Dichiarazioni fiscali, no alla sottoscrizione con firma elettronica semplice

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Sono giunte dall’Agenzia delle Entrate delucidazioni sul processo di sottoscrizione elettronica che si deve adottare per consentire al contribuente di sottoscrivere il modello dichiarativo.

Su sollecitazione di un contribuente, si è chiesto all’Amministrazione finanziaria se l'impiego di una firma elettronica semplice (detta anche debole o leggera) generata tramite invio al contribuente firmatario di un messaggio di posta elettronica contenente un link per accedere direttamente ad apposita piattaforma web fruibile in modalità cloud computing, con successiva richiesta di digitare un codice OTP (One Time Password) ricevuto sul proprio numero di telefono mobile (smartphone), possa considerarsi valido ai fini della sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni fiscali su supporto informatico.

La risposta è contenuta nella consulenza giuridica n. 1 del 30 agosto 2023.

Firma semplice con OTP, mai valida per garantire i requisiti dei documenti fiscali

Il contribuente chiede all’Agenzia delle entrate di autorizzare il processo di sottoscrizione elettronica, per la sottoscrizione e conservazione delle dichiarazioni fiscali, mediante l'impiego di una firma elettronica semplice.

Secondo il contribuente, sono da considerare valide anche le firme elettroniche semplici in quanto:

1. pur non sottostando ad alcuni degli adempimenti previsti dall'art. 57 del D.P.C.M. 22 febbraio 2013, sono in grado di garantire le tre funzioni tipiche della sottoscrizione, e cioè la funzione indicativa, dichiarativa e probatoria;
2. da un punto di vista tecnico, informatico e crittografico, sono a tutti gli effetti identiche ad una soluzione di firma elettronica avanzata anch'essa generata tramite OTP, ed oltre a rispondere ai requisiti di "sicurezza, integrità e immodificabilità del documento", sono in grado di soddisfare i requisiti di cui all'art.26 del regolamento (UE) n. 910/2014 in tema di firma elettronica avanzata.

Diversa la posizione espressa dall’Agenzia delle Entrate, secondo la quale:

• in nessun caso una firma elettronica "semplice" (ossia non qualificata, digitale o avanzata), indipendentemente dal processo di sua formazione, può dirsi idonea a garantire i requisiti che i documenti informatici (nativi tali o frutto di copia/dematerializzazione), specie se di natura fiscale, devono possedere sin dal momento della loro formazione.

Firma elettronica semplice non idonea per le dichiarazioni fiscali

Nella consulenza giuridica n. 1/2023, l’Agenzia evidenzia come con diversi interventi, sia di prassi, sia in risposta a specifiche richieste di contribuenti (quali, per esempio, la risoluzione n. 23/E dell'8 aprile 2021 o la risposta n. 217 pubblicata il 26 aprile 2022), è stato già chiarito quale sia il quadro normativo in essere con riferimento alla firma delle dichiarazioni fiscali (e non solo), oltre che alla conservazione delle medesime.

In primo luogo, si sottolinea come i comportamenti che si debbano tenere devono rispettare le norme contenute nel Dpr 22 luglio 1998 n. 322, che detta le modalità per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, dell’Iva, dell’Irap e dei sostituti d’imposta.

Inoltre, dato che le dichiarazioni sono pur sempre documenti fiscalmente rilevanti, la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa vigente, ossia, qualora si tratti di documenti informatici (perché originati come tali o in essi trasformati nel rispetto delle prescrizioni di legge), osservando il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ("Codice dell'Amministrazione Digitale" o "CAD") e i relativi decreti attuativi, tra cui, per lo specifico ambito tributario, si ricorda il decreto ministeriale 17 giugno 2014, recante "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto".

Tra le previsioni contenute in quest’ultimo provvedimento, da ricordare che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal CAD.

In aggiunta, i documenti informatici sono conservati in modo tale che siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Secondo il CAD, poi, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e tale da garantire, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore.

NOTA BENE: Alla luce di quanto detto, secondo l’Agenzia delle entrate, in nessun caso una firma elettronica “semplice” può essere idonea a garantire i requisiti che i documenti informatici devono possedere.

Pertanto, conclude la consulenza giuridica in oggetto che “deve escludersi l'idoneità ai fini tributari - ai sensi sia del d.P.R. n. 322 del 1998, sia di altre previsioni, fatta salva una diversa espressa indicazione del legislatore - di qualsiasi procedura che preveda l'utilizzo di tale tipologia di firma”.