Enpaia, nuove funzionalità per denunciare infortuni e malattie professionali

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Dal 3 marzo 2025 i servizi on line dell’Enpaia per gli iscritti alla Gestione ordinaria sono integrati con la funzionalità dedicata alla denuncia di infortuni e malattie professionali.

Proprio per questo, la Fondazione ha pubblicato una guida sintetica il 20 febbraio 2025 contenente tutti gli step da rispettare per il corretto inserimento delle pratiche.

La gestione tempestiva ed efficace delle denunce di infortunio e di malattia professionale rappresenta infatti un obbligo fondamentale per i datori di lavoro, in conformità con le normative sulla sicurezza e la tutela dei lavoratori, non solo per garantire l’accesso alle prestazioni previdenziali ma anche per evitare sanzioni e responsabilità civili o penali.

L’introduzione dell’area web infortuni, attiva dal 3 marzo 2025, rappresenta dunque un'importante innovazione nella digitalizzazione delle procedure di denuncia, con l’obiettivo di semplificare l’iter amministrativo e garantire una maggiore efficienza nella gestione delle pratiche.

Denuncia di infortunio: tempistiche e modalità

Soggetti

La denuncia di infortunio spetta dunque al datore di lavoro, che deve provvedere a segnalare l’evento all’ente previdenziale competente, o ad un consulente del lavoro incaricato dall’azienda.

Le principali conseguenze della mancata denuncia nei tempi previsti includono:

• sanzioni amministrative per il datore di lavoro inadempiente;
• ritardi nell’erogazione delle prestazioni assicurative al lavoratore;
• eventuale esclusione della copertura assicurativa in caso di denuncia fuori termine;
• mancata tutela legale del datore di lavoro in caso di contestazioni sul riconoscimento dell’infortunio.

Entro quando deve essere presentata la denuncia?

Il termine massimo per la presentazione della denuncia di infortunio è fissato in venti giorni dalla data dell’evento, incluso il giorno in cui lo stesso si è verificato.

Nel caso in cui la denuncia venga inoltrata oltre il termine previsto, le prestazioni assicurative sono riconosciute solo a partire dalla data effettiva di presentazione della denuncia e non dalla data dell’infortunio.

Come si effettua la denuncia?

Dal 3 marzo 2025, la denuncia di infortunio può essere effettuata attraverso l’area web infortuni della Fondazione presente nella piattaforma che permetterà di semplificare il processo e garantire una gestione più trasparente delle pratiche; l’utilizzo di tale modalità sarà invece obbligatorio dal mese di novembre 2025.

Come completare la denuncia

Per completare correttamente la denuncia, il datore di lavoro o il consulente deve seguire i seguenti passaggi all'interno della area web infortuni.

1. Ricerca del dipendente

   • Il sistema permette di individuare il lavoratore inserendo il nome, il cognome o il numero di matricola.

2. Specifica della tipologia di infortunio

   • È necessario indicare se l’infortunio è di tipo:

     • Professionale (avvenuto sul luogo di lavoro o durante lo svolgimento delle mansioni lavorative).

     • Extraprofessionale (avvenuto in itinere, ovvero nel tragitto casa-lavoro, o durante attività non direttamente correlate all’attività lavorativa).

3. Inserimento dei dettagli dell’evento

   • Data e ora dell’infortunio.

   • Luogo esatto dell’accadimento.

   • Descrizione dettagliata della dinamica dell’evento.

4. Obbligo di denuncia all’autorità di pubblica sicurezza

   • Nel caso in cui l’infortunio abbia una prognosi iniziale pari o superiore a 30 giorni, il datore di lavoro è tenuto a effettuare una denuncia all’autorità di pubblica sicurezza (Questura o Comando dei Carabinieri).

   • L’attestazione dell’avvenuta denuncia dovrà essere allegata alla segnalazione telematica.

Una volta completati questi passaggi, la denuncia verrà elaborata e il lavoratore riceverà una notifica via e-mail con le istruzioni per completare eventuali integrazioni documentali.

Documentazione necessaria

Per la corretta elaborazione della denuncia di infortunio, il datore di lavoro deve allegare documentazione obbligatoria.

• Certificato medico iniziale rilasciato dal pronto soccorso o dal medico curante.
• Descrizione dell’evento firmata dal datore di lavoro.
• Eventuale relazione tecnica o testimonianze (se richiesto dall’ente previdenziale).
• Denuncia all’autorità di pubblica sicurezza (obbligatoria per prognosi ≥ 30 giorni).

Il lavoratore ha la possibilità di integrare la documentazione accedendo alla propria area riservata, verificare i dati inseriti dal datore di lavoro e monitorare lo stato della denuncia e ricevere aggiornamenti sulla pratica.

Malattia professionale: quando può essere richiesta?

A differenza della denuncia di infortunio, che come accennato ha un termine massimo di venti giorni dalla data dell’evento, la richiesta di riconoscimento della malattia professionale può essere presentata in qualsiasi momento a condizione che il lavoratore sia in costanza di rapporto di lavoro.

Le malattie professionali sono patologie causate dall’attività lavorativa, derivanti dall’esposizione prolungata a fattori di rischio presenti nell’ambiente di lavoro.

• Agenti chimici (es. solventi, metalli pesanti).
• Agenti fisici (es. vibrazioni, rumori intensi).
• Agenti biologici (es. esposizione a virus o batteri).
• Movimenti ripetitivi e posture scorrette (che causano patologie muscolo-scheletriche).

Procedura di richiesta

A partire dal 3 marzo 2025, la richiesta di riconoscimento della malattia professionale può essere inoltrata tramite l’area web infortuni, secondo la seguente procedura digitale semplificata.

1. Accesso all’area web infortuni

   • Il datore di lavoro (o il consulente incaricato) deve accedere alla piattaforma online.

2. Selezione del lavoratore interessato

   • È necessario individuare il dipendente tramite nome, cognome o numero di matricola.

3. Compilazione della richiesta

   • Specificare la tipologia di malattia professionale e il settore di rischio in cui il lavoratore è impiegato.

4. Allegato della documentazione medica obbligatoria

   • Certificati medici attestanti la patologia.

   • Relazione tecnica dell’azienda, che descriva l’ambiente lavorativo e i possibili fattori di rischio.

   • Eventuali referti specialistici o accertamenti diagnostici.

   • Storico delle mansioni lavorative del dipendente, utile per individuare eventuali esposizioni prolungate a fattori di rischio.

5. Invio della richiesta e monitoraggio

   • Una volta completata la documentazione, il datore di lavoro invia la richiesta e il lavoratore riceve una notifica via e-mail.

   • Il dipendente può accedere alla sua Area Riservata per integrare ulteriori documenti, se richiesti dall’ente previdenziale.

Pagamento delle prestazioni

Una volta che il periodo di assenza per infortunio o malattia professionale è terminato, il datore di lavoro deve procedere alla chiusura dell’evento per permettere il pagamento delle prestazioni economiche dovute.

1. Inserimento delle date di inizio e fine dell’assenza

   • La data di chiusura dell’evento corrisponde al giorno in cui il lavoratore rientra in servizio.

2. Dati del beneficiario della prestazione

   • Indicare il nome del lavoratore che riceverà l’indennizzo.

   • Inserire l’IBAN del dipendente, necessario per l’accredito diretto delle somme dovute.

3. Dettaglio della retribuzione

   • Il datore di lavoro deve indicare la retribuzione lorda del mese in cui si è verificato l’infortunio o la malattia.

   • Allegare il cedolino paga del lavoratore per garantire la corretta liquidazione delle somme spettanti.

4. Invio della richiesta di chiusura

   • Dopo aver inserito tutti i dati, la richiesta di chiusura viene inviata telematicamente.

   • Il sistema genera una notifica automatica al lavoratore, che dovrà convalidare le informazioni inserite.

Dopo che il datore di lavoro ha inviato la richiesta di chiusura, il lavoratore riceve una notifica via e-mail e deve accedere alla propria area riservata per:

• verificare i dati inseriti dal datore di lavoro;
• confermare la correttezza delle informazioni (date, importi, IBAN, ecc.);
• segnalare eventuali errori o discrepanze prima che il pagamento venga elaborato.

L’ente previdenziale procederà con la liquidazione solo dopo la convalida dei dati da parte del lavoratore.

Nuova piattaforma digitale: transizione e scadenze

La transizione verso la piattaforma avverrà in tre fasi principali, che consentiranno alle aziende di adattarsi gradualmente al nuovo sistema senza interruzioni operative.

A partire dal 3 marzo 2025, la nuova area è operativa e permette ai datori di lavoro di inoltrare le denunce di infortunio e le richieste di riconoscimento delle malattie professionali in modalità digitale.

Fino al 31 ottobre 2025, le aziende potranno utilizzare sia i canali tradizionali (come la trasmissione cartacea o tramite e-mail) che la nuova area web infortuni. .

Dal 3 novembre 2025, la gestione sarà esclusivamente digitale