Registri immobiliari, firma digitale semplificata dal 1° luglio 2026

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Dal 1° luglio 2026 cambia la modalità di sottoscrizione del certificato di eseguita formalità restituito per via telematica nei registri immobiliari.

La novità è contenuta nel Provvedimento interdirigenziale del 27 aprile 2026, adottato dall’Agenzia delle Entrate di concerto con il Dipartimento per gli Affari di Giustizia e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 102 del 5 maggio 2026.

La modifica riguarda la firma digitale apposta sul certificato di eseguita formalità, cioè il documento che attesta l’avvenuta esecuzione di una formalità nei registri immobiliari. Dal 1° luglio 2026, tale certificato continuerà a essere sottoscritto digitalmente dal conservatore, o da un suo sostituto, ma il certificato di firma non dovrà più riportare l’indicazione delle relative funzioni.

Certificato di eseguita formalità: cos’è

Il certificato di eseguita formalità, spesso indicato anche come “duplo”, è il documento rilasciato dopo l’esecuzione di una formalità nei registri immobiliari.

Serve ad attestare che l’adempimento richiesto è stato effettivamente eseguito, ad esempio in caso di trascrizione, iscrizione, annotazione o cancellazione.

Nell’ambito delle procedure telematiche, il certificato viene restituito al richiedente in formato digitale, completando il flusso di gestione dell’atto inviato agli uffici di pubblicità immobiliare.

Firma digitale senza indicazione della qualifica

La novità introdotta dal provvedimento riguarda un profilo tecnico della sottoscrizione digitale.

A partire dal 1° luglio 2026, il certificato di eseguita formalità restituito telematicamente sarà firmato dal conservatore dei registri immobiliari, o da un suo sostituto, con firma digitale ai sensi del Codice dell’Amministrazione digitale.

Tuttavia, il certificato di firma non conterrà più l’indicazione delle funzioni del sottoscrittore.

In pratica, la firma digitale resta pienamente valida, ma viene meno l’obbligo di riportare nel certificato la qualifica del firmatario.

Cosa cambia per professionisti e pubbliche amministrazioni

La modifica non incide sulla validità del certificato né sulle procedure di trasmissione telematica degli atti.

Restano invariati:

• l’invio telematico dei titoli;
• la restituzione del certificato di eseguita formalità;
• la consultazione dei registri immobiliari;
• gli adempimenti di trascrizione, iscrizione, annotazione e cancellazione.

Il cambiamento riguarda solo la modalità tecnica di sottoscrizione del documento.

Per notai, avvocati, tecnici, istituti di credito e pubbliche amministrazioni, l’effetto atteso è una maggiore semplicità nella verifica dei certificati digitali, senza necessità di controllare anche l’attestazione della qualifica nel certificato di firma.

Perché cambia la firma digitale

L’intervento si inserisce nel percorso di digitalizzazione dei registri immobiliari e mira a rendere più uniforme il sistema di sottoscrizione dei documenti informatici.

Il provvedimento supera le precedenti disposizioni che richiedevano la firma digitale con attestazione delle funzioni del sottoscrittore.

La scelta risponde a esigenze di semplificazione, razionalizzazione tecnica e coerenza con le regole in materia di documenti informatici e firme elettroniche.

Da quando si applicano le nuove regole

La nuova modalità di firma digitale si applica dal 1° luglio 2026.

Da tale data, i certificati di eseguita formalità restituiti telematicamente nei registri immobiliari saranno sottoscritti con firma digitale priva dell’indicazione delle funzioni del firmatario.

Il documento continuerà quindi ad avere valore giuridico, ma con una struttura di firma più semplice e uniforme.