Consultazione pubblica UIF: nuove Istruzioni per segnalazione operazioni sospette

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L’UIF, il 3 luglio 2025, ha pubblicato un documento di consultazione riguardante le istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette in materia di antiriciclaggio.

Documento su segnalazione delle operazioni sospette

Il documento Uif del 3 luglio 2025 sottopone a consultazione pubblica le nuove Istruzioni della UIF (Unità di Informazione Finanziaria) per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette, destinate a sostituire il Provvedimento del 4 maggio 2011.

La consultazione si rivolge a tutte le categorie di soggetti obbligati a segnalare operazioni sospette, invitando gli interessati a trasmettere osservazioni e proposte entro 60 giorni dalla pubblicazione del documento. Le risposte possono essere inviate tramite PEC, posta elettronica certificata, (all’indirizzo uif@pec.bancaditalia.it) o in forma cartacea (indirizzo: Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia, Divisione Normativa e rapporti istituzionali, Largo Bastia, 35, 00181, Roma).

Il documento in consultazione contiene le Istruzioni che regolano la segnalazione delle operazioni sospette, come previsto dagli articoli 6 e 35 del Decreto Legislativo 231/2007, e tiene conto degli sviluppi del quadro normativo internazionale in tema di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

L’obiettivo delle nuove disposizioni è semplificare e migliorare il processo di rilevazione delle operazioni sospette, garantendo tempestività, completezza, riservatezza e qualità nelle segnalazioni.

Queste Istruzioni sono in linea con gli indicatori di anomalia pubblicati dalla UIF nel maggio 2023, al fine di rispondere in modo più efficace alle sfide globali nel contrasto a crimini finanziari.

Come è suddiviso il documento UIF

La segnalazione di operazioni sospette costituisce il risultato di un processo di valutazione che inizia con l'individuazione di anomalie, sia soggettive che oggettive, che devono essere analizzate dai destinatari per determinare se sussistano motivi di sospetto.

Le nuove Istruzioni sollecitano una piena consapevolezza da parte dei destinatari riguardo ai loro compiti e alle modalità corrette per effettuare le segnalazioni, evitando approcci automatici o puramente cautelativi.

Il provvedimento si divide in tre parti principali.

1. La Prima Parte stabilisce i principi e le regole da seguire per una cooperazione attiva nella prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, inclusi i passi necessari per identificare le anomalie, esaminarle e segnalare le operazioni sospette. Vengono inoltre trattati temi come la sospensione delle operazioni sospette, la gestione del flusso di ritorno delle segnalazioni e i rapporti con altri obblighi normativi.
2. La Seconda Parte si concentra sugli obblighi organizzativi e procedurali necessari per le segnalazioni di operazioni sospette, come la nomina di un responsabile per le segnalazioni e la creazione di procedure interne da seguire. Queste disposizioni si applicano ai destinatari che non sono sottoposti alla vigilanza delle autorità di settore.
3. La Terza Parte riguarda la registrazione al portale Infostat-UIF e la modalità di invio delle segnalazioni. Essa stabilisce come i destinatari devono compilare e inviare correttamente le segnalazioni e come gestire eventuali modifiche o annullamenti delle segnalazioni già inviate.

La parte finale stabilisce le modalità di entrata in vigore delle nuove Istruzioni e prevede la pubblicazione sul sito ufficiale della UIF delle linee guida operative per la loro attuazione.

Nuove Linee Guida UIF per la segnalazione delle operazioni sospette

Le nuove "Istruzioni per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette", che sostituiranno la normativa del 2011, segnano un cambiamento importante. L’obiettivo principale è passare da un approccio quantitativo, spesso troppo prudente, a un sistema qualitativo, basato su analisi approfondite e responsabilità dirette. Il focus principale della riforma è l'eliminazione degli "automatismi segnaletici".

La novità centrale sta nell'introduzione di un "processo valutativo" ben strutturato. In passato, una segnalazione poteva essere attivata automaticamente in base a determinati indicatori o per eccessiva cautela.

Ora, la UIF chiede a tutti gli obbligati ad adottare misure antiriciclaggio di evolvere da semplici "sentinelle" a veri e propri "analisti del rischio". L’anomalia, sia soggettiva che oggettiva, non sarà più considerata come un punto di arrivo, ma come il punto di partenza di un'indagine.

Ciò implica che ogni decisione, sia di segnalare che di non segnalare, dovrà essere motivata e facilmente ricostruibile in futuro, aumentando così la responsabilità e la professionalità dei soggetti coinvolti.

L'intento di questa nuova impostazione è migliorare la qualità delle SOS, riducendo il numero di segnalazioni inutili che congestionano i sistemi della UIF, compromettendo l'efficacia delle indagini.

I segnalanti riceveranno riscontri periodici e mirati sulla qualità della loro collaborazione, con indicazioni sui risultati delle segnalazioni. Non sarà più un dialogo unilaterale, ma una comunicazione continua che consentirà agli operatori di perfezionare i loro modelli di analisi e di adattare i propri sistemi interni, diventando così parte attiva di un sistema di prevenzione più efficiente. Questo cambiamento avrà un impatto significativo sulle strutture organizzative.

Ruolo del responsabile SOS

Il ruolo del "Responsabile SOS" non è una mera formalità, ma richiede requisiti specifici di indipendenza, autorevolezza e professionalità, con l'obbligo di evitare conflitti di interesse. È necessario che venga formalizzata una procedura interna che descriva in dettaglio le fasi di individuazione, analisi e valutazione delle anomalie, evitando che sia una semplice ripetizione della normativa, ma uno strumento pratico e concreto.

Il documento Uif del 3 luglio 2025 chiarisce anche i confini tra la segnalazione di operazioni sospette (SOS) e altri obblighi legali, come l'astensione o la denuncia di reati, precisando che un superamento di una soglia di contante, per esempio, non giustifica automaticamente una segnalazione, se non è supportato da un sospetto motivato.

Il "Responsabile SOS" coincide con il destinatario, se si tratta di una persona fisica, o con il legale rappresentante o un delegato se il destinatario è un'entità. La nomina del delegato deve essere formalizzata e comunicata internamente. Il delegato deve possedere idonei requisiti di indipendenza e professionalità e operare con autonomia di giudizio, avendo tempo e risorse adeguate, rispettando rigorosamente la riservatezza prevista dalla normativa antiriciclaggio. Se il delegato ha rapporti diretti con i clienti o gestisce operazioni, devono essere adottate misure per prevenire conflitti di interesse.

L'incarico di "Responsabile SOS" non può essere affidato a soggetti esterni, ma può essere attribuito al responsabile della funzione antiriciclaggio, evitando il responsabile della revisione interna. Il destinatario può nominare più di un delegato, ma la nomina deve essere formalizzata e motivata, con l'adozione di misure per garantire il coordinamento e prevenire fenomeni di deresponsabilizzazione.

I professionisti che operano in forma associata o societaria possono nominare un unico responsabile SOS, mantenendo comunque la responsabilità individuale di ciascun professionista. Il responsabile SOS è tenuto a garantire riscontri tempestivi e completi nelle comunicazioni con la UIF e le autorità competenti, in italiano o in inglese, e a garantire la propria presenza durante i controlli previsti dalla normativa antiriciclaggio.