Assunzione a termine: attenzione alla causale sostitutiva. I requisiti essenziali

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I datori di lavoro possono procedere all’assunzione di lavoratori con contratto a tempo determinato per ragioni di sostituzione, ossia per coprire l’assenza temporanea di un dipendente "titolare", ad esempio, per ferie, maternità, congedo parentale o malattia.

L’assunzione è consentita esclusivamente nel rispetto di specifici requisiti formali: il contratto deve essere redatto per iscritto,  deve specificare le caratteristiche del rapporto di lavoro e i dati del lavoratore sostituito, deve indicare la motivazione dell’assenza.

Il contratto di sostituzione, di regola, cessa automaticamente al rientro del lavoratore assente e sostituito. A tal riguardo è opportuno tuttavia segnalare una novità: l’articolo 51 del disegno di legge di Bilancio 2026, rubricato “Rafforzamento del contratto a termine a favore della genitorialità”, modifica l’articolo 4 del decreto legislativo 26 marzo 2001, n. 151. La novella prevede che, in caso di assunzione di lavoratori in sostituzione di lavoratrici e lavoratori in congedo, il contratto di lavoro possa prolungarsi per un ulteriore periodo di affiancamento della lavoratrice sostituita, di durata, comunque, non superiore al primo anno di età del bambino. Tale estensione consente di ampliare il periodo di fruizione dei benefici contributivi previsti dall’articolo 4, commi 3 e 4, del D.Lgs. n. 151/2001 per le aziende con meno di 20 dipendenti. Il beneficio consiste nella riduzione del 50% dei contributi previdenziali a carico del datore di lavoro (INPS), nonché dei contributi e premi INAIL.

Inoltre, si ricorda che, ai sensi dell’articolo 2, commi 28 e 29, della legge 28 giugno 2012, n. 92, il contributo addizionale non si applica ai lavoratori assunti a termine in sostituzione di altri lavoratori assenti.  L’INPS ha avuto modo di chiarire che “l’applicazione dell’esonero presuppone che esista una correlazione tra assenza e assunzione a termine, nel senso che la seconda deve essere determinata dalla necessità creatasi nell’azienda per effetto della prima” (INPS, circolare 4 agosto 2020, n. 91).

Le assunzioni a termine in sostituzione di personale a termine sono vietate per i lavoratori che esercitano il diritto di sciopero.

Causale sostitutiva nei contratti superiori a 12 mesi

L’articolo 19, comma 1, lettera b-bis), del D.Lgs. n. 81/2015, come modificato dal decreto Lavoro (decreto-legge 4 maggio 2023, n. 48, convertito dalla legge 3 luglio 2023, n. 85), conferma la possibilità di stipulare contratti a termine per necessità di sostituire altri lavoratori.

Secondo quanto chiarito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali con la circolare n. 9 del 9 ottobre 2023, nei contratti di durata superiore a 12 mesi, ma non eccedente i 24 mesi, il datore di lavoro deve precisare le ragioni concrete ed effettive della sostituzione.

Tale indicazione è particolarmente rilevante qualora il datore di lavoro intenda usufruire di agevolazioni o sgravi contributivi (ad esempio quelli previsti dall’articolo 4, commi 3 e 4, del D.Lgs. n. 151/2001).

La causale sostitutiva presuppone una connessione causale tra l’assenza del lavoratore e l’assunzione a termine. Non è necessario che il lavoratore assunto ricopra la medesima posizione lasciata temporaneamente vacante: il datore di lavoro può infatti riorganizzare internamente le mansioni, assegnando la sostituzione a un dipendente e utilizzando la nuova assunzione per coprire la posizione resa libera da quest’ultimo.

Per finalità di trasparenza e tracciabilità, è comunque sempre necessario che nel contratto sia esplicitata in modo puntuale la ragione sostitutiva.

Causale sostitutiva: orientamenti giurisprudenziali

La giurisprudenza ha più volte ribadito l’importanza della specificazione della causale sostitutiva e della connessione effettiva tra l’assenza e l’assunzione. In particolare, tre pronunce significative hanno chiarito:

• la causale sostitutiva nei contratti a termine deve essere specifica e verificabile, non bastando riferimenti generici a esigenze aziendali o organizzative (Corte d’Appello di Catanzaro, sent. n. 958 del 20 settembre 2025)
• non sono sufficienti formule generiche o riferimenti a non oggettive esigenze organizzative, essendo invece sempre necessario che sia dimostrabile, sin dall’inizio, il rapporto diretto e funzionale tra l’assunzione a termine e l’assenza del lavoratore sostituito (Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, ordinanza n. 1651 del 16 gennaio 2024);
• l’onere probatorio del datore di lavoro è effettivamente assolto solo se la sostituzione risulta reale, concreta e riscontrabile attraverso dati oggettivi (Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, ordinanza n. 20812 del 23 luglio 2025).

Causale sostitutiva nei contratti a termine: specificità e verificabilità

La Corte d’Appello di Catanzaro (sentenza n. 958 del 20 settembre 2025), con particolare attenzione alla nullità del contratto a termine e alle ragioni sostitutive.

La sentenza  affronta il tema della validità del contratto di lavoro a tempo determinato stipulato in assenza di una causale specifica e verificabile, così come richiesto dall’art. 19 del D.Lgs. 81/2015 per i contratti di durata superiore a 12 mesi.

La Corte d’Appello di Catanzaro, riformando la pronuncia del Tribunale di Cosenza, offre un’applicazione rigorosa dei principi elaborati dalla giurisprudenza di legittimità in materia di onere di specificazione delle ragioni sostitutive.

Sintesi dei fatti

Un lavoratore, guardia particolare giurata, aveva prestato servizio con contratto a termine biennale (12.6.2020 – 11.6.2022), motivato dalla generica necessità di fare smaltire il monte ore ferie e permessi maturati dai dipendenti attualmente in forza, senza ulteriori specificazioni.

Alla scadenza del contratto, il datore di lavoro aveva prospettato una stabilizzazione, inducendo il dipendente a sottoscrivere un verbale di conciliazione presso la sede aziendale (Rende, via Crati 50), con assistenza di un rappresentante sindacale UGL.

Il lavoratore, non essendo poi stato riassunto, aveva impugnato la conciliazione sostenendone la nullità per difetto di sede “protetta” e per vizi del consenso, chiedendo la conversione del rapporto a tempo indeterminato e il risarcimento del danno.

Vicenda processuale e decisione

Il Tribunale aveva rigettato il ricorso, ritenendo valida la conciliazione e legittima l’apposizione del termine. L’appello è stato proposto dal lavoratore.

In merito alla legittimità del contratto a termine e e della causale sostitutiva, il giudice di merito ha rilevato che:

• il contratto, di durata superiore a 12 mesi, doveva quindi riportare una causale specifica e verificabile;
• la mera indicazione della “necessità di smaltire ferie e permessi” è stata ritenuta troppo generica, non consentendo alcuna verifica concreta (mancano il numero dei lavoratori da sostituire, l’ambito temporale, il monte ore da coprire, ecc.);
• anche se la sostituzione può riguardare una pluralità di lavoratori in contesti complessi, la Corte richiama la Cass. 1576/2010, secondo cui devono comunque essere presenti elementi ulteriori che permettano di identificare la reale esigenza aziendale.

La Corte d’Appello di Catanzaro (sent. n. 958 del 20 settembre 2025) ribadisce un principio fondamentale in materia di contratti a tempo determinato: la causale sostitutiva deve essere formulata in modo specifico e verificabile, pena la nullità del termine e la conversione del rapporto in tempo indeterminato.

Nel caso esaminato, il contratto di lavoro — di durata biennale — riportava come unica motivazione la “necessità di fare smaltire il monte ore ferie e permessi maturati dai dipendenti attualmente in forza”.  Secondo la Corte, tale dizione è meramente generica e non consente di individuare in modo concreto né i lavoratori da sostituire, né l’ambito temporale o organizzativo in cui la sostituzione avrebbe dovuto operare.

L’assenza di tali elementi comporta la nullità del termine apposto, con conseguente conversione del rapporto a tempo indeterminato e diritto del lavoratore alla reintegrazione e al risarcimento del danno.

Principio di diritto

“La causale sostitutiva che giustifica l’apposizione di un termine al contratto di lavoro deve essere formulata in modo tale da consentire la verifica della sua effettiva sussistenza. Sono pertanto insufficienti formule generiche che richiamino esigenze organizzative o aziendali prive di concreti riferimenti oggettivi.”

Rapporto diretto e funzionale tra l’assunzione a termine e l’assenza del lavoratore

Con l’ordinanza n. 1651 del 16 gennaio 2024, la Corte di Cassazione – Sezione Lavoro torna ad affrontare il tema della specificità della causale sostitutiva nei contratti di lavoro a tempo determinato.

La pronuncia ribadisce che la ragione giustificatrice dell’apposizione del termine deve essere formulata in modo tale da rendere trasparente, verificabile e coerente la correlazione tra l’attività del lavoratore assunto e quella del lavoratore sostituito. Quando tale correlazione manca o risulta indimostrabile, il termine è illegittimo e il rapporto si considera a tempo indeterminato.

La decisione si colloca nel solco di una giurisprudenza ormai consolidata (Cass. n. 1577/2010; n. 23119/2010; n. 20647/2017; n. 840/2019; n. 8068/2023), confermando che l’onere di specificazione e verificabilità della causale grava integralmente sul datore di lavoro.

Sintesi del fatto

Una società aveva assunto una lavoratrice con contratto a tempo determinato, motivando l’apposizione del termine con la sostituzione di una dipendente assente con diritto alla conservazione del posto.

La Corte d’Appello di Milano aveva tuttavia accertato che la lavoratrice assunta non aveva in concreto sostituito la collega indicata nel contratto, ma era stata impiegata in altra postazione e su un piano differente della struttura, senza alcun collegamento funzionale diretto con la lavoratrice assente.

Ritenendo insussistente la verificabilità del nesso causale sostitutivo, la Corte territoriale aveva dichiarato illegittimo il termine, convertendo il rapporto in tempo indeterminato e condannando la società alla reintegrazione e al pagamento di un’indennità risarcitoria pari a sei mensilità. 

La società proponeva ricorso per cassazione, sostenendo che la sostituzione fosse legittima anche secondo il principio di elasticità organizzativa e che la norma (art. 19 D.Lgs. 81/2015) consentisse interpretazioni più flessibili.

Decisione della Corte di Cassazione

La Corte ha rigettato il ricorso, confermando la decisione di merito. Ha precisato che, anche laddove la causale sia formalmente indicata con il nominativo del lavoratore sostituito, deve comunque sussistere in concreto un collegamento effettivo e verificabile tra le mansioni del sostituto e quelle del sostituito.

In particolare:

• non è sufficiente una mera coincidenza temporale tra l’assenza di un dipendente e l’assunzione di un altro;
• deve potersi verificare ex ante (e non solo ex post) che l’assunzione a termine derivi realmente dall’assenza del lavoratore sostituito;
• in mancanza di tale prova, si determina la rottura del nesso causale sostitutivo, con conseguente nullità del termine;
• l’obbligo di trasparenza e verificabilità è immanente alla disciplina dell’art. 19, D.Lgs. 81/2015 e permane anche rispetto alla precedente formulazione dell’art. 1, D.Lgs. 368/2001.

La Cassazione ha inoltre evidenziato che, qualora il datore scelga di indicare espressamente il nome del lavoratore da sostituire, la sostituzione deve corrispondere alla realtà fattuale: diversamente, la clausola perde efficacia e il contratto si considera a tempo indeterminato.

Principio di diritto

“In tema di contratto di lavoro a tempo determinato, la causale sostitutiva deve essere formulata in modo specifico e tale da consentire la verifica effettiva del nesso causale tra l’assenza del lavoratore sostituito e l’attività del lavoratore assunto. La mancata corrispondenza tra le mansioni e l’assenza di elementi idonei a dimostrare tale correlazione rendono illegittima l’apposizione del termine e comportano la conversione del rapporto in tempo indeterminato.”

Onere probatorio del datore di lavoro

Da ultimo, la Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, ordinanza n. 20812 del 23 luglio 2025, con particolare attenzione al tema centrale: la legittimità del contratto a termine stipulato per ragioni sostitutive e l’onere probatorio del datore di lavoro.

Il caso riguarda un contratto stipulato da una compagnia aerea per esigenze sostitutive, all’interno di un contesto aziendale complesso, e si inserisce nel solco delle precedenti decisioni (Cass. n. 1576/2010; n. 4565/2012; n. 21681/2019; Cass. ord. n. 7358/2021), che definiscono i requisiti necessari perché la causale sostitutiva sia valida e verificabile.

Sintesi del fatto

Un lavoratore aveva impugnato un contratto a tempo determinato stipulato con una compagnia aerea per il periodo 1° ottobre 2010 – 28 febbraio 2011, fondato su ragioni sostitutive.

Il Tribunale di Milano aveva accolto il ricorso, dichiarando nullo il termine e convertendo il rapporto in tempo indeterminato, ritenendo che la società non avesse dimostrato l’effettività delle ragioni sostitutive.

La Corte d’Appello di Milano aveva confermato la decisione, ritenendo insufficiente la documentazione prodotta.

Tuttavia, la Cassazione (ord. n. 7358/2021) aveva cassato la sentenza, rinviando alla Corte di merito per un nuovo esame, richiamando il principio secondo cui, nelle realtà aziendali complesse, la sostituzione non deve necessariamente riferirsi a singoli nominativi, ma può riguardare una funzione produttiva specifica: è sufficiente che la causale sia integrata da elementi ulteriori (luogo, mansioni, periodo, diritto alla conservazione del posto).

Nel giudizio di rinvio, la Corte d’Appello di Milano aveva nuovamente confermato la nullità del termine, affermando che la società non aveva depositato i documenti probatori (fascicolo di parte) idonei a dimostrare la sussistenza delle ragioni sostitutive.

La società ha proposto un nuovo ricorso in Cassazione.

Decisione della Corte di Cassazione

La Cassazione accoglie il ricorso, cassando la sentenza d’appello e rinviando nuovamente la causa alla Corte di Milano.

La Suprema Corte rileva in particolare che, nelle imprese articolate — come nel settore del trasporto aereo — è legittima la sostituzione riferita a una pluralità di lavoratori o funzioni produttive, purché la causale risulti trasparente, circostanziata e verificabile, anche in assenza di nominativi precisi.

Principio di diritto

 “In tema di contratto di lavoro a tempo determinato per ragioni sostitutive, l’onere di specificazione e prova della causale è assolto quando il datore di lavoro indica elementi oggettivi e verificabili — quali l’ambito territoriale, le mansioni, il periodo e il diritto alla conservazione del posto — che consentano di ricondurre l’assunzione a effettive esigenze di sostituzione, anche se riferite a funzioni e non a singole persone.”