Il 3 dicembre 2025, Assonime ha pubblicato la circolare n. 26, un documento fondamentale che analizza le novità introdotte dal quadro normativo vigente in tema di rimborsi delle spese di trasferta e tracciabilità dei pagamenti. La circolare si rivolge in particolare a lavoratori dipendenti, liberi professionisti e imprese, chiarendo le modalità per beneficiare delle esenzioni fiscali sulle spese sostenute in occasione di trasferte lavorative e stabilendo le nuove regole per quanto riguarda l’obbligo di tracciabilità delle spese. L’obiettivo di questo intervento è fornire un quadro di riferimento chiaro per la gestione delle spese di viaggio, trasporto e altre spese accessorie, come pedaggi e parcheggi, semplificando i processi amministrativi per tutte le parti coinvolte.
Il panorama fiscale italiano ha subito una revisione significativa grazie a una serie di interventi legislativi attuati a fine 2024 e nel corso del 2025. In particolare, i commi 81-83 dell'art. 1 della Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024), insieme al Decreto Legislativo 192/2024 e all'art. 1 del Decreto Legge 84/2025, hanno introdotto un obbligo generalizzato di tracciabilità per determinate spese sostenute durante trasferte, missioni lavorative e per le spese di rappresentanza.
La Legge di Bilancio 2025 stabilisce che i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, sostenuti tramite autoservizi pubblici non di linea (come taxi e noleggio con conducente, NCC), non contribuiscono a formare il reddito del lavoratore, a condizione che tali spese siano pagate con metodi tracciabili. Successivamente, il Decreto Legge 84/2025 ha specificato che l’obbligo di tracciabilità si applica solo alle spese effettuate nel territorio dello Stato italiano, escludendo quelle sostenute all’estero. Questo obbligo di tracciabilità è fondamentale per evitare che i rimborsi concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente o autonomo e per permettere la deducibilità delle spese per le imprese ai fini delle imposte dirette e dell'IRAP.
Assonime, con la Circolare n. 26 del 3 dicembre 2025, ha fornito una serie di chiarimenti sulle nuove disposizioni in tema di tracciabilità, analizzando gli aspetti legati all’applicazione di questi obblighi per le spese di trasferta. La circolare ha anche sottolineato che l’onere di tracciabilità è limitato alle spese sostenute in Italia, a causa delle difficoltà pratiche nell’applicare questo obbligo all’estero. L’obiettivo di queste misure è principalmente anti-evasivo, come specificato nella relazione tecnica allegata alla Legge di Bilancio 2025, per garantire maggiore trasparenza nelle transazioni e ridurre il rischio di evasione fiscale.
Una delle novità più rilevanti introdotte dalla circolare n. 26 riguarda l’esenzione dall’obbligo di tracciabilità per le spese di pedaggio, sia autostradali che urbani, e per quelle relative al parcheggio. Queste voci, che frequentemente vengono saldate in contante, sono esentate dal requisito di tracciabilità che invece si applica ad altri tipi di rimborsi.
Secondo Assonime, queste spese devono essere classificate come parte delle spese di viaggio e, di conseguenza, non sono soggette all’obbligo di tracciabilità. Questa interpretazione è fondamentale in quanto semplifica notevolmente la gestione delle trasferte, riducendo l’onere amministrativo per lavoratori e imprese.
Grazie a questa esenzione, non è più necessario ricorrere a metodi di pagamento elettronici per importi relativamente contenuti, come avviene per pedaggi e parcheggi, facilitando il rimborso delle spese e snellendo le procedure burocratiche.
Un altro aspetto significativo della circolare n. 26 riguarda le trasferte effettuate all’interno del Comune della sede di lavoro. Fino a oggi, i rimborsi per le spese di viaggio e trasporto nel perimetro comunale non erano sempre chiaramente definiti dal punto di vista fiscale. Tuttavia, grazie alle modifiche introdotte dal Decreto Legislativo n. 192/2024, che ha esteso il perimetro delle voci esenti, le spese di viaggio e trasporto documentate, anche se sostenute all’interno del Comune di residenza del lavoratore, sono ora esenti dalla formazione del reddito.
In particolare, Assonime sottolinea come, con questa nuova formulazione della norma, diventi possibile considerare esenti anche i pedaggi urbani e i rimborsi chilometrici per le trasferte svolte all'interno dello stesso Comune o città della sede di lavoro. Questa novità facilita notevolmente la gestione dei rimborsi per le trasferte comunali, semplificando i processi fiscali e riducendo il rischio di complicazioni amministrative.
La circolare ribadisce che l’obbligo di tracciabilità si applica esclusivamente alle spese di trasporto relative ai servizi di taxi e noleggio con conducente (NCC). Tuttavia, le spese per viaggi effettuati con mezzi pubblici di linea, come treni, aerei e autobus, sono escluse da tale obbligo. In pratica, il pagamento tramite sistemi tracciabili, come carte di credito, bonifici bancari, assegni o applicazioni di pagamento tramite smartphone, è richiesto principalmente per i servizi non di linea, mentre per i mezzi pubblici non è necessaria alcuna forma di tracciabilità.
Inoltre, affinché il rimborso delle spese di viaggio e trasporto non venga incluso nel reddito del dipendente, e per permettere alle imprese di dedurre tali spese ai fini fiscali, il pagamento deve essere effettuato tramite uno dei metodi tracciabili sopra indicati. Questo requisito assicura che le spese siano gestite correttamente sia per evitare che vengano considerate come reddito da lavoro dipendente, sia per consentire alle imprese di godere della deducibilità fiscale.
Nel documento del 3 dicembre 2025, Assonime solleva il tema dell’imposta di soggiorno, spesso pagata in contante, e propone che questa spesa possa essere esclusa dall'obbligo di tracciabilità. Essendo un pagamento diretto al gestore della struttura ricettiva e di solito effettuato in contante, Assonime auspica che l’Agenzia delle Entrate fornisca chiarimenti per escludere questa imposta dal requisito di tracciabilità, semplificando così la gestione delle trasferte e delle relative spese.
La circolare n. 26 offre alle imprese e ai lavoratori dipendenti linee guida chiare su come gestire le spese di trasferta in conformità con gli obblighi fiscali e di tracciabilità stabiliti dalla normativa. Le imprese dovranno adeguare le loro procedure interne per garantire che i rimborsi delle spese siano effettuati tramite metodi di pagamento tracciabili, come carte di credito, bonifici o applicazioni di pagamento via smartphone. Questo permetterà di evitare che tali rimborsi vengano considerati parte del reddito del dipendente e consentirà alle aziende di dedurre fiscalmente le spese.
Inoltre, i dipendenti dovranno essere consapevoli delle modalità di rimborso e delle spese ammissibili, semplificando il processo di rendicontazione e garantendo la piena conformità alle disposizioni fiscali. In generale, queste indicazioni contribuiscono a una maggiore trasparenza e ad un'efficace gestione delle trasferte, con benefici per tutte le parti coinvolte.
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