Disposizioni su come conservare i documenti fiscali nell’archivio informatico

Con provvedimento del 25 ottobre 2010, il direttore dell’agenzia delle Entrate ha dettato le istruzioni che il responsabile della conservazione “leggera” dei file dovrà seguire per trasmettere telematicamente all’Agenzia l’impronta digitale dell’archivio informatico dei documenti fiscalmente rilevanti, con riferimento ai periodi d’imposta 2010 e precedenti.

Si ricorda che il Dm 23 gennaio 2004 - firmato dal ministro dell’Economia e delle Finanze - ha delineato l’iter per la conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali. Così, è stata riconosciuta la possibilità di conservazione ed esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, oltre quella di conservazione digitale dei documenti analogici, con la conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei, dopo che la suddetta documentazione sia stata memorizzata su un supporto informatico, a condizione che il tutto generi un’impronta.

L’articolo 5 del citato provvedimento (“Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari”) sancisce, infatti, che per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmetta alle competenti Agenzie fiscali l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Con il recente provvedimento agenziale sono stati definiti gli ulteriori dati ed elementi indicativi che devono essere comunicati all’Amministrazione finanziaria, in aggiunta a quanto disposto dal Decreto stesso.

Nel provvedimento si specifica quanto segue:

- la comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione deve contenere i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione; l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce; l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio e la marca temporale apposta all’archivio;

- la comunicazione deve essere inviata esclusivamente tramite il canale Entratel o Fisconline;

- la comunicazione si considera effettuata nel momento in cui è completata, da parte dall’agenzia delle Entrate, la ricezione del file contenente i dati stessi.

I contribuenti che creeranno l’archivio informatico dei documenti relativi al 2010 dovranno comunicarne l’impronta non oltre gennaio 2012. Entro il termine previsto per l’invio dell’impronta dell’archivio informatico relativa al periodo d’imposta in corso al 1° gennaio 2010, devono essere inviate, distinte per periodo di imposta, le impronte degli archivi informatici dei documenti rilevanti ai fini tributari e degli ulteriori dati e notizie oggetto della conservazione, riguardanti i periodi d’imposta antecedenti a quello in corso al 1° gennaio 2010.