Whistleblowing: tutti gli step da seguire per la compliance

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La disciplina whistleblowing non si applica a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti. Nel calcolo dei 50 addetti non va considerato il lavoratore somministrato.

A ribadirlo è l’approfondimento del 7 dicembre 2023 con il quale la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ripercorre tutti i passaggi gestionali e organizzativi che aziende ed enti privati devono seguire per dotarsi di un idoneo canale interno per la segnalazione delle violazioni whistleblowing.

L’approfondimento dei Consulenti del lavoro, come evidenziato anche nel titolo, si propone come guida operativa in vista dell’importante appuntamento del 17 dicembre 2023, data dalla quale anche le aziende private sopra i 50 e fino a 249 dipendenti (per le imprese più grandi l’obbligo è scattato dal 17 luglio 2023) dovranno adeguarsi all’obbligo, introdotto dal D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, di istituire un canale interno all’impresa per consentire a persone (dipendenti, ma non solo) denunciare violazioni di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo.

Il documento ha il pregio di illustrare in modo schematico e pratico gli adempimenti da assolvere, fornendo utili risposte ai dubbi sorti su risvolti interpretativi controversi, solo in parte risolti dalle linee guida ANAC approvate dal Consiglio nell’adunanza del 12 luglio 2023 con la delibera n. 311.

Verifica del requisito dimensionale

Il primo passo da fare è verificare se l’azienda o l’ente privato rientra nell’ambito di applicazione o meno della nuova disciplina del whistleblowing.

Al riguardo la Fondazione Studi Consulenti del Lavoro ricorda che sono soggetti obbligati agli adempimenti whistleblowing le società e altri enti privati che:

• hanno impiegato, nell'ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• a prescindere dal numero di lavoratori, hanno adottato un modello di organizzazione e di gestione – MOGC di cui al D.Lgs. n. 231/2001;
• a prescindere dal numero di lavoratori e dall’adozione del MOGC, operano nei cd. “settori sensibili”, come ad esempio i servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, secondo l’elenco di cui all’allegato 1 del D.Lgs. n. 24/2023.

Sulla scorta dei dubbi evidenziati da Confindustria nella sua guida operativa, i Consulenti del lavoro rimarcano che, per le aziende già costituite, il conteggio, ai fini del calcolo del parametro di almeno 50 addetti, va eseguito “per teste” e non secondo i “valori in ULA - Unità Lavorative per Anno” e per le aziende di nuova costituzione va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura disponibile.

Nel calcolo non va considerato il lavoratore somministrato in virtù di quanto disposto dal terzo comma dell’art. 34 del D.Lgs. n. 81/2015.

Si dovrà tenere conto del valore medio degli addetti (Elaborazione dati Inps) al 31/12 dell’anno solare precedente a quello in corso e contenuto come voce specifica nelle visure camerali (l’impresa di nuova costituzione va preso come riferimento il valore medio calcolato nell’ultima visura).

La Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, sciogliendo dei dubbi interpretativi sorti nell’applicazione della disciplina, esclude che le norme e gli adempimenti whistleblowing si applichino a professionisti e STP con meno di 50 dipendenti in quanto soggetti alla normativa antiriciclaggio.

Istituzione del canale di segnalazione interno

Una volta verificato che l’assoggettamento alla disciplina whistleblowing, l’azienda deve attivarsi per istituire un apposito canale interno di segnalazione delle violazioni, in grado di garantire riservatezza e efficacia.

L’azienda deve, dotarsi di una piattaforma informatica e individuare uffici o singole risorse, formate, responsabili della gestione delle segnalazioni ricevute, potendo rivolgersi a una software house ovvero ad aziende altrimenti specializzate per la fornitura di software o la messa a disposizione di piattaforme telematiche.

Il canale deve necessariamente poter consentire segnalazioni in forma scritta (anche con modalità on line purché non con mail o PEC) e, in via aggiuntiva, prevedere un sistema di segnalazioni in forma orale (colloqui telefonici, sistemi telematici vocali o incontri di persona richiesti dal segnalante).

L’azienda deve predisporre un apposito atto (richiamato o contenuto nel MOG per le imprese dotate di tale strumento) da sottoporre alle rappresentanze od organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative. L’assenso di queste ultime, evidenziano i Consulenti del lavoro nell’approfondimento del 7 dicembre 2023, non è vincolante, ma “rilevante ai fini di una successiva valutazione sull’idoneità ed efficacia delle procedure whistleblowing nel concreto implementate”.

Modalità di gestione

In merito alle modalità di gestione delle segnalazioni pervenute sul canale interno, i Consulenti del lavoro fanno presente i problemi interpretativi ed attuativi connessi dell’affidamento all’esterno della gestione delle segnalazioni.

Una volta creato il canale interno, l’azienda può infatti decidere di affidare la gestione delle segnalazioni a a una “persona interna” all’azienda o ad un ufficio, sempre interno, ovvero ad un soggetto esterno.

In entrambi i casi il soggetto prescelto deve essere dotato di autonomia valutativa e decisionale e di imparzialità ed indipendenza.

L’affidamento in outsourcing della gestione del canale interno, evidenziano i Consulenti, genera molte criticità operative ed interpretative, in quanto lo stesso non comporta per l’azienda affidataria un corrispondente trasferimento delle relative responsabilità in capo all’affidatario, cosicché l’azienda dovrà premunirsi di individuare un soggetto che offra garanzie di competenza e solvibilità commisurati alla delicatezza dell’incarico, anche in termini di eventuale copertura assicurativa.

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L’azienda dovrà successivamente informare i soggetti interessati sul proprio sito internet e sulla piattaforma on line utilizzata le modalità di utilizzo del canale nonché la chiara indicazione di voler mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele whistleblowing (in caso contrario verrà gestita come segnalazione ordinaria).

Attività del gestore del canale

Il gestore del canale, a fronte di una segnalazione qualificata, è tenuto a rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione, mantenendo con lo stesso le necessarie interlocuzioni e dando seguito solo alle segnalazioni ritenute procedibili e rilevanti.