Nuove regole tecniche antiriciclaggio 2025: aggiornamenti e semplificazioni per i commercialisti

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Il 16 gennaio 2025, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha approvato l’aggiornamento delle Regole Tecniche previste dall’articolo 11, comma 2, del Dlgs. n. 231/2007, per l’adempimento degli obblighi antiriciclaggio. L’entrata in vigore immediata delle nuove norme segna l’inizio di una fase caratterizzata da maggiore semplicità ed efficienza, superando le criticità riscontrate nelle disposizioni del 2019 e offrendo ai professionisti strumenti più agili per il rispetto degli obblighi di legge.

Il Comitato di Sicurezza Finanziaria aveva già espresso parere favorevole sulle nuove Regole Tecniche a fine dicembre 2024. “Le nuove disposizioni – spiega il Presidente Elbano de Nuccio – includono importanti aggiornamenti normativi e introducono significative novità sui principali obblighi antiriciclaggio, tra cui l’autovalutazione del rischio, l’adeguata verifica della clientela e la conservazione dei documenti”.

De Nuccio ha evidenziato che l’obiettivo principale sia stato quello di “semplificare le Regole Tecniche del 2019, rendendo più agevole il rispetto degli obblighi antiriciclaggio negli studi, sempre nel pieno rispetto della normativa vigente”.

Nuove Regole Tecniche: più agevole il rispetto degli obblighi antiriciclaggio

Con l’informativa n. 6 del 16 gennaio 2025, il Cndcec informa tutti gli Ordini territoriali che è stato approvato l’aggiornamento delle Regole Tecniche emanate ai sensi dell’art. 11, co. 2, Dlgs. n. 231/2007. Pertanto, ora, per i dottori commercialisti diventa più agevole l’assolvimento dei seguenti obblighi antiriciclaggio:

• autovalutazione del rischio (artt. 15-16 Dlgs. 231/2007);
• adeguata verifica della clientela (artt. 17-30 Dlgs. 231/2007);
• conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni (artt. 31, 32 e 34 Dlgs. 231/2007).

Di seguito, analizziamo le principali novità introdotte, sintetizzate nelle tre Regole Tecniche approvate dal Consiglio Nazionale.

Regola Tecnica n. 1 – Autovalutazione del rischio

La prima Regola Tecnica approvata dal CNDCEC riguarda l’obbligo, per i dottori commercialisti ed esperti contabili, di effettuare un’autovalutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo legato alla propria attività professionale. Questo adempimento è strettamente personale e non può essere delegato, anche se negli studi associati o nelle società tra professionisti è possibile adottare un approccio centralizzato per la gestione del rischio.

Cosa prevede l’autovalutazione?

L’autovalutazione richiede al professionista di analizzare i rischi inerenti alla propria attività, cioè la probabilità che si verifichino eventi legati al riciclaggio e le loro possibili conseguenze. Questa analisi si basa su diversi fattori:

• la tipologia di clientela,
• l’area geografica di operatività,
• i servizi offerti,
• i canali distributivi utilizzati (ad esempio collaborazioni esterne o modalità di pagamento).

Ogni fattore viene valutato su una scala graduata per stabilire il livello di rischio iniziale.

Successivamente, il professionista deve verificare l’adeguatezza dell’organizzazione dello studio e dei presidi di controllo esistenti, per individuare eventuali vulnerabilità che potrebbero esporre l’attività a rischi non gestiti. Questa fase considera aspetti fondamentali come la formazione del personale, la gestione degli adempimenti di verifica della clientela, la conservazione dei documenti e la segnalazione di operazioni sospette.

Calcolo del rischio residuo

Il rischio residuo viene determinato combinando il rischio iniziale con il grado di vulnerabilità. Se vengono individuate carenze, il professionista deve adottare misure correttive per ridurre il rischio a un livello accettabile. L’autovalutazione aiuta quindi a mettere in atto azioni mirate per gestire e mitigare i rischi in modo efficace.

Chi è responsabile dell’antiriciclaggio?

Nei singoli studi professionali, il professionista stesso assume il ruolo di responsabile per la gestione del rischio. Negli studi associati e nelle società tra professionisti, è necessario nominare un responsabile antiriciclaggio, salvo che ogni professionista gestisca autonomamente i propri adempimenti. Per strutture più grandi (oltre 30 professionisti e collaboratori), è previsto l’obbligo di introdurre una funzione di revisione indipendente per verificare l’efficacia dei controlli.

Formazione e aggiornamenti

La formazione del personale riveste un ruolo centrale per garantire che tutti gli obblighi antiriciclaggio siano rispettati. I nuovi iscritti all’Albo devono completare la prima autovalutazione entro il 31 dicembre dell’anno successivo all’inizio dell’attività. Inoltre, l’autovalutazione deve essere aggiornata ogniqualvolta vi siano cambiamenti rilevanti nei rischi, e comunque entro un anno dalla pubblicazione dell’Analisi nazionale dei rischi.

Documentazione e trasparenza

L’autovalutazione deve essere documentata accuratamente e resa disponibile alle autorità competenti e agli organismi di autoregolamentazione in caso di richiesta.

Questa Regola Tecnica è pensata per fornire un metodo chiaro e strutturato per identificare, valutare e gestire i rischi legati al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo, garantendo al contempo la flessibilità necessaria per adattarsi alle diverse realtà professionali.

Regola Tecnica n. 2 – Adeguata verifica della clientela

La seconda Regola Tecnica approvata dal CNDCEC disciplina l’adeguata verifica della clientela, un obbligo fondamentale per i professionisti volto a identificare e gestire i rischi legati al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo. L’approccio seguito è basato sul rischio, come previsto dalla normativa vigente, e mira a calibrare le misure di verifica proporzionalmente ai rischi individuati.

Classificazione delle prestazioni e valutazione del rischio

L’attività preliminare condotta dal CNDCEC ha consentito di analizzare e classificare le prestazioni professionali in base al loro rischio inerente, inteso come il rischio intrinseco di riciclaggio associato alle attività, senza tener conto di eventuali misure di mitigazione. Le prestazioni sono, dunque, classificate in base al rischio e suddivise in quattro categorie:

• Non significativo,
• Poco significativo,
• Abbastanza significativo,
• Molto significativo.

Questa classificazione non è statica, ma potrà essere aggiornata nel tempo per tenere conto di modifiche normative o evoluzioni nell’attività professionale.

In ogni caso, anche per le prestazioni considerate a rischio non significativo, il professionista è comunque tenuto a effettuare un’analisi di rischio, seppure non formalizzata. La normativa, infatti, esclude la possibilità di stabilire in via automatica e preventiva l’assenza di rischio di riciclaggio (art. 17, co. 3, d.lgs. 231/2007).

Misure proporzionate e obblighi specifici

Le misure di adeguata verifica devono essere sempre proporzionate al rischio rilevato e basate su informazioni aggiornate. Questo consente al professionista di calibrare gli interventi in base alla gravità del rischio identificato e alla natura del rapporto con il cliente.

La normativa esclude alcuni obblighi di adeguata verifica per attività che non presentano un rischio significativo. Tra queste rientrano:

• la redazione e la trasmissione (o la sola trasmissione) di dichiarazioni fiscali;
• gli adempimenti relativi all’amministrazione del personale;
• altri adempimenti tributari connessi, come la trasmissione dei modelli F24.

Tutte queste attività, anche nelle loro fasi preparatorie, sono considerate a basso rischio grazie ai presidi normativi e ai requisiti di trasparenza e correttezza richiesti al professionista nello svolgimento delle stesse.

Importanza della personalizzazione delle misure

Ogni professionista deve adattare le proprie misure di verifica alla specifica situazione, tenendo conto del cliente, della natura del rapporto professionale e della prestazione richiesta. La documentazione e l’aggiornamento regolare delle informazioni sono essenziali per garantire la conformità alle normative e ridurre i rischi residui.

In conclusione, pertanto, la Regola Tecnica n. 2 introduce un sistema flessibile e calibrato per la gestione dell’adeguata verifica della clientela, ponendo l’accento sulla personalizzazione delle misure in base al rischio e sull’esclusione degli obblighi per attività standardizzate a basso rischio. Questo approccio consente ai professionisti di rispettare gli obblighi normativi senza gravare eccessivamente sulle attività quotidiane.

Regola Tecnica n. 3 – Conservazione dei dati e delle informazioni

La Regola Tecnica n. 3 disciplina le modalità e gli obblighi relativi alla conservazione dei dati e delle informazioni per finalità antiriciclaggio, con l’obiettivo di garantire l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo, evitando la perdita o la distruzione degli stessi.

La conservazione può essere effettuata in formato:

• cartaceo,
• informatizzato,
• misto.

I professionisti possono continuare a utilizzare archivi cartacei o informatici già esistenti, purché siano aggiornati con i dati richiesti dalla normativa vigente (come il titolare effettivo e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto) ed eliminando i dati non più obbligatori.

Requisiti di conservazione

Il sistema di conservazione dei dati, indipendentemente dal formato scelto, deve garantire la possibilità di ricostruire in modo univoco alcune informazioni fondamentali:

1. Per le prestazioni professionali:
   • La data di conferimento dell’incarico.
   • I dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore, anche se ottenuti tramite strumenti di identificazione elettronica regolamentati.
   • Lo scopo e la natura della prestazione professionale.
   • L’eventuale consultazione dei registri previsti dalla normativa, documentando modalità e risultati.
2. Per le operazioni:
   • La data, l’importo e la causale dell’operazione.
   • Una copia dei mezzi di pagamento utilizzati, quando la movimentazione di denaro costituisce parte dell’attività professionale.

Questo sistema deve garantire che tutte le informazioni necessarie siano accessibili, leggibili e integrate per soddisfare gli obblighi normativi e per consentire eventuali controlli o verifiche.

Ruoli e accesso

Per garantire sicurezza e controllo, è necessario definire i soggetti autorizzati ad alimentare e accedere al sistema di conservazione, tranne nei casi di professionisti individuali che non si avvalgono di personale. La responsabilità del rispetto degli obblighi resta sempre in capo al professionista, anche quando si utilizzano sistemi esterni di conservazione.

Modalità di conservazione

Abbiamo detto che il professionista può avvalersi di tre modalità di conservazione, vediamo quali.

• Cartacea. I documenti devono essere organizzati in fascicoli antiriciclaggio, che riportino la data di acquisizione o un documento riepilogativo per garantirne la storicità. In caso di integrazione con documenti elettronici, questi devono essere conservati in formato non modificabile.
• Informatica. Il sistema può essere gestito internamente o affidato a terzi qualificati. In ogni caso, deve garantire l’accesso continuo e sicuro ai documenti per il periodo previsto dalla normativa, anche in caso di evoluzione tecnologica.
• Mista. È possibile combinare la conservazione cartacea e informatica, integrando le due modalità in modo coerente.

Conservazione negli studi associati e nelle STP

Negli studi associati o nelle società tra professionisti, è possibile centralizzare la funzione di conservazione attraverso procedure interne condivise. Queste procedure devono assicurare che i dati e i documenti siano gestiti in modo coordinato e accessibile da parte dei professionisti coinvolti.

In conclusione, questa regola garantisce che i dati e le informazioni raccolti per finalità antiriciclaggio siano conservati in modo sicuro e conforme alla normativa, lasciando al professionista la flessibilità di scegliere il sistema più adatto alle proprie esigenze, purché nel rispetto dei principi di trasparenza, sicurezza ed efficienza.