Processo tributario telematico

Processo tributario telematico

Indicazioni e modalità di accesso al processo telematico

È dello scorso 11 maggio una interessante circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze (n. 2/2016), che rappresenta un vero e proprio vademecum operativo sul processo tributario telematico, già in parte attuato nel processo civile. L’avvio del processo tributario telematico si colloca nell’ambito del processo di digitalizzazione della giustizia, e dal 1° dicembre 2015 infatti, nelle Commissioni Tributarie delle Regioni della Toscana e dell’Umbria, è consentito alle parti, previa la registrazione al Sistema Informativo della Giustizia Tributaria, di utilizzare la posta elettronica certificata per la notifica dei ricorsi e degli appelli e di poter effettuare il successivo deposito in via telematica alla Commissione tributaria competente utilizzando l’apposito applicativo del processo tributario.

Una volta notificato il ricorso/appello alla controparte tramite la PEC, il ricorrente/appellante ha l’obbligo di depositare tale atto ed i relativi allegati per via telematica, ricevendo online il numero di iscrizione a ruolo della controversia. Tale procedura informatica è utilizzabile anche per il deposito di atti per i quali non è prevista la notifica, come le controdeduzioni e altri atti processuali. Gli atti depositati dalle parti e quelli redatti d’ufficio formano il fascicolo processuale informatico, liberamente consultabile dalle parti costituite telematicamente e dai giudici investiti della controversia.

Sul processo tributario telematico il legislatore è intervenuto nel 2011 per porre le basi della sua introduzione nel nostro ordinamento, e con il decreto legge n. 98 del 6 luglio 2011, sono state introdotte specifiche disposizioni in materia di giustizia tributaria anche per assicurare l'efficienza e la celerità del processo attraverso l’utilizzo delle tecnologie informatiche, e in primo luogo favorendo l’utilizzo della posta elettronica certificata.

L’uso di strumenti informativi nel processo tributario è stato disciplinato con il decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze n. 163 del 23 dicembre 2013, pubblicato in G.U. n. 37 del 14 febbraio 2014. In particolare sono state individuate e definite le regole tecniche relative alla

  • registrazione al PTT;
  • costituzione in giudizio;
  • consultazione e prelievo di copie dal fascicolo processuale informatico;
  • assegnazione dei ricorsi;
  • accesso dei soggetti abilitati;
  • redazione e deposito delle sentenze, dei decreti e delle ordinanze;
  • archiviazione e conservazione degli atti processuali informatici.

Ulteriori disposizioni in materia di processo tributario telematico sono state introdotte con il decreto legislativo n.156 del 24 settembre 2015, che ha apportato alcune modifiche alla disciplina del decreto legislativo n. 546 del 31 dicembre 1992, con decorrenza 1° gennaio 2016 e relativamente alle comunicazioni, ai depositi e le notificazioni per via telematica.

 Sistema facoltativo

Nella fase di attuazione del processo tributario telematico oltre ad una graduale estensione sul territorio nazionale, vi è il principio della facoltatività di utilizzo di tale sistema. Le parti possono scegliere di notificare e depositare gli atti processuali con le modalità tradizionali, o con quelle telematiche presso le Commissioni Tributarie dove sono attive tali modalità.

La parte resistente indipendentemente dalla scelta operata dal ricorrente, ai sensi dell’articolo 16-bis del D.Lgs. n. 546/1992, ha la facoltà di avvalersi delle modalità telematiche di deposito delle controdeduzioni e relativi documenti allegati.

Anche in presenza di ricorsi/appelli notificati e depositati con modalità tradizionali (ufficiale giudiziario, a mezzo posta o a sportello) la parte resistente potrà scegliere di avvalersi del deposito telematico degli atti processuali, senza precludere la validità dello stesso. Tuttavia qualora la parte sia ricorrente che resistente si avvalga delle modalità telematiche nel procedimento di primo grado, è obbligata successivamente ad utilizzare le medesime modalità anche nel giudizio d’appello. Nel caso in cui vi è la sostituzione del difensore, secondo le modalità previste dal codice di procedura civile, è possibile operare nuovamente la scelta tra il deposito telematico e quello cartaceo.

Ambito di applicazione

Attualmente l’informatizzazione riguarda le seguenti fasi del processo tributario:

  • registrazione e accesso al processo tributario telematico;
  • notifiche e costituzione in giudizio;
  • deposito degli atti e documenti informatici successivi alla costituzione in giudizio;
  • formazione e consultazione del fascicolo processuale informatico.

Per poter utilizzare le funzionalità del deposito telematico è necessaria la registrazione delle parti al processo telematico per ottenere le credenziali di accesso. Con le credenziali si potrà consultare il fascicolo processuale informatico mediante il servizio del c.d. “Telecontenzioso”.

Osserva - L’accesso al sistema avviene tramite il portale della giustizia tributaria www.giustiziatributaria.gov.it, selezionando l’apposita voce “processo tributario telematico”. Per la registrazione è inoltre richiesto il possesso di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) e di una firma digitale valida.

All’atto della registrazione oltre ad inserire sul portale i vari dati è necessario allegare:

  • il modulo di registrazione debitamente compilato nelle sue parti e firmato digitalmente, previa trasformazione in PDF/A-1a o PDF/A-1b;
  • la scansione del documento d'identità in formato PDF firmato con firma digitale;
  • la scansione dell’eventuale documento di iscrizione all'ordine in formato PDF firmato con firma digitale.

La notifica telematica

Le regole del processo telematico permettono la notifica del ricorso/appello alla controparte tramite PEC. Attualmente tale facoltà è operativa per le notifiche dei ricorsi/appelli effettuate dal 1° dicembre 2015 nell’ambito della circoscrizione delle Commissioni Tributarie dell’Umbria e della Toscana.

Le parti possono effettuare la notificazione telematica del ricorso/appello all’indirizzo PEC della controparte.

Gli atti e i documenti notificati devono avere determinate caratteristiche e in particolare devono essere:

  • in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b;
  • privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;
  • senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia;
  • sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale;
  • di dimensione massima, per ogni singolo documento informatico, pari a 5 MB;
  • classificati secondo la tipologia resa disponibile dal sistema, avendo cura di tenere distinti l’atto principale dagli allegati.

Per l’individuazione degli indirizzi di posta elettronica certificata degli enti impositori, dei concessionari e delle società di riscossione, dei professionisti e delle imprese, occorre inoltre far riferimento agli elenchi pubblici esistenti rispettivamente nell’IPA (www.indicepa.gov.it) e nell’INI-PEC (www.inipec.gov.it).

Infine gli atti processuali telematici da notificarsi a mezzo ufficiale giudiziario ai sensi degli articoli 137 e seguenti del codice procedura civile, devono essere trasmessi all’indirizzo PEC dell’ufficio notificazioni esecuzioni e protesti (UNEP) pubblicato e presente nell’elenco IPA.

Deposito telematico

Per coloro che iniziano il percorso del processo tributario telematico, vi è anche l’obbligo del deposito telematico. Successivamente alle fasi di trasmissione del ricorso, dell’appello, delle controdeduzioni e degli altri atti principali, il processo telematico procede ad una serie di controlli e verifiche, e al termine dei controlli automatizzati il sistema consentirà o meno l’acquisizione degli atti e degli allegati, e rilascerà all’utente le comunicazioni relative alla correttezza o non correttezza delle procedure telematiche di deposito evidenziando eventualmente la presenza di anomalie non bloccanti. In particolare le comunicazioni saranno relative alla:

  • correttezza delle procedure  telematiche di deposito;
  • non correttezza delle procedure telematiche di deposito per la presenta di anomalie bloccanti;
  • correttezza delle procedure di deposito con anomalie non bloccanti.

Alla fine sarà rilasciata la ricevuta di accettazione a video, in seguito consultabile nell’area riservata, e inviata all’indirizzo di posta elettronica certificata.

Perfezionamento delle notifiche

Come nelle procedure di notifica e deposito degli atti mediante il servizio postale, anche nel processo telematico il momento del perfezionamento delle notifiche e delle comunicazioni è differenziato per il mittente e per il destinatario. Ai fini del computo dei termini processuali, ogni notifica/comunicazione effettuata tramite Pec si considera andata a buon fine:

  • per il mittente alla data in cui la comunicazione/notificazione è stata inviata al proprio gestore, attestata dalla relativa ricevuta di accettazione;
  • per il destinatario alla data in cui la comunicazione/notificazione è resa disponibile nella propria casella PEC, indicata nel ricorso o nel primo atto difensivo.

Il fascicolo informatico

I file relativi agli atti processuali e gli allegati depositati tramite il processo telematico dalle parti costituite in giudizio, formano il fascicolo informatico. In esso sono raccolti anche le ricevute delle PEC ed i messaggi del sistema.

Il fascicolo informatico è costituito dal:

  • fascicolo del ricorrente che contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema al soggetto che ha introdotto la causa;
  • fascicolo del resistente che contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema alla parte resistente;
  • fascicolo d’ufficio che contiene tutti i provvedimenti giurisdizionali adottati dalla Commissione tributaria adita e le comunicazioni inviate alle parti processuali;
  • fascicolo delle altre parti resistenti che contiene tutti gli atti processuali, gli allegati e le ricevute rilasciate dal sistema al terzo intervenuto volontariamente nel giudizio, ovvero chiamato in causa.

Nel fascicolo d’ufficio gestito dal personale amministrativo della Commissione tributaria, sono contenuti:

  • le comunicazioni processuali effettuate dalla Segreteria;
  • il verbale d’udienza;
  • i provvedimenti giurisdizionali;
  • altri atti eventuali (es: atto di nomina del CTU)

Il fascicolo informatico può essere consultato dalle parti e/o dai loro difensori abilitati al processo telematico tramite il servizio del telecontenzioso, inoltre si può estrarre una copia dei documenti presenti nello stesso.

Il fascicolo processuale informatico è gestito dalle Commissioni Tributarie dove viene garantito che in ciascun fascicolo confluiscano gli atti e documenti depositati telematicamente rispettivamente dal ricorrente e dal resistente.

In base ai dati forniti in sede di deposito telematico delle controdeduzioni/atti successivi (numero iscrizione a ruolo, identificativo ricorrente/appellante, resistente, numero atto impugnato, tipologia imposte) il processo telematico propone ipotesi di abbinamento tra tali atti e l’atto principale già iscritto a ruolo, al fine della formazione del fascicolo processuale informatico.

La Commissione tributaria, sulla base delle informazioni presenti nel sistema, e previa verifica della correttezza dei dati, darà conferma ad una delle ipotesi di associazione generate dal processo telematico.

L’abbinamento di atti depositati telematicamente dal resistente con quelli depositati dal ricorrente permette il completamento del fascicolo informatico e ne consente la consultazione, funzionale alla corretta instaurazione del contraddittorio.

Al fine di agevolare la suddetta procedura, è importante che le parti in sede di deposito delle controdeduzioni e di altri atti, provvedano ad una corretta compilazione delle schermate presenti nel sistema, soprattutto dove viene richiesto l’inserimento del numero di RGR/RGA ovvero il numero della ricevuta sincrona di accettazione, rilasciato dal sistema al momento del deposito dell’atto principale.

Il fascicolo informatico è inoltre formato anche se una parte (ricorrente/resistente) effettui il deposito mediante il sistema e l’altra parte (resistente/ricorrente) depositi con modalità cartacee. In tal caso la Commissione Tributaria assicura l’acquisizione al fascicolo informatico degli atti e dei documenti cartacei.

La predetta operazione di acquisizione al fascicolo processuale informatico delle copie degli atti e dei documenti depositati su supporto analogico avviene mediante scansione in uno dei formati che ne consentano la ricerca testuale. Tuttavia la predetta operazione potrà avvenire nel caso in cui gli atti e documenti cartacei rispettino determinate caratteristiche come il formato A4, l’assenza di rilegatura, e i fogli numerati.

Gli atti e documenti scansionati e firmati digitalmente sono identificabili nel fascicolo informatico mediante i dati della controversia, ossia il numero di registro generale/di ricevuta, la data del deposito e il numero progressivo degli atti e documenti cartacei.

La consultazione è resa possibile solo dopo che l’ufficio di segreteria della Commissione Tributaria ha effettuato le necessarie operazioni di abbinamento dell’atto depositato su supporto cartaceo dal resistente con quello del ricorrente/appellante già iscritto a ruolo con modalità telematiche ovvero di abbinamento delle controdeduzioni telematiche con il ricorso depositato su supporto cartaceo.

Nota bene - Le operazioni di scansione potranno riguardare atti processuali riferibili a ricorsi/appelli notificati dal 1° dicembre 2015.

Comunicazioni delle Commissioni Tributarie

Le Commissioni Tributarie sono tenute all’invio delle comunicazioni processuali riferibili alle udienze e ai dispositivi dei provvedimenti di cui agli articoli 16 e 16-bis, del D.Lgs. n. 546/1992 che disciplinano rispettivamente le comunicazioni a mezzo servizio postale e quelle via PEC.

E’  obbligatorio indicare l’indirizzo PEC del difensore o delle parti nel ricorso/appello o nel primo atto difensivo e presso il quale saranno effettuate le comunicazioni telematiche previste dall’articoli 16-bis, comma 1, del medesimo decreto legislativo.

Inoltre nelle controversie in cui la parte è in giudizio personalmente, qualora l’indirizzo PEC non è rinvenibile dai pubblici elenchi, il ricorrente ha facoltà comunque, di indicare un indirizzo di posta elettronica certificata presso cui ricevere le comunicazioni.

La mancata indicazione della PEC del difensore, ovvero la mancata consegna del messaggio PEC per cause imputabili al destinatario, comportano il deposito in segreteria della Commissione Tributaria competente delle relative comunicazioni. Infine l’indicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata valevole per le comunicazioni e le notificazioni equivale all’indicazione del domicilio digitale eletto.

Nuove funzionalità

Tra le nuove funzionalità del processo telematico operative nelle sole Commissioni di Umbria e Toscana si segnala la cosiddetta “NIR via web” (Nota di iscrizione a ruolo via web), che consente al soggetto che intenda depositare il ricorso/appello e gli altri atti con le modalità cartacee, l’utilizzo del servizio di compilazione e trasmissione telematica della sola nota di iscrizione a ruolo. Con la registrazione al processo telematico, il ricorrente/appellante può compilare la nota ed ottenere al termine della procedura, un numero identificativo con il quale l’utente potrà recarsi presso la Commissione tributaria competente, e depositare gli atti e i documenti cartacei con conseguente iscrizione a ruolo della controversia, evitando in tal modo il deposito della nota di iscrizione cartacea.

Pagamento del contributo unificato

La parte che deposita per prima l’atto principale è tenuta ad effettuare il versamento del contributo unificato tributario in base al valore dell’atto.

Nello specifico, il processo telematico richiede la compilazione di un’apposta schermata all’interno della quale l’utente fornisce i seguenti dati:

  • il valore della controversia dichiarato ovvero che la controversia è di valore indeterminabile;
  • la modalità prescelta (F23, conto corrente postale, contrassegno, altro) per il versamento del contributo, ovvero la selezione dell’apposito flag riguardante la “prenotazione a debito” effettuata o la “richiesta di patrocinio a spese dello Stato”;
  • il codice dell’ufficio o ente e il codice tributo riportati nel modello F23.

Nel portale della giustizia tributaria è disponibile per tutti gli utenti un servizio di ausilio per il calcolo dell’importo del contributo unificato tributario dovuto in base al valore della controversia.

Quadro Normativo

Circolare MEF n. 2 del 11 maggio 2016

Decreto MEF n. 163 del 23 dicembre 2013

Decreto Direttore Generale delle Finanze  del 4 agosto 2015

Decreto Legge n. 98 del 6 luglio 2011

Decreto Legislativo n. 156 del 24 settembre 2015

Decreto Legislativo n. 546 del 31 dicembre 1992

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