Procedura digitale dei giustificativi di spesa

Una società chiede all’agenzia delle Entrate di fornire parere sull’operazione che intende porre in atto ossia implementare un processo, interamente digitale, di gestione delle note delle spese prodotte da trasfertisti e dei relativi giustificativi.

L’istante fa presente che il giustificativo di spesa sarebbe acquisito come documento informatico (ex articolo 3, comma 1, punto b), Dpcm 13 novembre 2014) per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con uno smartphone o tablet, sul quale viene installata l’applicazione (client). Successivamente il dipendente, tramite una apposita applicazione, crea la nota spese, che risulta quindi sottoscritta con sua firma elettronica. Tale nota, una volta approvata, viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica. Solo dopo che tutti i documenti di spesa sono stati correttamente inseriti nel sistema di conservazione documentale, si provvede a distruggere i giustificativi analogici con modalità sicure previste dall’azienda.

Le Entrate, con risoluzione n. 96 del 21 luglio 2017, ricordano che in materia di documenti informatici occorre fare riferimento al D.Lgs. n. 82 del 2005 (c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale”) e ai decreti che ad esso hanno dato attuazione. Questo richiede che ogni documento informatico avente rilevanza fiscale deve avere i caratteri della immodificabilità, integrità ed autenticità (come prescritto dall’articolo 2, D.M. 17 giugno 2014 e dall’articolo 3, D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

Pertanto, in presenza di tali requisiti il processo di implementazione digitale dei documenti indicati dall’istante può essere positivamente attuato e che la procedura sia dematerializzata.

Va però considerato un aspetto: se il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, la relativa conservazione elettronica richiede l’intervento del pubblico ufficiale.