenti effettuati.
Le nuove disposizioni introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 apportano cambiamenti significativi per i lavoratori autonomi, in particolare per quanto riguarda la deducibilità delle spese. Una delle novità principali è l’obbligo di tracciabilità, che impone che tutte le spese per vitto, alloggio e trasporti non di linea, come taxi o NCC, siano deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (bonifici, carte di credito, carte di debito o altri sistemi elettronici riconosciuti).
NOTA BENE: In caso di mancata tracciabilità, la spesa diventa indeducibile, con effetti negativi sia sul piano fiscale che sul risultato netto dell’attività.
Nonostante questa nuova condizione, i limiti quantitativi previsti per la deducibilità delle spese restano invariati. Ad esempio, le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75%, ma ulteriormente soggette a tetti calcolati in base agli onorari conseguiti:
In questo senso, la normativa conferma l’attenzione a un utilizzo proporzionato delle agevolazioni fiscali, seppur introducendo una maggiore rigidità nella documentazione delle spese.
Un aspetto centrale della nuova disciplina riguarda i rimborsi analitici per le spese sostenute in trasferta, che presenta differenze significative tra i lavoratori autonomi in regime ordinario e quelli in regime forfetario.
Per i lavoratori autonomi in regime ordinario, i rimborsi analitici mantengono la loro neutralità fiscale, purché le spese sostenute siano analiticamente riaddebitate al committente e rispettino i criteri di tracciabilità previsti dalla legge. In pratica, ciò significa che tali rimborsi non concorrono alla formazione del reddito imponibile del professionista, ma devono essere rigorosamente documentati e pagati con strumenti tracciabili per poter beneficiare della deducibilità.
Per i contribuenti in regime forfetario, invece, le novità introdotte segnano un importante miglioramento. La riformulazione normativa elimina le distorsioni presenti nel sistema precedente, che penalizzavano i rimborsi analitici in quanto assorbiti nella percentuale forfetaria senza possibilità di deduzione specifica. Dal 2025, questi rimborsi non concorreranno più alla formazione del reddito imponibile, rendendoli così completamente esenti da tassazione e più vantaggiosi rispetto al passato.
Tuttavia, la deducibilità dei rimborsi analitici, per entrambe le categorie, è subordinata a due condizioni imprescindibili:
Queste regole evidenziano la centralità della tracciabilità come prerequisito per accedere ai benefici fiscali, imponendo ai lavoratori autonomi maggiore attenzione nella gestione delle spese e nella documentazione dei rimborsi.
L’applicazione pratica delle nuove regole potrebbe non essere priva di difficoltà. La legge introduce il nuovo comma 6-ter all’articolo 54 del TUIR, ma ciò avviene in un contesto normativo già riformulato dal D.Lgs. n. 192/2024 (Riforma Irpef e Ires), generando alcune incertezze interpretative. Sarà necessario un intervento legislativo correttivo per risolvere eventuali ambiguità e rendere il sistema normativo più coerente.
Queste modifiche, pur introducendo oneri amministrativi aggiuntivi per i lavoratori autonomi, mirano a promuovere una maggiore trasparenza nella gestione delle spese e a limitare fenomeni di evasione fiscale. Per adeguarsi alle nuove regole ed evitare penalizzazioni, sarà essenziale adottare strumenti di pagamento tracciabili e conservare documentazione accurata delle transazioni effettuate.
La Legge di Bilancio 2025 estende anche ai redditi di impresa l’obbligo di tracciabilità già previsto per i lavoratori autonomi, introducendo condizioni analoghe per la deducibilità delle spese. Con l’art. 1, comma 81, lettera c), viene modificato l’art. 95 del TUIR attraverso l’introduzione del comma 3-bis, che rende obbligatorio il pagamento con strumenti tracciabili per poter dedurre alcune categorie di spese.
Le imprese potranno dedurre i costi relativi a
solo se i pagamenti sono effettuati tramite carte di credito, bonifici bancari, assegni o altri mezzi elettronici previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997. La medesima condizione vale per le spese di rappresentanza disciplinate dall’art. 108 del TUIR, come eventi aziendali o omaggi, che restano deducibili nei limiti già stabiliti dalla normativa ma ora vincolate alla tracciabilità del pagamento.
A partire dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024, anche per le imprese l’utilizzo del contante rende indeducibili tali costi, analogamente a quanto previsto per i redditi di lavoro autonomo. Tuttavia, a differenza dei professionisti, le imprese sono soggette anche all’estensione di questa norma all’IRAP, aumentando il perimetro di applicazione del vincolo.
Questa armonizzazione normativa sottolinea la volontà del legislatore di uniformare le regole fiscali, garantendo maggiore trasparenza e contrastando l’evasione anche nel settore delle imprese. Tuttavia, rispetto ai lavoratori autonomi, le imprese potrebbero trovarsi a dover gestire un volume più elevato di transazioni tracciabili, richiedendo adeguamenti organizzativi e amministrativi più complessi per documentare ogni spesa in conformità con le nuove regole.
La necessità di rispettare tali vincoli impone alle aziende una maggiore attenzione nella gestione dei flussi finanziari, non solo per evitare l’indeducibilità dei costi, ma anche per prevenire eventuali contestazioni fiscali, che potrebbero avere ripercussioni significative sul bilancio aziendale.
Le disposizioni della Legge di Bilancio 2025, come anticipato, si applicano a partire dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024.
In conclusione, quindi, l’obbligo di tracciabilità riguarda tutte le spese sostenute dal 2025 in poi per vitto, alloggio, trasporti e rappresentanza, condizionando la deducibilità o la non imponibilità alla corretta documentazione dei pagamenti.
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