Libri digitali ad ampio raggio

Pubblicato il 23 aprile 2009 La circolare 19 aprile 2009 di Assonime si occupa della nuova normativa che consente la formazione e la tenuta con strumenti informatici dei libri dell’impresa. La questione esaminata è se l’articolo 2215-bis del Codice civile (introdotto dal Decreto anticrisi) disciplini solo la fase di tenuta dei detti libri o anche la loro conservazione. La conclusione plausibile è quella per cui il citato articolo si occupi solo della formazione delle scritture e non anche della loro conservazione. Di conseguenza, la conservazione in via informatica delle scritture contabili continua ad essere disciplinata dalla disposizione prevista nell’articolo 43 del Codice dell’amministrazione digitale, che dispone che le scritture contabili, nel caso siano riprodotte su supporti informatici, sono valide e rilevanti a tutti gli effetti di legge se la riproduzione è fatta in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, rispettando pienamente le regole tecniche. Un altro chiarimento importante contenuto nel documento in esame è quello che riguarda l’ambito di applicazione delle nuove norme. Secondo Assonime rientrano nella nuova disciplina le seguenti scritte contabili: il libro giornale, il libro degli inventari, i registri prescritti ai fini Iva, le scritture “ausiliarie”, il libro dei beni ammortizzabili, e i libri sociali (libro dei soci, libro delle obbligazioni, libro delle assemblee, libro del Cda, del Collegio sindacale, degli obbligazionisti e libro degli strumenti finanziari). Riguardo alla tenuta del libro giornale, è prassi contabile/fiscale consolidata che sia correttamente tenuto se le operazioni sono annotate entro sessanta giorni dalla data in cui si sono verificate. Il dubbio sorto riguarda l’apposizione trimestrale della marca temporale e se ciò comporti l’obbligo per la società di registrare tutte le operazioni che si sono verificate in data antecedente a quella della marca temporale. Assonime rileva che questa interpretazione non ha fondamento, dal momento che la marca temporale insieme alla firma digitale serve a rendere immodificabili e imputabili con data certa le annotazioni nei libri ma non ad imporre un dato termine, entro il quale effettuare le annotazioni.