POS non utilizzati, dati da comunicare anche senza pagamenti

Gli operatori che mettono a disposizione degli esercenti strumenti di pagamento elettronico sono tenuti a comunicare all’Agenzia delle Entrate i relativi dati identificativi anche quando tali strumenti non vengono concretamente utilizzati per incassare pagamenti.

Il chiarimento arriva dalla FAQ pubblicata dall’Agenzia delle Entrate il 18 maggio 2026, dedicata agli obblighi di trasmissione dei dati relativi ai POS fisici e virtuali inutilizzati.

La precisazione si inserisce nel quadro dell’articolo 22, comma 5, del decreto-legge n. 124/2019, che impone agli operatori l’invio all’Amministrazione finanziaria dei dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico messi a disposizione degli esercenti.

Ne consegue che, se un terminale fisico o virtuale è rimasto nella disponibilità del commerciante o del professionista anche solo per un giorno nel mese di riferimento, l’acquirer deve procedere alla comunicazione, pur in assenza di operazioni.

POS disponibile ma non usato: come compilare il record

La FAQ del 18 maggio 2026 chiarisce le modalità operative da seguire nel caso in cui il POS, pur essendo attivo o comunque a disposizione dell’esercente, non abbia registrato alcuna transazione nel mese di riferimento.

In questa ipotesi, l’acquirer è tenuto a trasmettere, per ciascuno strumento di pagamento elettronico, un unico record di dettaglio. Tale record deve evidenziare l’assenza di operazioni mediante la valorizzazione a zero dei campi relativi al numero delle transazioni e all’ammontare complessivo.

In particolare, il record deve essere compilato indicando:

• nel campo 3 – Tipo operazione, il valore 00, corrispondente ai pagamenti;
• nel campo 4 – Data operazione, l’ultimo giorno del mese di riferimento;
• nel campo 5 – Numero transazioni, il valore 0;
• nel campo 6 – Ammontare totale, il valore 0;
• nel campo 7 – Valuta, il valore 978, identificativo dell’euro.

La comunicazione assume quindi una funzione informativa autonoma: serve a segnalare che lo strumento era disponibile presso l’esercente, anche se nel periodo considerato non è stato utilizzato per l’accettazione di pagamenti elettronici.

Invio mese per mese, senza effetto dei dati precedenti

Un ulteriore aspetto evidenziato dall’Agenzia riguarda la periodicità dell’adempimento.

I dati relativi ai POS fisici o virtuali non utilizzati devono essere comunicati mese per mese, senza che rilevino le informazioni già trasmesse per gli stessi strumenti nei mesi precedenti.

Pertanto, la mancata movimentazione del POS in un determinato mese non consente di omettere l’invio solo perché lo stesso strumento era già stato comunicato in precedenza. Ogni mese costituisce un autonomo periodo di riferimento e richiede una specifica trasmissione, qualora il terminale sia rimasto disponibile anche solo per una parte del mese.

La regola vale sia per i POS fisici sia per quelli virtuali, purché lo strumento non sia stato disattivato o ritirato.

Termine del 31 agosto 2026 per i dati da gennaio a luglio

Per consentire agli operatori di adeguarsi alle istruzioni fornite, l’Agenzia delle Entrate riconosce una finestra temporale specifica per i primi mesi del 2026.

ATTENZIONE: I dati relativi ai POS non utilizzati riferiti ai mesi da gennaio 2026 a luglio 2026 potranno essere trasmessi entro il 31 agosto 2026.

Il termine riguarda, quindi, le comunicazioni relative agli strumenti rimasti a disposizione degli esercenti nei singoli mesi compresi tra gennaio e luglio, ma non utilizzati per l’accettazione di pagamenti.

Resta fermo che la comunicazione deve essere effettuata distinguendo ciascun mese di riferimento, secondo le regole ordinarie di compilazione del record.

Stop alla comunicazione se il POS è disattivato o ritirato

Diversa è la situazione in cui il POS fisico o virtuale non sia più nella disponibilità dell’esercente perché disattivato o ritirato.

In tale caso, l’acquirer non è più tenuto a effettuare comunicazioni relative a quello specifico strumento di pagamento. L’esonero opera dal mese di riferimento successivo a quello in cui è avvenuta la disattivazione o il ritiro.

Ad esempio, se un POS viene disattivato nel corso di un determinato mese, l’obbligo di comunicazione resta da valutare per quel mese, qualora lo strumento sia stato disponibile anche solo per un giorno. Dal mese successivo, invece, non dovrà più essere trasmesso alcun dato riferito al terminale cessato.