Smart working e Collegato lavoro: disciplinati i termini di comunicazione

Entro cinque giorni dall’inizio, dalla variazione o dalla cessazione del lavoro in modalità agile, il datore di lavoro deve darne comunicazione al Ministero del lavoro. L’art. 14 del Collegato lavoro interviene in maniera chiara, sanando il “fumoso” obbligo di comunicazione degli eventi correlati al lavoro agile, i cui tempi di comunicazione, nel silenzio del legislatore, venivano affidati ad una FAQ ministeriale del 23 dicembre 2022.

Precedentemente all’entrata in vigore della legge 13 dicembre 2024, n. 203, infatti, né la legge 22 maggio 2017, n. 81 (di regolamentazione dello smart-working), né il successivo decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149 (relativo al modello da utilizzare per la comunicazione), stabilivano i termini per assolvere agli obblighi informativi previsti dalla norma. Con voli pindarici, la citata FAQ ministeriale assimilava i tempi della comunicazione del lavoro agile alla più nota e comune previsione legislativa sui termini di trasmissione dei modelli UNILAV aventi ad oggetto proroghe, trasformazioni o trasferimenti, ritenendo applicabile l’eventuale sanzione amministrativa già prevista dall’art. 19, comma 3, decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276.

In tale ambito, dunque, l’art. 14 ripristina la gerarchia delle fonti del diritto, prevedendo che il datore di lavoro sia tenuto a comunicare gli eventi modificativi inerenti allo smart-working entro il termine di cinque giorni.

Smart working e obblighi di comunicazione

Come anticipato in premessa, l’art. 14 della legge 13 dicembre 2024, n. 203, entrato in vigore il 12 gennaio 2025, ha modificato le previsioni contenute nell’art. 23, comma 1, legge 22 maggio 2017, n. 81, fissando un termine di cinque giorni per la comunicazione di avvio, di modifica o di cessazione, del lavoro in modalità agile.

In particolare, il nuovo testo del citato art. 23 prevede che il datore di lavoro comunica in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni in modalità agile, entro cinque giorni dalla data di avvio del periodo oppure entro i cinque giorni successivi alla data in cui si verifica l’evento modificativo della durata o della cessazione del periodo di lavoro svolto in modalità agile, secondo le modalità individuate con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali.

Nota Bene

Anche successivamente alle modifiche intervenute con il Collegato lavoro, resta confermato il modello di comunicazione delle prestazioni in modalità agile previsto dal decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149, secondo cui il datore di lavoro deve rendere, in via telematica, per il tramite del portale ministeriale, previo accesso con SPID e/o CIE, le seguenti informazioni:

• dati del datore di lavoro (codice fiscale e ragione sociale);
• dati anagrafici del lavoratore (codice fiscale, data di nascita, nome e cognome, Comune o Stato di nascita);
• dati del rapporto di lavoro (data di inizio, tipologia di contratto, dati inerenti alla PAT INAIL e alla voce tariffaria);
• dati sull’accordo di lavoro agile (data di inizio e/o di cessazione del lavoro agile, data di sottoscrizione dell’accordo, durata dell’accordo di smart-working);
• la tipologia di comunicazione (inizio, modifica, annullamento o recesso).

Le novità normative, non incidono, invece, sull’ultimo periodo previsto dal citato art. 23, comma 1, legge 22 maggio 2017, n. 81, secondo cui, in caso di mancata comunicazione, si applicano le sanzioni amministrative pecuniarie previste dall’art. 19, comma 3, decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276, per un importo da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Pertanto, successivamente alla redazione dell’accordo di lavoro agile – da sottoscrivere, a mente dell’art. 19, ai fini della regolarità amministrativa e della prova – il datore di lavoro dovrà premurarsi di effettuare la comunicazione ministeriale entro il termine di cinque giorni dall’effettivo inizio della prestazione di smart working.

Esempio

Se l’accordo di lavoro agile fosse stipulato il 20 gennaio 2025, con inizio della prestazione in modalità smart dal 1° febbraio 2025, l’obbligo di comunicazione andrebbe assolto entro il 6 febbraio 2025, dovendo assumersi dies a quo l’effettiva data di inizio concordata tra le parti.

Stesso dicasi per le ipotesi di cessazione anticipata del termine precedentemente comunicato, sicché la comunicazione di recesso dall’accordo di lavoro agile dovrà essere effettuata entro il termine di cinque giorni “dall’ultimo giorno” in cui è consentita la prestazione in smart working.

Se quanto sopra appare del tutto assimilabile ai termini già conosciuti in materia di trasformazioni e/o variazioni delle comunicazioni obbligatorie UNILAV, si noti che indicazioni differenti sussistono per gli eventuali accordi di proroga inerenti al lavoro agile. Stando, infatti, alle indicazioni ministeriali contenute nella circolare 27 marzo 2025, n. 6, l’eventuale modifica della durata originariamente comunicata per effetto di un’intesa di proroga (necessariamente da sottoscrivere prima della scadenza del precedente accordo), dovrà essere comunicata entro i cinque giorni successivi alla data di sottoscrizione della proroga stessa.

Esempio

Ad esempio, specifica il Ministero, un originario accordo di lavoro agile con termine al 30 giugno 2025, prorogato con intesa del 28 giugno 2025, dovrà essere comunicato tramite i consueti canali entro il 3 luglio successivo.

L’interpretazione di prassi, sebbene possa destare quale perplessità rispetto al ragionamento logico giuridico secondo cui il termine debba decorrere dalla data di sottoscrizione dell’accordo di proroga e non già dalla scadenza del precedente atto, appare aderente al tenore letterale della norma, in quanto il dies a quo, in questo caso, è individuabile alla data in cui si verifica l’evento modificativo della durata e, quindi, necessariamente alla data di sottoscrizione dell’intesa di proroga.

Attenzione

Sfatando o sanando gli obblighi già evidenziati con la FAQ del 23 dicembre 2022, la circolare 27 marzo 2025, n. 6, prevede che il nuovo termine di 5 giorni fissato per le comunicazioni obbligatorie di lavoro agile opera, a partire dal 12 gennaio 2025, per tutti i datori di lavoro privato.

L’accordo di lavoro agile

Prima di abbandonare il tema delle comunicazioni obbligatorie di lavoro agile e, quindi, anche il decreto ministeriale 22 agosto 2022, n. 149, è il caso di evidenziare che quest’ultimo, all’art. 2, comma 1, prevede che il datore di lavoro abbia l’obbligo di conservare l’accordo individuale di smart-working per un periodo di cinque anni dalla data di sottoscrizione.

Nel merito, invece, l’accordo individuale di lavoro agile dovrà essere redatto in forma scritta e dovrà contenere:

• il luogo di lavoro in cui la prestazione dovrà essere resa per il periodo fuori dai locali aziendali, ovvero i luoghi in cui non potrà essere resa la prestazione (per esempio, in ragione di vincoli sulla sicurezza, ovvero sulla riservatezza dei dati trattati);
• i tempi di lavoro, ivi inteso il quantum della prestazione lavorativa da rendere al di fuori dei locali aziendali, anche con riferimento all’ora o al giorno, ovvero su base settimanale, mensile o annuale;
• i tempi di riposo e le modalità di disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche utilizzate;
• le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa resa al di fuori dei locali aziendali, con riferimento alle fasi, cicli o obiettivi da raggiungere, nonché l’indicazione della strumentazione informatica necessaria per rendere la prestazione lavorativa;
• la durata dell’accordo, che potrà essere sia a tempo determinato che a tempo indeterminato;
• l’indicazione ovvero la fornitura degli strumenti di lavoro;
• l’eventuale attività formativa necessaria per lo svolgimento della prestazione in modalità agile;
• le modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• le modalità di esercizio del potere di controllo del datore di lavoro rispetto alle attività lavorative rese al di fuori dei locali aziendali.

Preliminarmente all’adozione dello smart-working, sarà, altresì, opportuno tenere a mente le priorità di accesso al lavoro agile espressamente previste dall’art. 18, comma 3-bis, legge 22 maggio 2017, n. 81, dedicate:

• alle lavoratrici e ai lavoratori con figli fino a dodici anni di età;
• alle lavoratrici e ai lavoratori con figli in condizioni di disabilità ex art. 3, comma 3, legge n. 104/1992, senza alcun limite di età;
• alle lavoratrici e ai lavoratori disabili in situazione di gravità accertata ex art. 4, comma 1, legge n. 104/1992;
• alle lavoratrici e ai lavoratori c.d. caregivers ai sensi dell’art. 1, comma 255, legge n. 205/2017.

Nota Bene

Eventuali regolamenti aziendali o accordi di secondo livello applicabili al rapporto in essere potrebbero prevedere ulteriori ipotesi di priorità nel riconoscere l’accesso al lavoro agile. In via meramente esemplificativa, potrebbe essere riconosciuta priorità: ai lavoratori con particolari carichi familiari; ai lavoratori con figli in età scolare; ai lavoratori che accusino la maggior distanza tra la sede aziendale e la residenza/domicilio; ai lavoratori che abbiano superato una determinata soglia di anzianità anagrafica ovvero di servizio, etc.

Quanto alle precedenti categorie di lavoratori considerati prioritari, si rammenta che l’ultimo periodo del comma 3-bis, art. 18, legge 22 maggio 2017, n. 81, definisce ritorsiva o discriminatoria e, pertanto, nulla la sanzione, il demansionamento, il licenziamento o il trasferimento, posto dal datore di lavoro nei confronti del lavoratore che ha richiesto di fruire del lavoro agile.

Per dette categorie di lavoratori, ai sensi del successivo comma 3-ter, il rifiuto, l’opposizione o l’ostacolo al lavoro agile, ove rilevati nei due anni precedenti, impediscono al datore di lavoro di ottenere il conseguimento della certificazione della parità di genere, di cui all’art. 46-bis, decreto legislativo 11 aprile 2006, n. 198, ovvero di analoghe certificazioni previste dalle regioni e dalle province autonome.

Accordo di smart working - infografica