Tracciabilità delle spese: nuove regole fiscali dal 2025

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L’Agenzia delle Entrate, con circolare n. 15 del 22 dicembre 2025, ha fornito un quadro organico dei chiarimenti relativi alle novità in materia di tracciabilità delle spese per trasferte, missioni e spese di rappresentanza, introdotte dal legislatore tra la fine del 2024 e il 2025.

Le nuove disposizioni incidono in modo rilevante sulla determinazione del reddito di:

• lavoro dipendente;
• lavoro autonomo;
• reddito d’impresa.

L’obiettivo dichiarato della riforma è duplice: da un lato, rafforzare il contrasto all’evasione fiscale; dall’altro, semplificare il quadro normativo, superando rigidità applicative emerse nella prassi.

Norme di riferimento

Le nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza si inseriscono in un percorso normativo articolato, costituito dai seguenti interventi legislativi:

1. Decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192.
   Adottato in attuazione della legge delega 9 agosto 2023, n. 111, il decreto ha avviato una revisione organica dell’IRPEF, introducendo criteri di semplificazione e riscrivendo, tra l’altro, la disciplina del reddito di lavoro autonomo. Nell’ambito del lavoro dipendente, il decreto ha modificato l’articolo 51 del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), superando il vincolo dei “documenti provenienti dal vettore” per la non imponibilità dei rimborsi di viaggio e trasporto nelle trasferte comunali.
2. Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (legge di bilancio 2025).
   La legge di bilancio 2025 ha introdotto il principio della tracciabilità dei pagamenti come condizione per la rilevanza fiscale di determinate spese. In particolare, ha subordinato:
   • la non imponibilità dei rimborsi ai dipendenti;
   • la deducibilità dei costi per imprese e professionisti;

all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante taxi e noleggio con conducente (NCC), nonché per le spese di rappresentanza.

3. Decreto-legge 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla legge 30 luglio 2025, n. 108.
   Il cosiddetto “decreto fiscale 2025” è intervenuto per correggere e coordinare le disposizioni introdotte dalla legge di bilancio, limitando l’obbligo di tracciabilità:
   • alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato per le trasferte;
   • escludendo, quindi, le spese sostenute all’estero, in considerazione delle difficoltà operative legate all’utilizzo di strumenti di pagamento elettronici in alcuni Paesi.

Il decreto ha inoltre armonizzato le nuove regole con la riforma del reddito di lavoro autonomo, introducendo decorrenze differenziate per tutelare l’affidamento dei contribuenti.

Con la circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15 del 22 dicembre 2025 è stata offerta un’interpretazione sistematica delle nuove disposizioni, chiarendo:

• l’ambito soggettivo e oggettivo degli obblighi di tracciabilità;
• le modalità di prova del pagamento tracciabile;
• le decorrenze applicabili ai diversi istituti;
• le interazioni tra disciplina dei rimborsi e deducibilità dei costi.

Pagamenti tracciabili: principio generale

A partire dal periodo d’imposta 2025, la tracciabilità dei pagamenti diventa, in numerosi casi, una condizione essenziale:

• per la non imponibilità dei rimborsi in capo al percettore;
• per la deducibilità delle spese in capo al soggetto che le sostiene.

Sono considerati tracciabili i pagamenti effettuati tramite:

• versamento bancario o postale;
• carte di debito, credito o prepagate;
• altri strumenti previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241.

Lavoro dipendente: disciplina delle trasferte, rimborsi e tracciabilità dei pagamenti

Le modifiche normative intervenute tra il 2024 e il 2025 hanno inciso in modo significativo sulla disciplina fiscale delle trasferte e missioni dei lavoratori dipendenti, ridefinendo le condizioni per la non concorrenza al reddito delle indennità e dei rimborsi spese previsti dall’articolo 51, comma 5, del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR).

Le novità riguardano:

• sia le trasferte effettuate nel territorio comunale della sede di lavoro;
• sia le trasferte e missioni fuori dal territorio comunale.

Trasferte nel territorio comunale

Fino al 30 dicembre 2024, i rimborsi delle spese sostenute dal dipendente per trasferte all’interno del comune concorrevano integralmente alla formazione del reddito, ad eccezione delle sole spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.

A decorrere dal 1° gennaio 2025, il decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192 ha modificato tale impostazione, prevedendo che:

• i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte comunali non concorrono al reddito di lavoro dipendente;

a condizione che le spese siano comprovate e documentate, senza più l’obbligo che la documentazione provenga dal vettore.

Rientrano pertanto tra le spese non imponibili:

• i rimborsi chilometrici per l’utilizzo del mezzo proprio, calcolati sulla base delle tabelle ACI;
• le spese di pedaggio autostradale;
• le spese di parcheggio, purché documentate con elementi idonei a identificare il veicolo e la sosta.

Restano invece imponibili:

• le indennità di trasferta;
• i rimborsi di spese diverse da quelle di viaggio e trasporto (ad esempio vitto e alloggio), quando la trasferta avviene all’interno del territorio comunale.

Trasferte e missioni fuori dal territorio comunale

Per le trasferte extra-comunali continua ad applicarsi la disciplina tradizionale che distingue tre sistemi di rimborso, tra loro alternativi:

1. Sistema forfetario
   Prevede l’erogazione di un’indennità giornaliera, non imponibile entro:
   • 46,48 euro per le trasferte in Italia;
   • 77,47 euro per le trasferte all’estero.

In questo sistema, i rimborsi analitici delle spese di viaggio e trasporto restano non imponibili se documentati.

2. Sistema misto
   Combina l’indennità forfetaria con il rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio.
   In tal caso, la soglia di esenzione dell’indennità è ridotta di:
   • un terzo, se è rimborsato vitto o alloggio;
   • due terzi, se sono rimborsati entrambi.
3. Sistema analitico
   Consente il rimborso, integralmente non imponibile, delle spese documentate di:
   • vitto;
   • alloggio;
   • viaggio e trasporto;
     nonché di altre spese minori, anche non documentabili, entro specifici limiti giornalieri.

La scelta del sistema deve essere effettuata per l’intera trasferta e non può variare giorno per giorno.

Obbligo di tracciabilità dei pagamenti

L’obbligo di pagamento tracciabile:

• si applica esclusivamente alle spese sostenute nel territorio dello Stato;
• non si applica alle spese sostenute all’estero, a seguito delle modifiche introdotte dal decreto fiscale del 2025.

Sono inoltre escluse dall’obbligo di tracciabilità:

• le spese di trasporto effettuate con mezzi di linea (treni, aerei, autobus, navi);
• i rimborsi chilometrici;
• le altre spese minori rimborsabili nel sistema analitico entro i limiti previsti.

Decorrenza delle nuove regole

Le disposizioni in materia di tracciabilità:

• si applicano ai rimborsi erogati a partire dal 1° gennaio 2025;
• non si applicano ai rimborsi corrisposti dal 1° gennaio 2025 ma riferiti a spese sostenute nel 2024, per i quali continua a valere la disciplina previgente.

Lavoro autonomo: tracciabilità delle spese, rimborsi e deducibilità

La disciplina del reddito di lavoro autonomo è stata rivista dal decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, che ha modificato l’articolo 54 del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR), ed è stata coordinata con le nuove regole sulla tracciabilità dei pagamenti dal decreto-legge 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla legge 30 luglio 2025, n. 108.

Rimborsi spese addebitati al committente

In linea generale, l’articolo 54, comma 2, del TUIR stabilisce che non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico, a condizione che tali spese siano addebitate analiticamente al committente.

Tuttavia, a decorrere dal 1° gennaio 2025, è stata introdotta una deroga rilevante a tale principio. I rimborsi delle spese:

• di vitto;
• di alloggio;
• di viaggio e trasporto effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC),

sostenute nel territorio dello Stato dal lavoratore autonomo e addebitate analiticamente al committente concorrono alla formazione del reddito se i relativi pagamenti non sono stati effettuati con strumenti tracciabili.

Spese non rimborsate dal committente

Le spese sostenute dal lavoratore autonomo e non rimborsate dal committente sono deducibili solo in specifiche ipotesi previste dal TUIR e, per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC, a condizione che il pagamento sia tracciabile.

Il medesimo requisito di tracciabilità si applica anche alle spese sostenute direttamente dal professionista:

• nell’esercizio dell’attività;
• quale committente di altri lavoratori autonomi;
• come datore di lavoro per le trasferte dei dipendenti.

Per queste fattispecie, l’obbligo decorre dal 18 giugno 2025.

Spese di rappresentanza

Una ulteriore novità riguarda le spese di rappresentanza dei lavoratori autonomi, disciplinate dall’articolo 54-septies del TUIR.

Dal 18 giugno 2025, tali spese:

• sono deducibili nel limite dell’1 per cento dei compensi percepiti nel periodo d’imposta;

a condizione che i pagamenti siano effettuati con strumenti di pagamento tracciabili.

Rientrano tra le spese di rappresentanza, ad esempio:

• beni ceduti a titolo gratuito;
• spese sostenute per finalità promozionali o di pubbliche relazioni;
• acquisto di oggetti d’arte, di antiquariato o da collezione destinati a essere ceduti gratuitamente.

Ambito territoriale e decorrenze

L’obbligo di tracciabilità per il lavoro autonomo:

• si applica alle spese sostenute nel territorio dello Stato;
• non si applica alle spese sostenute all’estero, per le quali resta sufficiente la documentazione della spesa.

Le principali decorrenze sono:

• 1° gennaio 2025, rimborsi spese addebitati analiticamente al committente;
• 18 giugno 2025, spese sostenute direttamente dal professionista e spese di rappresentanza.

Reddito d’impresa: tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza

Le novità in materia di tracciabilità dei pagamenti incidono in modo significativo anche sulla determinazione del reddito d’impresa, intervenendo sulla deducibilità delle spese di trasferta dei dipendenti e delle spese di rappresentanza.

Il quadro normativo di riferimento è costituito principalmente dalla legge di bilancio 2025 e dal successivo decreto fiscale 2025, che hanno modificato gli articoli 95, 108 e 109 del Testo unico delle imposte sui redditi (TUIR).

Spese di trasferta dei dipendenti

L’articolo 95 del TUIR disciplina la deducibilità delle spese sostenute dall’impresa per le trasferte dei lavoratori dipendenti. A decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, la deducibilità delle spese di:

• vitto;
• alloggio;
• viaggio e trasporto effettuati mediante taxi o noleggio con conducente (NCC),

nonché dei rimborsi analitici relativi alle medesime spese, è subordinata alla condizione che:

• le spese siano sostenute nel territorio dello Stato;
• i pagamenti siano effettuati con strumenti tracciabili (bonifico, carte di pagamento, altri sistemi previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241 del 1997).

Restano fermi:

• i limiti quantitativi di deducibilità previsti dall’articolo 95, commi 1, 2 e 3, del TUIR;
• l’irrilevanza del requisito di tracciabilità per le spese sostenute all’estero.

Ambito soggettivo di applicazione

Le regole sulla tracciabilità si applicano:

• alle spese sostenute per le trasferte dei lavoratori dipendenti;
• ai titolari di redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, in virtù del rinvio operato dall’articolo 52 del TUIR.

A seguito delle modifiche introdotte dal decreto fiscale 2025, l’articolo 95 del TUIR non trova più applicazione con riferimento alle spese sostenute per prestazioni rese da lavoratori autonomi, per le quali opera la disciplina generale dell’articolo 109 del TUIR.

Coordinamento con l’articolo 109 del TUIR

Per garantire coerenza sistematica, il legislatore ha introdotto nell’articolo 109 del TUIR i commi 5-bis e 5-ter, estendendo il requisito della tracciabilità:

• alle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute direttamente dall’impresa nel territorio dello Stato;
• ai rimborsi analitici delle medesime spese;
• alle spese sostenute per prestazioni di servizi commissionate a lavoratori autonomi, inclusi amministratori non legati all’impresa da un rapporto di lavoro dipendente o assimilato.

In tutte queste ipotesi, la deducibilità è ammessa solo se il pagamento è effettuato con strumenti tracciabili.

Le nuove disposizioni dell’articolo 109 del TUIR si applicano alle spese sostenute dal 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del decreto fiscale.

Spese di rappresentanza

Un’ulteriore novità di rilievo riguarda le spese di rappresentanza, disciplinate dall’articolo 108, comma 2, del TUIR. Dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, tali spese sono deducibili:

• nel rispetto dei requisiti di inerenza e dei limiti percentuali previsti dalla normativa;
• esclusivamente se i pagamenti sono effettuati con strumenti tracciabili.

A differenza delle spese di trasferta:

• l’obbligo di tracciabilità si applica anche alle spese di rappresentanza sostenute all’estero.

Sono escluse dall’ambito applicativo:

• le spese di pubblicità e sponsorizzazione, che non rientrano nella nozione di spese di rappresentanza ai sensi del decreto ministeriale 19 novembre 2008.

Tabella di sintesi

Lavoro dipendente	I rimborsi di vitto, alloggio, taxi e NCC non sono imponibili solo se pagati con strumenti tracciabili. L’obbligo riguarda le spese sostenute in Italia. Restano esclusi: trasporti di linea, rimborsi chilometrici e spese sostenute all’estero.
Lavoro autonomo	I rimborsi spese addebitati al committente concorrono al reddito se le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC non sono tracciate. Le stesse spese sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili. Le spese di rappresentanza sono deducibili, entro i limiti di legge, solo se tracciate.
Reddito d’impresa	Le spese di trasferta dei dipendenti (vitto, alloggio, taxi e NCC) sono deducibili solo se tracciate, se sostenute in Italia. Le spese di rappresentanza sono deducibili solo se tracciate, anche se sostenute all’estero.