E-fattura. Scadenze per conservazione e adesione alla consultazione

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Si approssimano due scadenze in materia di e-fatture: il 28 è fissato il termine per aderire al servizio di consultazione e acquisizione dell’Agenzia delle Entrate; il 10 marzo quello per la conservazione delle fatture elettroniche 2019.

E-fattura. Adesione al servizio di consultazione e acquisizione

E’ stato stabilito, dal provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 311557 del 23 settembre 2020, lo slittamento al 28 febbraio 2021 (dal precedente 30 settembre 2020) del termine per aderire al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici.

E’ noto che l’Agenzia delle entrate memorizza e rende disponibili in consultazione agli operatori Iva, o agli intermediari dagli stessi delegati, le fatture elettroniche emesse e ricevute nonché, ai consumatori finali, le fatture elettroniche ricevute.

Come regola generale, l’adesione al servizio entro il termine previsto consente la consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute a partire dal gennaio 2019 (data di entrata in vigore dell’obbligo di e-fattura); l’adesione, invece, in un momento successivo permette la consultazione solo delle fatture successive al momento in cui si è aderito.

In assenza di adesione effettuata da almeno una delle parti – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’Agenzia delle Entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei file delle fatture elettroniche e memorizza esclusivamente i dati fattura.

Con riferimento alla data del 28 febbraio, non si esclude che l’AF possa ulteriormente prorogare il termine, anche se al momento le Entrate non hanno confermato né smentito.

E-fattura. Conservazione

La normativa dispone che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi cui i documenti si riferiscono.

Considerato che le dichiarazioni reddituali del periodo d’imposta 2019 dovevano essere presentate entro il 10 dicembre 2020, la conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute per mezzo di SdI nel 2019 deve avvenire entro il 10 marzo 2021.

Tale adempimento non è di poco conto: i documenti informatici debbono essere conservati rispettando precise modalità tecniche in quanto i file possono essere modificati o diventare illeggibili. Per questo regole specifiche sono state dettate dal Codice di Amministrazione digitale (CAD)affinché il file possa essere conservato in modo tale da mantenere inalterato nel tempo il proprio valore giuridico e legale.

È infatti necessario che la fattura elettronica possa, un domani, possa essere prodotta ed essere opposta a terzi, ad esempio in una lite fiscale.

Dunque il documento informatico deve essere caratterizzato da immodificabilità e integrità.

Il CAD stabilisce che i documenti informatici dei quali è prescritta la conservazione per legge sono conservati “in modo permanente con modalità digitali”, attraverso procedure che:

• garantiscano la conformità ai documenti originali;
• assicurino le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti conservati.

L’Agenzia ha previsto un servizio gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche a cui si può aderire espressamente accedendo all’area riservata "Fatture e corrispettivi".

La conservazione presso l’Agenzia dura 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

Passati i 15 anni, si procederà automaticamente alla definitiva eliminazione delle fatture per le quali sia trascorso il periodo di conservazione.

In caso di necessità, è possibile chiedere, prima della scadenza, di prorogare la conservazione delle fatture di proprio interesse.