Controllo a distanza dei lavoratori: nuove indicazioni operative dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro sulle problematiche più frequenti

Controllo a distanza dei lavoratori: nuove indicazioni operative dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro sulle problematiche più frequenti

Con la circolare del 19 febbraio 2018, n. 5, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, ha fornito indicazioni operative su quattro problematiche relative all'installazione e all'utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo - ai sensi dell’art. 4 della legge del 20 maggio 1970, n. 300 (G.U. n. 131 del 27 maggio 1970), come modificato dall’art. 23 del d.lgs. del 14 settembre 2015, n. 151 (G.U. n. 221 del 23 settembre 2015) - con l’obiettivo di contemperare, da un lato, l’esigenza afferente all’organizzazione del lavoro e della produzione propria del datore di lavoro e, dall’altro, la tutela della dignità e della riservatezza dei lavoratori.

Nell'affrontare le questioni oggetto della circolare, l’Ispettorato è intervenuto sui seguenti punti:

  • Possibilità di inquadrare direttamente l’operatore, qualora vi siano ragioni giustificatrici legate alla “sicurezza del lavoro” o al “patrimonio aziendale”);

  • Possibilità di non indicare l’esatta posizione ed il numero delle telecamere da installare;

  • Tracciabilità dell’accesso alle immagini registrate;

  • Necessità di autorizzazione in caso di installazione di telecamere in zone esterne estranee alle pertinenze della ditta (es. il suolo pubblico antistante alle zone d'ingresso dell’azienda), nelle quali non è prestata attività lavorativa;

  • Possibile attivazione del riconoscimento biometrico, qualora installato per motivi di sicurezza, senza la richiesta autorizzatoria all’Ispettorato del Lavoro.

 

La riforma del controllo a distanza dei lavoratori

Prima di addentrarci nelle questioni affrontate dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro nella circolare in argomento, appare utile richiamare i contenuti della riforma del controllo a distanza dei lavoratori.

Il decreto legislativo del 14 settembre 2015, n. 151, recante “Disposizioni di razionalizzazione e semplificazione delle procedure e degli adempimenti a carico di cittadini e imprese e altre disposizioni in materia di rapporto di lavoro e pari opportunità”, ha modificato interamente l’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori in tema di controlli a distanza dei lavoratori.

Con la modifica è stata introdotta la disciplina relativa all'installazione degli impianti audiovisivi e all’utilizzo degli strumenti potenzialmente in grado di controllare l’attività dei dipendenti.

La novità principale di tale intervento riformatore è che il secondo comma dell’articolo 4 dello Statuto esclude la necessità di una procedura autorizzatoria per la fornitura degli strumenti utili per la prestazione lavorativa (ad es. telefono, computer, tablet) e per l’installazione di dispositivi necessari per registrare l’accesso o le presenze del lavoratore (ad es. badge), attraverso i quali i controlli possono essere legittimamente effettuati.

Secondo il nuovo articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, gli impianti audiovisivi e gli strumenti di controllo a distanza sono ammessi solo in presenza di:

  • esigenze organizzative e produttive;

  • esigenze legate alla salute e sicurezza del lavoro;

  • esigenze collegate alla tutela del patrimonio aziendale.

 

L’installazione di tali strumenti, giustificata dalle predette esigenze, è possibile solo:

  • previo accordo con le RSU;

  • in mancanza di RSU, con le RSA.

 

NB! Per le realtà produttive dislocate su più territori è possibile stipulare accordi ad hoc con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale.

In mancanza di accordo, gli impianti o gli strumenti di controllo possono essere installati:

  • previa autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro (DTL);

  • in alternativa, nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più direzioni territoriali del lavoro, mediante autorizzazione del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

 

 

Prima questione: l’istruttoria delle istanze

In primo luogo, l’Ispettorato si è pronunciato circa le modalità di conduzione dell’istruttoria necessaria per l’installazione degli impianti audiovisivi e sulla valutazione dei presupposti legittimanti.

Si precisa che l'istruttoria spetta al personale ispettivo ordinario o amministrativo operante all’interno delle varie unità organizzative e, solo in casi assolutamente eccezionali comportanti valutazioni tecniche di particolare complessità, anche al personale ispettivo tecnico.

Il personale dovrà valutare l’effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente: le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale che la legge pone come condizione per ottenere l’autorizzazione.

A tale proposito, viene specificato che il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta e che l’attività di controllo è legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, il quale non può essere modificato nel corso del tempo.

Di conseguenza, eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, dovranno verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

NB! Per quanto riguarda le specifiche modalità di ripresa, con la circolare in esame, l’Ispettorato ha avuto modo di precisare che:

  • l’eventuale ripresa dei lavoratori deve avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità. Tuttavia, se sussistono le ragioni giustificatrici del controllo (ad esempio tutela della “sicurezza del lavoro” o del “patrimonio aziendale”), è possibile inquadrare direttamente l’operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, “l’angolo di ripresa” della telecamera oppure “l’oscuramento del volto del lavoratore”;

  • in tema di videosorveglianza, non appare fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare (viste le possibili modificazioni organizzative nel corso del tempo), fermo restando, comunque, che le riprese effettuate devono necessariamente essere coerenti e strettamente connesse con le ragioni legittimanti il controllo e dichiarate nell’istanza.

 

Seconda questione: tutela del patrimonio aziendale

L’Ispettorato pone particolare attenzione al requisito della “tutela del patrimonio aziendale” fra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori, vista l’ampiezza della nozione di “patrimonio aziendale”.

Tale problematica non si pone per le richieste che riguardano dispositivi collegati ad impianti di antifurto che tutelano il patrimonio aziendale, in quanto tali dispositivi, entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi e pertanto possono essere autorizzati secondo le modalità di cui alla nota del 28 novembre 2017 n. 299 dell’Ispettorato Nazionale del lavoro.

Viceversa, in caso di installazione di dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, occorre fare i conti con la tutela della privacy dei lavoratori, che richiede gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio e che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e, comunque, all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

 

NB! Anche secondo la Corte di Cassazione, la sussistenza dei presupposti legittimanti la tutela del patrimonio aziendale mediante le visite personali di controllo, va valutata in relazione ai mezzi tecnici e legali alternativi attuabili, all’intrinseca qualità delle cose da tutelare, alla possibilità per il datore di lavoro di prevenire ammanchi attraverso l’adozione di misure alternative (Cass. sent. n. 84/5902).

 

Terza questione: telecamere e visione delle immagini

I sistemi di videosorveglianza più recenti ed innovativi, si basano su tecnologie digitali adatte all’elaborazione su PC e trasmissione su rete dati (tipo internet), consentendo anche di registrare, visualizzare e mantenere le informazioni video e audio in qualsiasi punto della rete opportunamente dimensionata, così come di installare impianti di videosorveglianza a circuito chiuso, collegati all’intranet aziendale o via internet a postazione remota.

In proposito, l’Ispettorato stabilisce che, ove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini “in tempo reale” che registrate, precisando che:

  • l’accesso da postazione remota alle immagini “in tempo reale” deve essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati;

  • l’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che “in loco”, deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi; pertanto, non va più posta come condizione, nell’ambito del provvedimento autorizzativo, l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica”.

 

NB! In merito al “perimetro” spaziale di applicazione della disciplina in esame, l’orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci).

La Corte di Cassazione penale (sent. n. 1490/1986) afferma, infatti, che l’installazione di una telecamera diretta verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente, deve essere preventivamente autorizzata da uno specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell’Ispettorato del lavoro.

Sarebbero, invece, da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze della ditta, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

 

Quarta questione: la raccolta dei dati biometrici

Un'ulteriore tematica affrontata dall’Ispettorato Nazionale riguarda l’utilizzo di dispositivi e tecnologie per la raccolta e il trattamento di dati biometrici.

Già il Garante per la protezione dei dati personali ha emanato un Provvedimento generale prescrittivo in tema di biometria, del 12 novembre 2014 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 280 del 2 dicembre 2014).

Qui, il Garante ha evidenziato, al punto 4.2, che “l'adozione di sistemi biometrici basati sull'elaborazione dell'impronta digitale o della topografia della mano può essere consentita per limitare l'accesso ad aree e locali ritenuti 'sensibili' in cui è necessario assicurare elevati e specifici livelli di sicurezza oppure per consentire l'utilizzo di apparati e macchinari pericolosi ai soli soggetti qualificati e specificamente addetti alle attività”.

Sulla base di tali affermazioni, la circolare n. 5/2018, ha concluso che il riconoscimento biometrico, installato sulle macchine con lo scopo di impedire l’utilizzo della macchina a soggetti non autorizzati, necessario per avviare il funzionamento della stessa, può essere considerato uno strumento indispensabile a “rendere la prestazione lavorativa” e, pertanto, si possa prescindere, ai sensi del comma 2 dell’art. 4 della l. n. 300/1970, sia dall’accordo con le rappresentanze sindacali sia dal procedimento amministrativo di carattere autorizzativo previsto dalla legge.

 

QUADRO NORMATIVO

Legge del 20 maggio 1970, n. 300

Decreto legislativo del 14 settembre 2015, n. 151

Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento del 12 novembre 2014

Ispettorato Nazionale del Lavoro, nota del 28 novembre 2017, n. 299

Ispettorato Nazionale del Lavoro, circolare del 19 febbraio 2018, n. 5

 

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