Gestione dell'attività di agente o rappresentante esercitata in forma societaria

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Sia gli agenti che i rappresentanti di commercio svolgono il ruolo di intermediari commerciali, con l’obiettivo principale di promuovere la vendita di prodotti e servizi mediante la ricerca e la conclusione di contratti in nome e per conto delle aziende mandanti.

Ai sensi dell’articolo 1742, comma 1, del codice civile, il contratto di agenzia attribuisce all’agente l’incarico stabile, dietro compenso provvigionale, di favorire la stipula di contratti. L’attività viene generalmente esercitata su un’area geografica specifica definita al momento della sottoscrizione del contratto. È previsto che il contratto sia redatto in forma scritta e che ciascuna parte possa richiedere all’altra una copia documentale contenente il testo integrale del contratto stesso e delle eventuali clausole aggiuntive.

L’agente o rappresentante opera come lavoratore autonomo, senza vincoli di subordinazione né obblighi orari. Non vi sono restrizioni relative alla forma societaria attraverso cui svolgere l’attività, che può essere esercitata tanto da società di capitali quanto da società di persone. Inoltre, l’attività può essere svolta anche tramite impresa familiare ai sensi dell’articolo 230-bis del Codice civile.

Contratto di agenzia

Il contratto di agenzia rappresenta il documento formale stipulato tra la casa mandante e l’agente o rappresentante, finalizzato a disciplinare in modo esaustivo tutte le clausole che regolano il rapporto contrattuale tra le parti.

Tale contratto può essere redatto: 

• a tempo determinato. In questo caso si applicano le consuete clausole relative alla risoluzione del contratto; 
• a tempo indeterminato. Oltre alla risoluzione prevista da clausola espressa, ciascuna delle parti ha facoltà di recedere dal contratto previa comunicazione di preavviso all’altra parte, oppure senza preavviso qualora sussistano giustificati motivi. 

Per quanto riguarda il ruolo degli agenti e rappresentanti di commercio, si segnala che tale figura è stata abolita con il decreto legislativo 59/2010; pertanto, i requisiti necessari per l’iscrizione devono essere comprovati dagli interessati prima dell’effettivo avvio dell’attività. 

L’inizio dell’attività deve essere comunicato alla Camera di Commercio competente territorialmente rispetto al domicilio fiscale o alla sede legale del richiedente, mediante la presentazione telematica della “Segnalazione certificata di inizio attività di agente o rappresentante di commercio”, ai sensi del Decreto Ministeriale del 26 ottobre 2011.

Possesso dei requisiti per l’inizio dell’attività

Il possesso dei requisiti richiesti per l'esercizio dell'attività di agente o rappresentante di commercio consente lo svolgimento della medesima su tutto il territorio nazionale.

NOTA BENE: L'abilitazione all'esercizio dell'attività costituisce un requisito personale da possedere prima dell'inizio dell'attività stessa.

Inoltre, il possesso del requisito:

• non è cedibile;
• non è sostituibile;
• non è oggetto di delega.

L’attività di agente o rappresentante potrà essere avviata a decorrere dalla data di presentazione della "segnalazione certificata di inizio attività" presso la Camera di Commercio competente. L’ente camerale, qualora riscontri l’assenza dei requisiti e delle condizioni previste dalla normativa vigente per lo svolgimento dell’attività, entro 60 giorni dal ricevimento della segnalazione adotterà provvedimenti motivati volti a vietarne la prosecuzione. L’interessato avrà la possibilità, ove consentito, di regolarizzare la propria posizione nei confronti della CCIAA entro i termini previsti.

Attività in forma societaria

L’attività di agente o rappresentante può essere svolta non solo in forma individuale, ma anche in forma societaria. In quest’ultimo caso:

• è necessario che l’attività venga esercitata nel pieno rispetto degli obblighi previsti per la specifica tipologia di società adottata;
• i requisiti necessari per il corretto svolgimento dell’attività devono essere posseduti dal legale rappresentante.

NOTA BENE: Nel caso in cui la società sia rappresentata da più soggetti, ciascuno di essi deve possedere i requisiti professionali richiesti. Tale circostanza deve essere comunicata alla Camera di Commercio mediante la compilazione del modello aggiuntivo alla SCIA.

Nel caso in cui uno o più legali rappresentanti non siano abilitati all’esercizio dell’attività di agente o rappresentante di commercio, essi saranno esclusi dall’assunzione di tale incarico, con conseguente ridefinizione delle rispettive responsabilità all’interno della società.

Inizio dell’attività

Per formalizzare l’avvio dell’attività, la società dovrà procedere, come precedentemente indicato, alla presentazione della comunicazione unica presso il Registro delle imprese competente per territorio, corredata dall’allegazione del contratto di agenzia.

Con l’iscrizione, la società acquisisce l’abilitazione all’esercizio dell’attività, potendo svolgere tutte le operazioni gestionali necessarie e utili al conseguimento degli obiettivi sociali.

Diritti dell’agente

L’agente o rappresentante che svolge la propria attività in modo autonomo, indipendentemente dalla forma giuridica adottata, gode del diritto di esclusiva su una specifica zona territoriale e della corresponsione delle provvigioni relative a tutte le operazioni concluse durante la durata del contratto, qualora tali operazioni siano state realizzate grazie al suo intervento. Egli ha altresì il diritto di richiedere l’estratto conto delle provvigioni maturate e non ancora corrisposte.

NOTA BENE: Nel caso in cui la casa mandante dovesse accedere a procedure concorsuali, inclusa la liquidazione giudiziale, le provvigioni maturate nell’ultimo anno di collaborazione e le indennità spettanti per la cessazione del rapporto sono considerate crediti privilegiati.

 Inoltre, l’agente ha diritto alla percezione di un’indennità supplementare al momento della cessazione del rapporto contrattuale, subordinatamente al verificarsi di specifiche condizioni.

Svolgimento dell’attività d’impresa

Con l’avvio dell’attività, la società tra agenti o rappresentanti svolgerà tutte le operazioni inerenti alla gestione caratteristica:

• emetterà fatture per provvigioni;

• riceverà fatture di acquisto;
• rileverà eventuali costi del personale;
• rileverà il costo dei compensi corrisposti agli amministratori;
• rileverà eventuali fatti di gestione non ricorrenti;
• rileverà le quote di ammortamento;
• rileverà l’accantonamento al fondo TFR per i dipendenti;
• rileverà l’accantonamento al fondo TFM per gli amministratori;
• rileverà la quota al fondo di svalutazione dei crediti;
• rileverà gli incassi ed i pagamenti relativi alle operazioni dinanzi evidenziate;
• rileverà le imposte sul reddito dell’esercizio (IRES ed IRAP).

Trattamento di Fine Mandato (TFM)

Il Trattamento di Fine Mandato (TFM) rappresenta un’indennità economica che una società può corrispondere ai propri amministratori al termine del loro incarico.

Pur essendo analogo al Trattamento di Fine Rapporto (TFR) previsto per i dipendenti, il TFM non è automatico e richiede una preventiva delibera dell’assemblea dei soci affinché possa essere riconosciuto e godere di vantaggi fiscali.

Tale indennità rappresenta una forma di compenso differito e previdenza integrativa per gli amministratori, offrendo benefici fiscali sia all’azienda, in termini di costi deducibili, sia all’amministratore, attraverso una tassazione agevolata, a condizione che sia correttamente concordata e documentata con data certa.

NOTA BENE: L’accantonamento deve avvenire in presenza di documentazione attestante il diritto all’indennità con data anteriore all’inizio del rapporto; pertanto, è necessario redigere il verbale assembleare di nomina dell’amministratore con attribuzione del TFM prima dell’accettazione formale dell’incarico da parte dello stesso.

Pagamento delle imposte

In relazione all’applicazione dell’imposta IRES, si precisa che essa è dovuta esclusivamente dalla società o dall’ente che ha generato il reddito. Tale principio generale può essere derogato mediante l’adozione del regime fiscale di trasparenza.

NOTA BENE: Con l’opzione per questo regime, il reddito prodotto dalla società viene attribuito a ciascun socio in proporzione alla propria quota di partecipazione, indipendentemente dalla sua effettiva percezione. Questa scelta, vincolante per un periodo di tre anni, comporta l’esenzione da imposizione IRES del reddito prodotto dalla società.

Ulteriori adempimenti

Oltre alle formalità espletate contestualmente all’iscrizione al Registro delle imprese (quali l’iscrizione all’INPS, la gestione dei commercianti e degli amministratori soci coinvolti nell’attività), la società è tenuta a rispettare ulteriori obblighi. A titolo esemplificativo, si riportano di seguito quelli più frequenti:

• richiedere l’attribuzione della matricola Inps per il versamento dei contributi previdenziali per i lavoratori in forza;
• richiedere l’attribuzione della posizione assicurativa Inail sia per l’amministratore che per i lavoratori in forza;
• provvedere alla redazione del piano di sicurezza e la tutela della salute dei lavoratori;
• provvedere alla redazione del piano di autocontrollo igienico-sanitario qualora l’attività di rappresentanza venga esercitata nel settore alimentare. Il controllo interno dei punti critici basato sui principi dell’HACCP; nel contesto in esame è circoscritto agli agenti e rappresentanti con deposito.

Sarà altresì necessario assicurare il diritto alla riservatezza di tutti i dati riguardanti persone fisiche e giuridiche, mediante la predisposizione di un’informativa che specifichi le misure adottate per il trattamento e la conservazione dei dati sensibili. L’agente riveste un ruolo diretto nell’applicazione della normativa sulla privacy. In particolare, le disposizioni del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), entrato in vigore il 25 maggio 2016 a livello europeo e integrate dalle normative nazionali successive, si applicano in modo uniforme indipendentemente dal settore di attività.

Enasarco

Sono tenuti all'iscrizione alla Fondazione Enasarco gli agenti e rappresentanti di commercio che operano all'interno di società, purché non sussistano condizioni di incompatibilità. Nello specifico, l'iscrizione è obbligatoria per i soci illimitatamente responsabili di:

• associazioni;
• società in nome collettivo;
• società in accomandita semplice e per azioni (nelle società in accomandita sono illimitatamente responsabili solo i soci accomandatari).

Inoltre, hanno l’obbligato di iscrizione alla Fondazione:

• tutti gli agenti che operano, anche solo in parte, sul territorio nazionale in nome e per conto di preponenti italiani o di preponenti stranieri, che abbiano la sede o una qualsiasi dipendenza in Italia.

Deposito del bilancio e presentazione dei modelli dichiarativi

L’organo amministrativo è tenuto a convocare l’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio.

NOTA BENE: La convocazione deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, oppure entro un termine massimo di 180 giorni, purché lo statuto lo consenta e sussistano specifiche condizioni particolari.

Nei trenta giorni successivi all’approvazione, l’organo amministrativo dovrà provvedere alla pubblicazione del bilancio completo di tutti gli allegati, mediante deposito presso il Registro delle imprese competente per territorio.

Entro i termini previsti per ciascun adempimento, l’organo amministrativo dovrà trasmettere al servizio telematico dell’Agenzia delle Entrate i modelli indicati:

• liquidazioni periodiche iva;
• dichiarazione iva;
• modello 770;
• modello unico SC;
• modello IRAP SC/SP.

Sospensione dell’attività

La sospensione dell’attività consiste in un atto che non determina la cessazione della società, ma comporta esclusivamente l’interruzione temporanea dell’attività esercitata. Questa fattispecie, non del tutto infrequente, potrà verificarsi nei seguenti e più comuni casi:

• dimissioni dell’unico amministratore in possesso dei requisiti per lo svolgimento dell’attività;
• cessione della totalità delle partecipazioni da parte dell’unico amministratore in possesso dei requisiti, a favore di un terzo sprovvisto di tali titoli;
• recesso, per disaccordo tra i soci o per qualsiasi altra motivazione, dell’unico amministratore in possesso dei requisiti per lo svolgimento dell’attività.

In presenza di tali circostanze, e in attesa del ripristino della regolare operatività dell’ente, la Camera di commercio, constatata la perdita dei requisiti prescritti, procede alla sospensione dell’attività. 

Liquidazione volontaria

La messa in liquidazione della società rappresenta un’opzione distinta dalla precedente, poiché comporta l’avvio della relativa procedura mediante apposita delibera straordinaria, seguita dalla sua successiva estinzione.