Trasferte e rimborsi spese: regole per una corretta gestione

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Le modifiche intervenute nel corso del 2025 in materia di trasferte e rimborsi spese ai lavoratori dipendenti impongono una rilettura complessiva dei criteri di gestione degli emolumenti riconosciuti in occasione di attività svolte al di fuori dell’abituale sede di lavoro.

In particolare, le novità introdotte dal decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192, e dalla legge di Bilancio 2025, unitamente ai chiarimenti forniti dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 15/2025, incidono sui profili fiscali e contributivi dei rimborsi, con specifico riguardo ai requisiti di tracciabilità delle spese.

Ai sensi dell’art. 51, comma 5, del TUIR, permane la distinzione tra trasferte effettuate all’interno e al di fuori del territorio comunale, nonché tra le diverse modalità di rimborso delle spese: forfetaria, mista e analitica. In tale ambito, particolare rilievo assumono i rimborsi analitici, per i quali la non concorrenza al reddito è subordinata alla circostanza che le spese siano sostenute mediante strumenti di pagamento tracciabili, specie con riferimento ai servizi di trasporto non di linea, quali taxi e noleggio con conducente.

Resta ferma la disciplina dei rimborsi delle spese di viaggio e dei rimborsi chilometrici che, se adeguatamente documentati e determinati sulla base dei valori individuati dalle tabelle ACI, non concorrono alla formazione dell’imponibile nei limiti previsti. In tale contesto assumono rilievo anche le modalità di determinazione della percorrenza rimborsabile, soprattutto nelle ipotesi in cui la trasferta abbia origine dal domicilio del lavoratore.

Tutti i dettagli nell'Approfondimento che segue!