Restituzione dei documenti aziendali alla conclusione del mandato professionale

Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, in seguito al pronto ordine 11 novembre 2021, n. 239, fornisce chiarimenti sull’obbligo di restituzione dei documenti da parte del professionista.

Nello specifico, l’art. 2235, Codice Civile, dispone il divieto di ritenzione della documentazione ricevuta dal cliente, se non per il periodo strettamente necessario per la tutela dei propri diritti. Il suddetto articolo ha la finalità di prevenire abusi e scorrettezze nei confronti del cliente, specialmente nel periodo successivo al termine della prestazione.

Diversamente, il professionista potrà trattenere copia della documentazione ricevuta dal cliente, qualora essa sia ritenuta utile per dimostrare la prestazione svolta.

Inoltre, il Codice deontologico della professione prevede:

• all’art. 16, l’obbligo per il commercialista sostituito di offrire piena collaborazione al commercialista subentrante, trasmettendogli (previo consenso del cliente) tutta la documentazione in suo possesso;
• all’art. 25, il divieto di ritenere la documentazione e gli atti ricevuti dal cliente a causa del mancato pagamento;
• all’art. 23, in caso di rinuncia all’incarico, l’obbligo di restituire al cliente (senza ritardo) i documenti ricevuti per lo svolgimento della prestazione, quando egli ne faccia richiesta. Sarà possibile trattenere una copia di tale documentazione, al fine di dimostrare i propri adempimenti nonché per ottenere l’incasso del proprio compenso.

L’inosservanza dei suddetti doveri e obblighi determina una responsabilità per inadempimento in capo al professionista, con conseguente risarcimento dei danni in favore del cliente.

Tuttavia, il divieto non si estende ai documenti creati dal professionista: appunti di lavoro, fogli di calcolo, bozze di pareri, bozze di atti giuridici.

Infine, si rammenta che, l’obbligo di restituzione riguarda anche i documenti ricevuti da terzi per conto del cliente (dalla pubblica amministrazione, da uffici).