Personale ausiliario nei servizi doganali, nuove regole di identificazione

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Pubblicata il 14 maggio 2025, la circolare n. 9 dell’Agenzia delle Dogane ha per oggetto la disciplina della figura del personale ausiliario del rappresentante doganale, alla luce delle novità introdotte dal D.Lgs. n. 141/2024. Questo decreto, che integra a livello nazionale il Codice Doganale dell’Unione (CDU), ha riformato profondamente l’istituto della rappresentanza doganale, prevedendo esplicitamente – all’articolo 31, comma 6 – la possibilità per il rappresentante doganale di avvalersi di personale ausiliario per mansioni esecutive.

Riforma doganale: nuove regole per la rappresentanza

La riforma doganale del 4 ottobre 2024, attuata con il Decreto Legislativo n. 141/2024, ha introdotto profonde modifiche all’istituto della rappresentanza doganale, allineando la normativa nazionale al Codice Doganale dell’Unione (Reg. UE 952/2013). In particolare, il nuovo impianto normativo ha chiarito le modalità attraverso cui gli operatori economici possono delegare a un rappresentante doganale l’esecuzione delle operazioni doganali, distinguendo con maggiore precisione tra rappresentanza diretta e indiretta. La riforma ha inoltre formalizzato la possibilità per il rappresentante doganale di avvalersi di personale ausiliario per lo svolgimento di mansioni esecutive, delimitandone con precisione il campo d’azione e ponendo l’accento sulla necessità di una chiara delega scritta e tracciabile. Con l’abrogazione del Testo Unico delle Leggi Doganali (TULD), il nuovo decreto ha superato vecchie disposizioni non più in linea con il quadro unionale, rafforzando la trasparenza, la responsabilità e la professionalità nella gestione dei rapporti tra operatori e pubblica amministrazione in ambito doganale.

Finalità e destinatari della circolare

La Circolare n. 9 del 14 maggio 2025 ha come obiettivo principale quello di fornire indicazioni operative per il corretto svolgimento delle mansioni ausiliarie affidate dal rappresentante doganale, nel pieno rispetto delle nuove disposizioni introdotte dal D.Lgs. n. 141/2024. La circolare mira a garantire uniformità applicativa su tutto il territorio nazionale, assicurando al contempo il rispetto degli adempimenti di sicurezza e delle procedure di identificazione e accesso del personale ausiliario presso gli uffici doganali. In questo contesto, si pone l'accento sull'importanza di una gestione tracciabile e regolamentata delle deleghe operative, con l’obiettivo di rendere più efficiente e trasparente la collaborazione tra rappresentanti doganali e pubblica amministrazione.

La circolare è indirizzata a diversi soggetti coinvolti nel sistema doganale:

• Rappresentanti doganali, che delegano parte delle attività esecutive a personale ausiliario.
• Uffici doganali territoriali, chiamati a garantire l’applicazione coerente delle nuove disposizioni e a vigilare sul corretto svolgimento delle attività.
• Consiglio Nazionale degli Spedizionieri Doganali, cui è demandata la responsabilità di rilasciare il tesserino di riconoscimento agli ausiliari, strumento essenziale per facilitare l’accesso e la verifica dell’incarico conferito.

Indicazioni operative: gestione degli ausiliari  

Il documento dell’Agenzia delle Dogane definisce tre ambiti funzionali distinti per la gestione del personale ausiliario:

Ruolo e limiti del personale ausiliario

Il personale ausiliario può essere incaricato esclusivamente di mansioni esecutive, ovvero attività di supporto operativo che non implicano poteri decisionali o rappresentativi. Tali compiti devono essere svolti sotto la responsabilità diretta del rappresentante doganale, il quale ha l’obbligo di definire con precisione l’ambito della delega. La normativa impone che l’incarico sia conferito formalmente per iscritto e che, su richiesta dell’Agenzia delle Dogane o della Guardia di Finanza, l’ausiliario sia in grado di esibire prova dell’incarico ricevuto, a tutela della legalità e della trasparenza dell’operato.

Accesso agli Uffici doganali: procedure semplificate

Per agevolare le attività presso gli Uffici doganali e al contempo garantire i necessari livelli di sicurezza e controllo, la circolare introduce una procedura semplificata per l’identificazione degli ausiliari. In particolare, nel caso in cui l’incarico non sia circoscritto a una singola operazione, ma abbia una durata più estesa, l’Ufficio doganale competente può procedere con l’acquisizione una tantum della documentazione dell’incarico. Questo documento, che deve contenere l’indicazione del periodo di validità, consente di garantire la rapida riconoscibilità e tracciabilità degli ausiliari autorizzati all’accesso, evitando ripetizioni burocratiche e semplificando i controlli.

Tesserino di riconoscimento

A complemento delle misure sopra indicate, la circolare prevede che il Consiglio Nazionale degli Spedizionieri Doganali rilasci direttamente agli ausiliari un tesserino di riconoscimento, valido come prova formale dell’incarico conferito e utile strumento per agevolare l’accesso alle strutture dell’Agenzia delle Dogane. Il tesserino costituisce un elemento identificativo ufficiale, che semplifica l’attività di controllo da parte delle autorità competenti. Alla circolare è allegato un fac-simile del tesserino, a garanzia della standardizzazione e riconoscibilità del documento su tutto il territorio nazionale.

Superamento delle disposizioni precedenti

Con l’entrata in vigore della Circolare n. 9, vengono ufficialmente abrogate le precedenti disposizioni operative relative alla gestione del personale ausiliario del rappresentante doganale, in particolare quelle contenute nella circolare n. 626 del 27 marzo 1982 e nelle sue successive modificazioni. Tali norme, fondate sul vecchio Testo Unico delle Leggi Doganali (TULD), prevedevano obblighi ormai superati e non più in linea con il quadro normativo attuale. 

In particolare, viene eliminato l’obbligo di tenuta del registro del personale ausiliario, così come decade l’obbligo di svolgimento del tirocinio professionale, che costituiva un presupposto per accedere a determinate funzioni operative. L’eliminazione di questi adempimenti rappresenta un passo significativo verso la semplificazione amministrativa, favorendo una gestione più snella ed efficiente del personale ausiliario, nel rispetto dei nuovi principi introdotti dal D.Lgs. n. 141/2024.