Procedure da remoto, istruzioni dall’INL

Ecco le indicazioni per procedere da remoto con l’Ispettorato del Lavoro per le istruttorie amministrative e per i provvedimenti soggetti al “silenzio-accoglimento”.

Con Decreto Direttoriale n. 56 del 22 settembre 2020 l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha identificato le procedure amministrative o conciliative di sua competenza da effettuare attraverso strumenti di comunicazione da remoto.

Nella medesima occasione veniva chiarito che con specifica circolare sarebbero state indicate le modalità di svolgimento delle procedure succitate che avrebbero dovuto consentire l’identificazione degli interessati o dei soggetti dagli stessi delegati e l’acquisizione della volontà espressa.

Con circolare n. 4 del 25 settembre 2020 l’INL ha, quindi, provveduto a fornire le attese indicazioni.

Provvedimenti soggetti al “silenzio-accoglimento”

Per quanto concerne i provvedimenti soggetti al “silenzio-accoglimento” l’INL ha precisato che:

• il termine di 15 giorni – calendariali – decorre dal giorno successivo a quello di presentazione della relativa istanza;
• i provvedimenti autorizzativi in questione si intendono rilasciati a condizione che la relativa istanza contenga tutte le informazioni richieste dalla modulistica messa a disposizione dell’Ispettorato Nazionale per cui la mancata e/o errata indicazione di uno o più elementi essenziali nel corpo dell’istanza determina l’inefficacia della stessa ai fini del “tacito rilascio” della relativa autorizzazione.

Istruttorie amministrative da remoto

La circolare n. 4/2020 dell’INL conferma che sono svolgibili da remoto le procedure di convalida delle risoluzioni consensuali del rapporto o delle richieste di dimissioni “presentate dalla lavoratrice, durante il periodo di gravidanza, e dalla lavoratrice o dal lavoratore durante i primi tre anni di vita del bambino (…)” nonché le dimissioni presentate dalla lavoratrice nel periodo “intercorrente dal giorno della richiesta delle pubblicazioni di matrimonio, in quanto segua la celebrazione, a un anno dopo la celebrazione stessa”.

Inoltre, alla luce del citato D.D. n. 56/2020, è stata ammessa la possibilità di svolgere attraverso strumenti di comunicazione da remoto le seguenti ulteriori procedure:

• attività conciliativa ai sensi dell’art. 410 c.p.c., degli artt. 11 e 12 del d.lgs. n. 124/2004;
• audizioni ai sensi dell’art. 18 della L. n. 689/1981;
• attività certificativa ai sensi degli artt. 75 e ss. del d.lgs. n. 276/2003;
• istruttoria rinnovo contratti a tempo determinato ai sensi dell’art. 19, comma 3, d.lgs. n. 81/2015;
• audizioni nell’ambito dell’attività di vigilanza ad esclusione degli accertamenti concernenti profili di rilevanza penale.

Tuttavia, affinché tali procedure possano essere efficacemente svolte da remoto si ritiene necessaria:

1. l’identificazione degli interessati o dei soggetti da essi delegati;
2. l’acquisizione della loro volontà espressa.
3. che il provvedimento finale o il verbale si perfezioni con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato.

L’INL chiarisce, quindi, che occorrerà utilizzare per lo svolgimento “da remoto” delle procedure in questione l’applicativo Microsoft Teams, previo invito alle parti, corredato dall’informativa privacy, e indicazione del link di collegamento a Microsoft Teams2 al quale accedere – preferibilmente mediante Google Chrome – alla data ed all’orario fissati.

Verbalizzazione

Il funzionario procedente dovrà, quindi:

• identificare le parti mediante verifica della corrispondenza tra il documento di identità inviato per email e quello mostrato in apertura di videoconferenza;
• rammentare il divieto di attivazione della funzione di registrazione nella piattaforma;
• ricordare il divieto di scambio di file nonché dell'attivazione della messaggistica per il tramite di detta piattaforma, dovendosi a tal fine utilizzare esclusivamente le email.

A questo punto il funzionario procedente dovrà verbalizzare dando atto:

• delle modalità di partecipazione “da remoto”;
• dei consensi acquisiti dalla/e parte/i;
• della loro identificazione;
• della sottoscrizione, previa condivisione del testo attraverso l’attivazione della specifica funzione di Microsoft Teams (condivisione schermo);
• della consapevolezza, da parte dell’istante, che per disposizione di legge il verbale viene sottoscritto dal solo funzionario procedente;
• della circostanza che il verbale è trasmesso alla email o PEC indicata dal soggetto interessato.