Conservazione elettronica. Documento analogico allineato a quello informatico

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Dal 27 giugno 2014 sono in vigore le nuove regole fiscali sulla conservazione elettronica dei documenti informatici in linea  con il Codice dell'amministrazione digitale (Dlgs 82/2005) e con le nuove disposizioni in materia di fatturazione elettronica (circolare 18/E/2014)

Quelli della fatturazione e della conservazione elettronica costituiscono due aspetti molto importanti dello stesso processo di dematerializzazione dei documenti aziendali, pensato proprio per consentire una riduzione dei tempi oltre che dei costi connessi con il processo di gestione e condivisione dei documenti nell’ambito aziendale.

Nuove regole di conservazione elettronica

Grazie alle nuove disposizioni sulla conservazione dei documenti fiscali sono ora i vigore alcune importanti novità:

- è stato eliminato l’obbligo di completare la conservazione delle fatture elettroniche entro il termine inizialmente fissato dei 15 giorni ed è stato concesso il più ampio margine dell’anno;
- è stato facilitato il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti mediante l’utilizzo del modello di pagamento unificato F24, in unica soluzione entro i 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio;
- l’imposta di bollo sui documenti informatici viene ora assolta a consuntivo in modo puntuale e non più previsionale;
- le fatture elettroniche assoggettate ad imposta di bollo devono contenere una specifica annotazione di assolvimento dell’imposta ai sensi del Dm 14.04.2014.

Copie informatiche o per immagine di atti analogici

Le regole per la gestione e la generazione delle copie informatiche o per immagine di documenti analogici si allineano alle disposizioni per la conservazione dei documenti informatici previste dal Cad e dalle relative regole tecniche.

Ai fini fiscali, infatti, costituiscono oggetto di conservazione rilevante, non solo i documenti che nascono in formato informatico, ma anche le copie informatiche e le copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici, che secondo la stessa definizione del Cad hanno un contenuto identico a quello del documento analogico da cui originano e, nel caso della copia per immagine, anche stessa forma.

Ai sensi dell’articolo 22, comma 3 del Cad, i documenti analogici per essere conservati in forma elettronica devono subire un processo di generazione come copie informatiche o come copie per immagine e a tali copie viene riconosciuta stessa efficacia probatoria degli originali e la conformità all'atto primario, a meno che questa non venga espressamente disconosciuta.

Il Dm 17 giugno 2014 dispone per le copie informatiche o per immagine di documenti analogici l'apposizione di una firma elettronica qualificata digitale oppure di una firma elettronica basata su certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

Il provvedimento impone, invece, per le copie informatiche o per immagine di documenti analogici originali unici l'autenticazione di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (art. 22, comma 2, Cad). In tal modo, dietro conformità attestata dai notai (e non di chi fa la copia) con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata, alle copie viene riconosciuta stessa efficacia probatoria degli atti originali.

Decorrenza

Le nuove regole sulla conservazione elettronica valgono dal giorno successivo alla pubblicazione in “GU” del decreto ministeriale 17 giugno 2014 ed abrogano le precedenti indicazioni contenute nel decreto ministeriale del 23 gennaio 2004, che restano applicabili per tutti quei documenti già conservati alla data di entrata in vigore del provvedimento.